W tym artykule dowiesz się, jak zbudować w pełni zautomatyzowany proces od oferty do gotówki, który pozwala zamknąć sprzedaż rozpoczętą na LinkedInie bez konieczności ręcznego przepisywania danych, tworzenia dokumentów w Wordzie czy pamiętania o wysyłce faktury. Pokażemy Ci, jak połączyć miękkie działania social sellingowe z twardą infrastrukturą CRM, wykorzystując formularze do zbierania zgód RODO i danych do faktury, a następnie jak skonfigurować automatyczne wystawianie proform i faktur końcowych zgodnych z wymogami KSeF. Wdrożenie tego systemu w polskich realiach B2B pozwala skrócić cykl sprzedażowy o 20% i uwolnić Twoich najlepszych handlowców od roli „sekretarek”, zamieniając ich w skutecznych domykaczy transakcji.
Wyobraź sobie sytuację: Twój handlowiec (lub Ty sam) prowadzi świetną rozmowę na LinkedIn. Klient jest zainteresowany, pada magiczne hasło: „Proszę o ofertę”. I w tym momencie następuje zderzenie z murem. Handlowiec musi: zapytać o dane do faktury, przepisać je z czatu do systemu (często z błędami w NIP-ie), stworzyć dokument, zapisać go jako PDF, wysłać mailem, a potem ustawić sobie przypomnienie, by sprawdzić, czy płatność wpłynęła.
To, co w rozmowie zajęło 5 minut, w administracji zajmuje 30. W tym czasie „gorący” klient stygnie. Każda minuta zwłoki między „tak” a otrzymaniem dokumentu płatniczego to szansa na zmianę zdania, interwencję konkurencji lub po prostu utknięcie w bieżączce klienta. W psychologii sprzedaży nazywa się to tarciem (friction). Twoim celem jest zredukowanie tego tarcia do zera.
Ręczne wprowadzanie danych to gwarancja błędów. Literówka w adresie e-mail oznacza niedostarczoną fakturę. Błąd w NIP-ie oznacza konieczność wystawiania korekt i tłumaczenia się przed księgowością. W dobie nadchodzącego KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur), precyzja danych staje się nie tylko kwestią estetyki, ale wymogiem prawnym. Musisz wyeliminować czynnik ludzki z procesu przepisywania danych.
Twoim celem jest sytuacja, w której handlowiec klika jeden przycisk, a system zajmuje się resztą – od pobrania danych z GUS po wysyłkę pliku JPK_FA.
LinkedIn to świetne miejsce do rozmowy, ale fatalne do prowadzenia biznesu. Nie masz tam kontroli nad danymi, a historia czatu nie jest systemem transakcyjnym. Pierwszym krokiem automatyzacji jest jak najszybsze i „bezbolesne” przeniesienie kontaktu do Twojego środowiska.
Nie proś klienta o wpisanie danych na czacie. To nieprofesjonalne i ryzykowne z punktu widzenia RODO. Zamiast tego, wyślij mu link.
Tutaj kluczową funkcję pełnią formularze na stronę z Bitrix24. Zamiast ręcznie zbierać dane, generujesz dedykowany link do formularza, który wysyłasz w wiadomości prywatnej (DM). Formularz ten jest Twoim „mostem”.
Kiedy klient wypełnia ten formularz, dzieje się magia. Rekord w CRM tworzy się sam. Dane są zwalidowane. Zgody są odnotowane. Handlowiec nie napisał ani jednej litery, a w systemie jest gotowy „deal” na odpowiednim etapie lejka.
Nie przenoś danych ręcznie. Przenieś klienta do miejsca, gdzie dane wprowadzają się same.
Bitrix24 automatyzuje cały proces: formularze, CRM, proformy, faktury i powiadomienia. Mniej administracji, szybsze płatności.
Zarejestruj się bezpłatnieZanim przejdziemy do fakturowania, musisz uporządkować źródło. Jeśli masz trzech handlowców i każdy rozmawia z klientami na swoim prywatnym profilu LinkedIn czy WhatsAppie, tracisz kontrolę nad procesem.
Wykorzystaj integrację kanałów (social selling). Podłącz firmowe komunikatory do jednego centrum kontaktowego w CRM. Dzięki temu, gdy klient napisze wiadomość, system automatycznie rozpozna, czy to nowy lead, czy istniejący kontrahent.
Jeśli to nowy kontakt -> system tworzy leada. Jeśli to stały klient -> system podpina rozmowę pod jego kartę.
Dzięki temu, nawet jeśli handlowiec odejdzie z firmy, historia ustaleń („obiecałem im rabat 5% na wdrożenie”) zostaje w firmie, a nie na prywatnym koncie pracownika. To fundament bezpieczeństwa biznesowego.
