Jak Napisać Idealny Plan Projektu w Kilku Prostych Krokаch

Wydajne planowanie projektu jest podstawowym warunkiem sukcesu przy zarządzaniu przepływami pracy. To pozwala Twojemu zespołowi zrozumieć, jakiego rodzaju decyzje mają podjąć, jakie zasoby wykorzystać i jakie cele osiągnąć. Zainteresowany strony mogą polegać na tym dokumencie, aby zdecydować, czy chcieliby wesprzeć projekt, czy nie. Z tego artykułu dowiesz się, jak utworzyć doskonały plan projektu i jakie oprogramowanie do pomocy można zainstalować w tym celu.

Plan Projektu - сo to jest?

Plan projektu to dokument, który zawiera listę zadań do wykonania i celów do osiągnięcia, aby zrealizować konkretny projekt. Ten tekst pozwala określić, czy już osiągnąłeś sukces, czy jeszcze nie. Twój plan projektu powinien również zawierać plany komunikacji oraz harmonogramy i wykresy Gantta dla najważniejszych kamieni milowych. Powinieneś wymienić wszystkie wymagane zasoby, takie jak pieniądze, freelancerzy, oprogramowanie i tak dalej. W swoim planie projektu musisz rozbić strukturę pracy — jest to szczególnie ważne, gdy kilku profesjonalistów pracuje równolegle nad różnymi zadaniami.

Więc, plan projektu to tekst, który pomoże ustalić priorytety, zdefiniować, zorganizować i przypisać działania i zasoby w całym cyklu życia projektu.

Znaczenie Planu Projektu

Niektóre organizacje ignorują znaczenie planu projektu. Ich najlepsi menedżerowie uważają, że poświęciliby zbyt dużo czasu i sił na tworzenie takiego dokumentu — a wtedy wszyscy zbyt szybko o tym zapomną. Jest to jednak błędne podejście.

Ponad 50% projektów boryka się z problemem zwanym pełzaniem zakresu. Termin ten oznacza, że pracownicy mają do wykonania znacznie więcej pracy, niż się spodziewali. Plan projektu umożliwia zespołom przewidywanie i zapobieganie nieoczekiwanym opóźnieniom lub zmianom. Ponadto menedżerowie mogą lepiej wykrywać punkty, w których pojawiają się problemy i uwzględniać te dane podczas tworzenia kolejnego planu projektu.

Według statystyk tylko 55% projektów realizują swoje budżety, a połowa projektów nie dotrzymuje terminów. Dobrze przemyślany plan projektu może pomóc menedżerom w bardziej racjonalnym wykorzystaniu zasobów, a także uniknąć nadmiernych wydatków i opóźnień.

Utwórz swój plan projektu online

Bitrix24 umożliwia tworzenie planu projektu, monitorowanie wydajności pracowników, dzięki KPI i narzędziom do zarządzania zadaniami.
Wypróbuj już dziś

6-stopniowy przewodnik po tworzeniu planu projektu

Nie jest to jedyny możliwy schemat tworzenia planu projektu — ale jest jednym z najbardziej pomocnych i skutecznych.

Zacznij od przygotowania streszczenia menedżerskiego

• Sformułuj cel dokumentu
• Skoncentruj się na głównych punktach planu projektu
• Wypisz wszelkie wyniki, wnioski lub rekomendacje z projektu

• Cele projektu
• Metodologia projektu lub ramy, których planujesz się trzymać
• Ostateczne produkty i kryteria akceptacji
• Zakres kluczowych zagrożeń i sposoby ich unikania
• Podsumowanie kamieni milowych
• Omówienie harmonogramu projektu i zagrożeń związanych z zarządzaniem czasem
• Warunki dotyczące zasobów i wydatków

Ta część planu projektu umożliwia zainteresowanym stronom zrozumienie istoty nadchodzącej pracy, nawet jeśli nie biorą w niej aktywnego udziału. Około 30% wszystkich projektów nie realizują pierwotnych celów. Dlatego ich menedżerowie powinni systematycznie zmieniać swoje plany, aby pozostać na dobrej drodze.

