Darmowy Program do Zarządzania Projektami z Aplikacją Mobilną

Organizacja życia codziennego i efektywne zarządzanie czasem to ważna umiejętność wszystkich ludzi, którzy mają jakiś cel. Każdy sam wypracowuje sobie metody porządkowania rzeczywistości, formułowania i skutecznej realizacji zadań. Ważny jest przy tym odpowiedni dobór narzędzi, które pozwolą zrealizować plan. 

W każdym projekcie wyróżnić można mniej więcej podobne obszary działania, które składają się na całość. Ostateczny wynik projektu zależy m.in. od tego, czy uda się odpowiednio ogarnąć poszczególne obszary: planowanie projektu, organizacja pracy zespołu, określenie priorytetów i określenie kryteriów jego sukcesu, komunikacja, rozwiązywanie problemów, kontrola kosztów i zasobów, harmonogram działania. 
Najpopularniejsze i ciągle bardzo skuteczne narzędzia, jakich używamy do zarządzania projektami to kartka papieru i kolorowe flamastry, kolorowe post it, kalendarz czy papierowy harmonogram pracy. Oprócz nich dostępne są narzędzia software - od nieśmiertelnych, bo niezwykle skutecznych arkuszy Excel po zaawansowane programy do zarządzania projektami. 

Oprogramowania do zarządzania projektami

Od mniej więcej 10 lat trwa nieprzerwany rozwój technologii i oprogramowania do zarządzania projektami. Ba, powstają nawet całe serwisy internetowe poświęcone prezentacji i ewaluacji narzędzi do zarządzania projektami.

Jedno jest pewne - im bardziej wszechstronny program, tym więcej czasu potrzeba, aby nauczyć się jego funkcjonalności, zastosowań, metod działania. Jest to zatem zazwyczaj potężna inwestycja czasowa, nie mówiąc nawet o tym, że niemal każda znana aplikacja do zarządzania czasem i projektami jest płatna. W każdym razie wiele z nich. Warto zatem zastanowić się trochę przed dokonaniem ostatecznego wyboru. 

Top 5 programów do zarządzania projektami w języku polskim

Język polski ma to do siebie, że lokalizacja językowa oprogramowania jest trudniejsza niż w przypadku wielu innych języków. Trudno także liczyć w tej sprawie na sztuczną inteligencję. Wiele popularnych aplikacji do zarządzania projektami nie ma wersji polskiej lub nie jest ona najlepszej jakości. Tymczasem używanie rodzimego języka w pracy ma pozytywny wpływ na efektywność, zintegrowanie zespołu oraz emocjonalną identyfikację z firmą i jej misją. Dlatego szczególnie ciekawe są aplikacje do planowania i zarządzania projektami, które są dostępne po polsku. Przyjrzyjmy się pięciu najbardziej znanym, zobaczmy co mają do zaoferowania.

Bitrix24 – Darmowe oprogramowanie do zarządzania projektami

Bitrix24 oferuje zestaw narzędzi ułatwiających zarządzanie projektami zarówno w pracy, jak i w życiu osobistym. Wszystkie, w najbardziej podstawowym pakiecie Bitrix24 są darmowe. Można podzielić je na cztery grupy, w zależności od konkretnych funkcjonalności:

• Narzędzia do zarządzania zadaniami grupowymi, zarówno dla małych jak i bardzo dużych zespołów. Funkcje takie jak śledzenie czasu realizacji zadań, przypomnienia, raportowanie, szablony, ustalanie zależności zadań i inne tego rodzaju wyzwania.
• Narzędzia CRM i do zarządzania klientami oraz projektami jednocześnie. Chodzi o instrumenty, które umożliwiają automatyzację marketingu, śledzenie godzin rozliczeniowych, pisanie i składanie ofert, tworzenie faktur i płatności online.
• Narzędzia do komunikacji i współpracy w zespole, czyli portal społecznościowy, przestrzenie robocze projektu, czat grupowy, narzędzia do organizowania wideokonferencji, zarządzania dokumentami, czy grupy ekstranetowe do komunikacji z użytkownikami zewnętrznymi.
• Narzędzia do planowania i zarządzania projektami - także uwzględniające zasoby i śledzące postępy. Są to np. kalendarze projektów i wykres Gantta.