W polskim B2B standardem jest płatność na podstawie faktury proforma (lub oferty/zamówienia). To moment prawdy. Klient wypełnił formularz, dane są w systemie. Co dzieje się dalej?
W tradycyjnym modelu handlowiec otwiera program do fakturowania, przepisuje dane, generuje PDF i wysyła maila. W Twoim nowym modelu dzieje się to bez udziału rąk ludzkich.
Całość trwa około 3-5 sekund od momentu kliknięcia. Klient otrzymuje dokument niemal natychmiast po rozmowie. Taka szybkość buduje wizerunek ultraprofesjonalnej firmy.
Szybkość dostarczenia dokumentu płatniczego jest wprost proporcjonalna do szansy na jego opłacenie.
proforma to tylko obietnica zapłaty. Pieniądze na koncie i faktura VAT to finalizacja. Tutaj najczęściej powstają zatory – handlowiec musi sprawdzać konto bankowe, pytać księgowej „czy X już zapłacił”, a potem ręcznie wystawiać fakturę końcową.
Zautomatyzuj to. Jeśli nie masz pełnej integracji bankowej (co bywa trudne technicznie), stwórz półautomatyczny proces dla księgowości lub administracji.
Gdy przelew wpływa na konto, osoba odpowiedzialna (lub automat bankowy) zmienia status faktury proforma na „Opłacona”. To uruchamia kolejną lawinę automatyzacji:
W ten sposób dział handlowy nie musi nękać księgowości pytaniami o przelewy. Informacja przepływa sama.
[BANNER type="lead_banner_1" title="Flow LinkedIn → faktura VAT" description="Wprowadź swój adres e-mail, aby otrzymać kompleksowy, szczegółowy przewodnik krok po kroku" picture-src="/upload/medialibrary/c0f/04zrwoo0jpzvirn15czqu595pynw0yl9.webp" file-path="/upload/medialibrary/77d/f96qlutut4xxw54812k90k43iv1rg3w2.pdf"]Polska zbliża się do rewolucji w fakturowaniu – Krajowy System e-Faktur (KSeF). W momencie wejścia tego obowiązku, ręczne wystawianie faktur w Wordzie czy Excelu stanie się nielegalne lub technicznie niemożliwe. Faktura będzie musiała być ustrukturyzowanym plikiem XML wysłanym do ministerstwa.
Budując automatyzację teraz, przygotowujesz firmę na tę zmianę. Systemy CRM z wbudowanym modułem fakturowania (lub integracją z programami księgowymi) pilnują struktury danych. Pola obowiązkowe dla KSeF (np. NIP, stawki VAT, kody GTU) są uzupełniane na etapie formularza lub tworzenia oferty.
Gdy automat generuje fakturę, robi to według schematu zgodnego z przepisami. Eliminujesz ryzyko, że handlowiec w pośpiechu wpisze „usługa marketingowa” zamiast wymaganego kodu PKWiU.
Automatyzacja to na razie wygoda, niedługo to będzie konieczność.
Współczesny sprzedawca (SDR - Sales Development Representative) rzadko siedzi 8 godzin przy biurku. Jest w drodze, na spotkaniu, w trasie. Proces „quote-to-cash” musi działać na smartfonie.
Wyobraź sobie scenariusz: Twój handlowiec wraca ze spotkania. Klient dzwoni i mówi: „Biorę to, wyślijcie papiery”.
To jest właśnie ta „skrętka” (twist) z opisu artykułu. Twój najlepszy handlowiec staje się operatorem procesu, a nie administratorem dokumentów. Jego praca polega na kliknięciu statusu, a nie na pisaniu maili z załącznikami.
Automatyzacja jest świetna, ale nie może być bezduszna. Kluczowe jest zdefiniowanie momentów, w których system powinien się wycofać i oddać pałeczkę człowiekowi.
Nie wszystko dzieje się na LinkedInie czy w formularzach. Czasem klient dzwoni. Jak to wpiąć w automatyczny proces?
Użyj wbudowanej telefonii (VoIP) zintegrowanej z CRM. Każde połączenie jest rejestrowane.
To domyka lukę między światem cyfrowym (formularze) a analogowym (rozmowa), zapewniając spójność danych w procesie fakturowania.
Transformacja z ręcznego chaosu na cyfrową autostradę jest możliwa do przeprowadzenia w tydzień.
Rozpisz na kartce obecny proces. Gdzie są punkty styku? Jakie dane są potrzebne do faktury? Zdefiniuj pola obowiązkowe (NIP, nazwa, adres, e-mail do faktur).
Użyj Formularzy na stronę, aby stworzyć ankietę zbierającą dane. Ustaw integrację z GUS (jeśli dostępna w Twoim planie) lub wymuś walidację formatu NIP. Dodaj zgody RODO.