Rozsądnie byłoby skomponować streszczenie menedżerskie po sfinalizowaniu planu projektu. Będziesz mógł pobrać informacje z pozostałej części dokumentu.

Zdefiniuj zakres projektu

1. Daty rozpoczęcia i zakończenia Twojego projektu
2. Oczekiwania dotyczące wyników
3. Kontaktowanie się ze specjalistą zatwierdzającego wnioski

Twój plan projektu powinien określać potencjalne zagrożenia, jakie może napotkać Twój zespół. Dokument powinien zawierać kroki, które należy podjąć, aby zminimalizować wpływ tych zagrożeń. W planie projektu powinieneś również wskazać specjalistę, który jest odpowiedzialny za monitorowanie tych zagrożeń.

Im dokładniej określisz zakres, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że wymagania projektu będą z czasem wzrastać. Rosnące wymagania to powszechny problem wielu firm — jednak tylko mniej niż jedna trzecia wszystkich firm stara się przezwyciężyć ten problem za pomocą planu projektu.

Określenie Struktury Projektu

Aby poprowadzić swój projekt, możesz wybrać jeden z frameworków — i powinieneś o nim wspomnieć w swoim planie projektu. Na przykład, jeśli preferujesz Waterfall czyli model Kaskadowy, musisz zaplanować wszystkie kroki z wyprzedzeniem i podzielić pełny zakres pracy na sekwencje. Jeśli bardziej pasuje Ci Agile, powinieneś podzielić pracę na sprinty i przeprowadzić kontrolę jakości na końcu każdego sprintu.

Aby zwiększyć szanse powodzenia projektu, należy dążyć do zmniejszenia liczby zależności między zadaniami. Zespoły powinny mieć możliwość samodzielnej pracy, aby łatwiej było im dotrzymywać terminów. W planie projektu należy określić, ilu osób zatwierdzających jest potrzebnych, aby kontynuować pracę i uniknąć wąskich gardeł.

Ponadto, menedżerowie powinni zachęcać do współpracy i wymiany wiedzy i doświadczeń pomiędzy pracownikami.

Lista Dostępnych Zasobów

W swoim planie projektu powinieneś opisać krótką charakterystykę następujących zasobów:

• Profesjonaliści
• Czas
• Budżet
• Technologia
• Zasoby fizyczne

Jeśli wybierzesz profesjonalistów z odpowiednimi umiejętnościami do Twojego projektu, Twój wskaźnik sukcesu powinien wzrosnąć o 30%. Jeśli brakuje Ci jakiegoś rodzaju zasobów, powinieneś dostroić oś czasu swojego projektu.

Utwórz Oś Czasu

Jeśli twój plan projektu zawiera ramy czasowe, prawdopodobieństwo sukcesu będzie o 52% większe. 43% firm przyznaje, że prawie nigdy nie dotrzymuje terminów realizacji udanych projektów. W ⅘ projektach brakuje nawet podstawowych harmonogramów. Dlatego tak ważne jest dodanie osi czasu do planu projektu.

Projekt osi czasu może się różnić w zależności od preferowanych ram. Warto określić nie tylko kamienie milowe nadchodzącej pracy, ale także maksymalną liczbę zadań, które mogą mieć status Praca w toku. Liczba powinna zależeć od liczby osób w Twoim zespole i ich umiejętności.

Bądź przygotowany na kontrolowanie zmian

Bez względu na to, jak dokładnie sporządzisz plan projektu, napotkasz wiele nieoczekiwanych okoliczności i będziesz musiał dostosować się do zmian. To może stać się jednym z głównych wyzwań dla efektywnego zarządzania. W planie projektu powinieneś nakreślić algorytmy, których Twój zespół powinien się trzymać, gdy nastąpią zmiany. Twoi pracownicy powinni wiedzieć, do kogo powinni się zwrócić podczas zmian.