Oto najważniejsze zalety darmowego oprogramowania do zarządzania projektami dostępnego na Bitrix24:

- Bitrix24 jest bliskim ideałowi rozwiązaniem typu "wszystko w jednym". Nie trzeba instalować kilku, czy nawet kilkunastu programów - wszystko czego potrzebujesz do prowadzenia firmy, masz pod ręką. Oprogramowanie Bitrix24 pozwala planować projekty, organizować pracę, ustalać priorytety. 

Z tych najbardziej przydatnych funkcjonalności warto wymienić:

• Kalendarz - pozwala dobrze zaplanować projekt, zorganizować codzienną pracę i przypomina o terminach ostatecznych.
• Harmonogram Gantta - instrument do wizualnego planowania projektu. Obrazowanie graficzne bardzo ułatwia zarządzanie projektami. Wykres Gantta służy obrazowemu przedstawieniu harmonogramu prac w danym zadaniu czy projekcie. Jeden rzut oka i można mieć gotową wizję całości.
• Diagram Gantta jest tak skonstruowany, że wszelkiego rodzaju operacje, zadania i procesy przedstawione są kaskadowo wraz z czasem ich trwania. Oś x w diagramie to zazwyczaj oś czasu, na której zaznaczone są jednostki czasu, jakimi operujemy w danym projekcie. Mogą to być zarówno dni, jak i tygodnie lub miesiące. Na osi y zaznaczone są wszystkie czynności, jakie wykonujemy w danym projekcie.
• Kanban, czyli wirtualna tablica projektowa. Praktyczne narzędzie do zwizualizowania sobie całego projektu i wzajemnych zależności między poszczególnymi zadaniami oraz osobami odpowiedzialnymi za ich wykonanie. Tablica Kanban jest podzielona na kolumny, które obrazują kolejne etapy procesu. Zaczynając od kolumny pierwszej, wrzucamy na tablicę wszystkie zadania do realizacji. Jednym kliknięciem przydzielamy osoby odpowiedzialne za poszczególne wyzwania. Poszczególne karty są przesuwane przez kolumny od lewej strony tablicy do prawej, w miarę jak proces się rozwija. W swojej najbardziej podstawowej wersji tablica Kanban podzielona jest na trzy kolumny: do zrobienia, w toku i zrobione. Tablica pozwala nie tylko zwizualizować sobie całe przedsięwzięcie, ale również na bieżąco przyglądać się jak przebiega jego realizacja.

- Bitrix24 umożliwia stworzenie przestrzeni internetowej dla danego projektu i wymiany uwag, informacji oraz wskazówek pomiędzy poszczególnymi członkami ekipy. Oferuje narzędzia do prowadzenia dyskusji i zamieszczania komentarzy, a także wirtualny czat.

- Bitrix24 to nie tylko aplikacja do zarządzania czasem i zadaniami, ale także do zarządzania zasobami ludzkimi. Pozwala kontrolować stopień obciążenia pracą poszczególnych pracowników, śledzić czas pracy nad poszczególnymi projektami, można generować raporty z wykonania poszczególnych zadań i projektów, rezerwować poszczególne zasoby za pomocą CRM. Jeśli chodzi o bardziej zaawansowane metody zarządzania projektami, Bitrix24 pozwala na dostęp do ekstranetu dla użytkowników zewnętrznych, prowadzenie projektów publicznych i prywatnych oraz ich archiwizację.   

- Bitrix24 jest darmowy dla zespołów mniejszych niż 12 osób. Jest to wręcz idealne narzędzie do realizacji projektów osobistych. Darmowy dostęp do wszelkiego rodzaju narzędzi i ułatwień sprawia, że oferta Bitrix24 jest naprawdę wyjątkowa. Obok instrumentów wymienionych wyżej Bitrix24 oferuje również:

• 5 GB wolnej przestrzeni do przechowywania danych.
• Utworzenie nieograniczonej liczby projektów i zadań w realizacji.
• Możliwość przyglądania się projektom z różnej perspektywy - tablica Kanban, wykres Gantta czy zwykłe listy zadań.
• Rejestrację i analizę czasu pracy nad zadaniami.
• Bitrix24 jest dostępny jako aplikacja mobilna iOS i Android.
• Cała platforma i wszystkie wymienione wyżej narzędzia są dostępne po polsku.