Wgraj do systemu szablon faktury proforma i faktury VAT. Upewnij się, że zawierają Twoje logo, aktualny numer konta i odpowiednie klauzule prawne.
Ustaw proste reguły w lejkach sprzedażowych.
Przejdź proces jako klient. Wypełnij formularz, zobacz czy dostałeś proformę, czy dane są poprawne. Popraw błędy w szablonach mailowych.
Pokaż handlowcom, że od dziś nie wysyłają faktur ręcznie. Ucz ich tylko dwóch rzeczy: jak wysłać link do formularza i jak zmieniać statusy w lejku.
Zacznij wysyłać linki do formularzy nowym klientom z LinkedIna. Obserwuj, jak czas obsługi zamówienia spada z godzin do minut.
Po wdrożeniu tego systemu zauważysz trzy natychmiastowe zmiany w swoim biznesie:
W świecie B2B wygrywa ten, kto jest najłatwiejszy w obsłudze. Klient chce zapłacić i mieć problem z głowy. Jeśli każesz mu czekać na fakturę dwa dni, dajesz mu czas na wątpliwości. Jeśli dostarczysz ją w 2 minuty, dajesz mu pewność, że trafił do profesjonalistów.
Automatyzacja procesu „od DM do faktury” to nie jest technologia kosmiczna. To standard higieniczny nowoczesnej firmy. Przestań traktować wystawianie faktur jako rzemiosło artystyczne – to proces, który powinien dziać się w tle, cicho i bezbłędnie, podczas gdy Ty skupiasz się na budowaniu relacji.
Bitrix24 automatyzuje cały proces: formularze, CRM, proformy, faktury i powiadomienia. Mniej administracji, szybsze płatności.
Zarejestruj się bezpłatnieKluczem jest moment przejścia z platformy społecznościowej do Twojego systemu. W wiadomości prywatnej (DM) nie przetwarzasz danych w sposób zorganizowany. Wysyłając link do Formularza na stronę, przenosisz odpowiedzialność na ustrukturyzowany proces. W formularzu musi znaleźć się checkbox (niezaznaczony domyślnie) ze zgodą na przetwarzanie danych w celu realizacji zamówienia i (opcjonalnie) marketingu. To ten „klik” jest Twoim cyfrowym uściskiem dłoni z RODO. Rekord w CRM przechowuje datę i IP zgody, co jest wystarczającym dowodem legalności pozyskania danych.
Aby faktura przeszła walidację KSeF, system CRM musi wymuszać poprawność danych u źródła. Absolutnym minimum są: poprawny NIP (bez kresek i spacji), pełna nazwa firmy (zgodna z CEIDG/KRS), adres z kodem pocztowym, stawka VAT dla każdej pozycji na fakturze (nie wystarczy kwota brutto), oraz data sprzedaży i data wystawienia. Warto też zadbać o kody GTU, jeśli Twoja branża tego wymaga. Automatyzacja powinna blokować wystawienie faktury, jeśli któreś z tych pól jest puste.
Jeśli nie masz pełnej integracji bankowej API (co jest drogie i skomplikowane), zastosuj metodę „parowania po kwocie i tytule”. Wiele bramek płatności (np. PayU, Przelewy24) oferuje wtyczki do CRM. Gdy klient płaci przez bramkę, status zmienia się automatycznie w czasie rzeczywistym. Przy przelewach tradycyjnych, najprostszym rozwiązaniem jest poranny import wyciągu bankowego (CSV) do CRM, który automatycznie „odhacza” faktury po numerze proformy w tytule przelewu. To półautomatyzacja, która zajmuje 2 minuty dziennie.
Tutaj wkracza automatyzacja przypomnień (drip sequence). Nie polegaj na pamięci handlowca. Ustaw regułę:
Często brak wpłaty nie wynika ze złej woli, ale z biurokracji u klienta. Systematyczne, automatyczne przypomnienia zwiększają ściągalność należności o kilkadziesiąt procent bez angażowania czasu człowieka.
Sekret tkwi w ograniczeniu możliwości edycji (ograniczone uprawnienia widoku mobilnego). W aplikacji mobilnej CRM handlowiec nie powinien wpisywać danych ręcznie. Powinien mieć tylko przyciski akcji: „Przesuń na kolejny etap”, „Wyślij ponownie”, „Zadzwoń”. Jeśli musi dodać notatkę, niech używa funkcji dyktowania (voice-to-text), która jest szybsza i dokładniejsza niż pisanie na klawiaturze ekranowej. Formularze edycji powinny mieć pola wyboru (dropdown), a nie pola tekstowe, co eliminuje literówki robione w biegu.