Plusy i minusy IC Project

Zalety IC Project, jako narzędzia do zarządzania projektami:

• Kompleksowość - IC Project, podobnie jak Bitrix24 jest kompleksowym, uniwersalnym narzędziem nie tylko do zarządzania projektami i zadaniami, ale również całą firmą.
• Organizacja pracy - Program pozwala na planowanie i dzielenie projektu na zadania oraz wizualizację sytuacji. Sprawowanie kontroli nad całością jest możliwe dzięki wykresom Gantta, a przebiegiem procesów i projektów można zarządzać na Kanbanie. Do dyspozycji użytkownika jest kalendarz z opcją wysyłania powiadomień.
• Możliwość śledzenia czasu pracy i raportowania jej wyników.
• Podobnie jak Bitrix24, IC Project pozwala swoim użytkownikom kontrolować finanse, księgowość. Narzędzie oferuje także osobny moduł do fakturowania.
• Ważna kwestia to komunikacja firmowa. IC Project ma wbudowany
• komunikator do rozmów i dyskusji w grupie i w pojedynkę. Do komunikatora dodano także moduł CRM. Panel sterowania i współpraca nad wybranymi projektami są dostępne dla klientów, można ich dodawać do projektu.
• Jest to projekt całkowicie polski, siedziba firmy znajduje się w Kielcach, także raczej nie będzie problemu z rozpatrywaniem ewentualnych reklamacji czy usterek lub z szukaniem pomocy.

• Aby móc korzystać z wszystkich funkcjonalności projektu trzeba wykupić jeden z trzech pakietów. Ich ceny wahają się w granicach od 49 euro za miesiąc (10 użytkowników) do 99 euro za miesiąc (50 użytkowników).
• Dla tych osób, które zadowoli dostęp do najbardziej podstawowych funkcjonalności, jak kalendarz, komunikator i 100 MB przestrzeni na dysku przygotowano pakiet darmowy Startup. Patrząc realnie, 100 MB to nie jest dużo, nawet dla 3 użytkowników Startup'u.

Zalety i wady programu Wrike po polsku

Kolejna ciekawa platforma specjalizująca się w zarządzaniu projektami w małej i dużej firmie to Wrike. 
Wśród zalet Wrike warto wymienić: 

- Narzędzia do zarządzania zadaniami - w tym wykres Gantta,
- możliwość koordynacji pracy zespołu, 
- elastyczny interfejs. Struktury poszczególnych folderów i zadań można dostosować do własnych wymagań np. dzięki polom niestandardowym.
- możliwość zarządzania zasobami ludzkimi (m.in. aby uniknąć obciążenia pracą) oraz bieżące monitorowanie czasu i budżetu.
- program oferowany jest w pięciu pakietach, zależnie od jego ostatecznego zastosowania. Specjalny Wrike zaprojektowano dla działów marketingu, nieco inny dla zespołów skupionych na usługach.

Wady Wrike:

- Podobnie jak wcześniejsze programy Wrike oferuje interfejs po polsku. Przy bliższym przyjrzeniu się poszczególnym stronom widzimy jednak, że tłumaczenie jest niepełne. Także większość grafik, diagramów czy wizualizacji jest w języku angielskim. 
- Jeśli chodzi o cenę, to nie ma co ukrywać - Wrike nie jest darmowy, ani też tani. W wersji minimum, za niepełną wersję Wrike opłata wynosi ok. 10 $ za miesiąc korzystania z programu przez jednego użytkownika. Cena pakietu Business, najtańszego pakietu oferującego dostęp do pełnej wersji Wrike to 24,80 USD za osobę, za miesiąc. 
 - Póki co Wrike nie oferuje wsparcia technicznego w języku polskim. Być może jest to tylko kwestia czasu, jednak fakt jest wart odnotowania. Brak wsparcia technicznego po polsku to na dłuższą metę poważny problem. 

Cienie i blaski MS Project

Jedno z bardziej znanych na rynku i najstarszych narzędzi do zarządzania projektami wyprodukowane przez Microsoft. Prawdziwy kombajn, w którym można zrobić ogromną ilość rzeczy, choć nie wszystko. 

Mimo że oficjalnie MS Project sprzedaje się jako uniwersalne narzędzie do zarządzania projektami, w praktyce jest to narzędzie zaprojektowane przede wszystkim do harmonogramowania. Chodzi o ten etap zarzadzania projektami, kiedy wiesz już, co chcesz zrobić, znasz swoje priorytety, wiesz, z kim będziesz pracować i musisz tylko poszczególne zadania poukładać w odpowiedniej hierarchii i kolejności. Niektóre zadania są od siebie zależne, inne będą się na siebie nakładać, na wyniki jednych trzeba będzie poczekać, aby zacząć kolejne. MS Project świetnie sprawdza się właśnie w projektach, w których dzieje się wiele rzeczy naraz. Podstawowy widok w MS Project to wykres Gantta, w którym widzimy wszystkie zadania do wykonania w projekcie oraz zależności między nimi, rozciągnięte w czasie. Dla każdego z zadań możesz ustalić czas trwania i poszczególne zależności między zadaniami, tak aby wszystko dobrze ze sobą zgrać. To wszystko MS Project przedstawi Ci następnie właśnie jako harmonogram Gantta. Dla firm, w których harmonogramowanie ma duże znaczenie, czyli np. w firmach budowlanych czy w fabrykach, przy wdrażaniu nowych maszyn, MS Project jest niezastąpiony. 

• Ciekawą funkcją w projektowaniu harmonogramu pracy przy pomocy MS Project jest funkcja "zapas czasu". Są zadania, których wykonanie może poczekać przez jakiś czas, jeśli ich realizacja się opóźni, nie zaboli to nas aż tak. W MSP można je sobie zaznaczyć, wiadomo wtedy, na których zadaniach trzeba się skupić w pierwszej kolejności.
• Inna ciekawa funkcja to "przeciążenie pracownika" - program sam wykrywa, czy dana osoba nie ma przypisanych zbyt wielu zadań. Funkcja ta zapobiega sytuacji, kiedy projekt nie wypalił, bo członek zespołu zwyczajnie nie wyrobił się z nadmiarem pracy. Jeśli użytkownik dobrze zna program, może skorzystać z automatycznego rozwiązywania tego problemu.
• MSP obliczy, ile kosztuje Cię konkretne zadanie (przy odpowiedniej konfiguracji) - chodzi o czas, pieniądze i zasoby ludzkie.
• Cały system, w porządnym tłumaczeniu dostępny jest po polsku.
• MSP jest zintegrowany z innymi produktami Microsoft.

- MS Project to program legenda. Ma tyle opcji i zastosowań, potrafi wyciągnąć tak dużo różnych informacji o projekcie, że aby z tego skorzystać trzeba mieć dużą wiedzę o zarządzaniu projektami. Samo skonfigurowanie widoku w MS Project wymaga znajomości zastosowań poszczególnych funkcji. 

- Dla firm, w których harmonogramowanie można załatwić na kartce papieru, MS Project jest być może zbyt złożonym i kosztownym (zarówno czasowo jak i finansowo) rozwiązaniem. 

- Interfejs MSP wygląda jak ultraskomplikowany arkusz kalkulacyjny. Nie jest to ani przyjemny, ani co ważniejsze przejrzysty widok. Dla osób nie zaprzyjaźnionych z arkuszami kalkulacyjnymi, może to być nawet widok odstraszający.

- MSP nie jest ani darmowy ani tani. Pakiet podstawowy (mocno okrojony i niewystarczający) kosztuje 8.40$ za użytkownika na miesiąc. Pakiet bardziej uniwersalny jest dużo droższy - 25.3$ za miesiąc. 

- Jak w wypadku wielu dużych firm, korzystanie z supportu w MS Project to spore wyzwanie. Trudno liczyć na kontakt z konsultantem w czasie rzeczywistym. Pozostają FAQ, maile, czekanie na telefon. To może boleć, zwłaszcza, jeśli ktoś płaci kilkaset dolarów miesięcznie za korzystania z narzędzia. 

Jasne i ciemne strony Jira 

Jira to kolejne, potężne i niezwykle rozbudowane narzędzie do zarządzania projektami autorstwa znanej i renomowanej firmy australijskiej Atlassian. Podobno Jira stworzono przede wszystkim z myślą o programistach, aby ułatwić zarządzanie takimi projektami, jak pisanie oprogramowania, tworzenie aplikacji mobilnej, czy serwisu internetowego. W praktyce jednak Jira sprawdza się w wielu innych działach i branżach, od obsługi klienta po składanie zamówień i sprzedaż. Istnieje nawet JiraJr dla dzieci, czyli aplikacja do planowania zabaw urodzinowych oraz procesu sprzątania pokoju. Reklamy zapewniają, że JiraJr ma intuicyjny interfejs, pozwala planować projekty, przypisywać im wykonawców i śledzić ich realizację. Podobno jest to świetne narzędzie dla tych wszystkich dzieci, które chcą zdobywać pierwsze umiejętności w świecie software development.

Póki co, Jira dla dorosłych umożliwia i oferuje:

• Narzędzia do planowania projektów, rozbijania większych zadań na mniejsze, układania je w ciągach chronologicznych i bieżące monitorowanie ich realizacji.
• Wszystko, co potrzebne do organizacji pracy, zarządzania pracownikami, komunikowania się w zespole oraz komunikacji z klientami.
• Możliwość przygotowywania wszelkiego rodzaju raportów i analizy procesów...
• Wymienianie i opisywanie wszystkich funkcjonalności Jira mogłoby potrwać kilkanaście minut. Łatwiej samemu sprawdzić, jak to narzędzie wygląda w praktyce lub obejrzeć stosowny, acz trwający mniej więcej godzinę tutorial.
• Jira jest liderem na rynku narzędzi do zarządzania projektami i pewno łatwiej byłoby wypisać funkcjonalności, których zabrakło (o ile takie są).
• Jak przystało na lidera, od początku do końca to narzędzie jest dostępne w języku polskim.

• Aby wdrożyć swoich pracowników do oprogramowania Jira, można zatrudnić specjalną firmę, która pomoże w poznawaniu i uczeniu się poszczególnych funkcjonalności. To świadczy o tym jak rozbudowany, rozległy jest to program.
• Kto raz zdecydował się na Jira, temu ciężko będzie przerzucić się na coś nowego. Nauka i wdrożenie programu to duża inwestycja czasowa. To sprawia, że nie jest to program dla każdego, ale tylko dla tych, którzy mają czas i pieniądze, by w niego zainwestować.
• W pakiecie Standard, licencja dla jednego użytkownika Jira wynosi 7$ za miesiąc przy założeniu, że użytkowników będzie minimum jedenastu, a maksimum stu. Nie jest to zatem rozwiązanie dla małych firm czy pojedynczych działów.
• Cena w pakiecie Premium, w którym korzystać można z wszystkich zastosowań Jira, wynosi dwa razy więcej – 14$ za jednego użytkownika na miesiąc.
• Podobnie jak w wypadku MS Project, także w Jira pojawia się problem ze wsparciem technicznym. Dotarcie do właściwych ludzi z supportu może potrwać wieki. Jesteśmy zatem zdani na FAQ oraz pisanie maili.

Podsumowanie

Żadna aplikacja do zarządzania czasem, ani aplikacje do planowania zadań i projektów nie są idealne. Zarządzanie projektami, jak widać, jest sztuką samą w sobie, a jego nauka wymaga czasu. Obok posiadania odpowiednich narzędzi, ważną sztuką jest umiejętność popełniania błędów, znoszenia porażek i niewypałów. Wybierz najlepsze i najbezpieczniejsze dla siebie narzędzie zarządzania projektami, takie, które nie będzie zbyt skomplikowane i będzie dostępne po polsku. Jeśli nie jesteś zdecydowana/zdecydowany który program wybrać, być może najlepszy będzie program darmowy. Oszczędzaj czas, zasoby i pieniądze.