Najlepsze Oprogramowanie do Planowania Projektu

Aby w pełni wykorzystać planowanie projektu, powinieneś zainstalować potężne oprogramowanie, takie jak Bitrix24. Bitrix24 to wszechstronny system, który umożliwia tworzenie planu projektu, ustalanie wskaźników KPI, rozdzielanie zadań wśród pracowników i monitorowanie ich wydajności. Możesz tworzyć nieograniczoną liczbę zadań dla osób indywidualnych i grup roboczych. Dalej, możesz dodawać podzadania i listy kontrolne do każdego zadania, aby członkowie zespołu mogli je wykonać szybciej i łatwiej. Poza tym możesz tworzyć zależności zadań. W przypadku powtarzających się zadań możesz tworzyć szablony, które zautomatyzują Twoje przepływy pracy.

Bitrix24 oferuje wykresy Gantta i tablicę Kanban, których możesz potrzebować w swoim planie projektu. Dzięki temu możesz zobaczyć, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania i ocenić postępy w każdej fazie projektu. System może generować raporty dla menedżerów, aby pomóc im w analizie wydajności personelu. Możesz skorzystać z gotowych szablonów raportów lub dostosować je do swoich potrzeb.

Aby mieć pewność, że Twój zespół zawsze dotrzymuje terminów, możesz polegać na narzędziach Bitrix24 do planowania i zarządzania czasem. Oprogramowanie Bitrix24 oferuje również narzędzia do zarządzania zadaniami, konfigurowalne ustawienia dnia roboczego oraz śledzenie czasu. Możesz tworzyć kalendarze online dla grup roboczych i pracowników, korzystać z terminarza dziennego oraz zarządzać workflowami.

W pełni funkcjonalny CRM pozwala na dostarczanie szacunków projektowych i wystawianie rachunków klientom po zakończeniu projektu. CRM Bittrix24 może przechowywać nieograniczoną liczbę rekordów, a jego elementy można dostosowywać. Możesz akceptować płatności online bezpośrednio z Twojego Bitrix24.

Mapy myśli przydają się w wielu projektach. Za pomocą Bitrix24 możesz stworzyć mapę myśli od podstaw lub wybrać jeden z gotowych szablonów. Będziesz mógł wybierać spośród różnych schematów wizualnych, a także tworzyć własne. Oprócz wszystkich standardowych funkcji mapy myśli, będziesz mógł korzystać z zaawansowanych – na przykład możesz przypisywać użytkowników, tworzyć zadania i zdarzenia. I oczywiście Bitrix24 pozwoli Ci importować i eksportować mapy myśli.

Podczas pracy nad projektem członkowie Twojego zespołu muszą wymieniać wiele dokumentów. Bitrix24 oferuje doskonałą infrastrukturę do dokumentów online i udostępniania plików. Możesz tworzyć dedykowane dyski dla pracowników, działów i całej organizacji. Możesz dostosować prawa dostępu dla różnych typów użytkowników, ograniczyć udostępnianie za pomocą haseł i włączyć synchronizację plików na różnych urządzeniach.

Jeśli chodzi o udostępnianie wiedzy społecznościowej, możesz użyć Bitrix24 do ogłaszania ważnych informacji w całej firmie, udostępniania ogólnych i kontaktowych informacji o firmie oraz rozpowszechniania wiadomości o firmie. To oprogramowanie obsługuje udostępnianie zdjęć i wideo, połączenia audio i wideo oraz prowadzenie wideokonferencji online. Możesz tworzyć czaty prywatne i publiczne z możliwością wyszukiwania, a także konfigurowalne katalogi i profile pracowników.

Zawsze, gdy musisz porozmawiać z klientami, partnerami, freelancerami lub innymi użytkownikami zewnętrznymi, możesz stworzyć bezpieczną przestrzeń do współpracy z Bitrix24 Extranet. W razie potrzeby możesz zintegrować to oprogramowanie z Zapier, Jira, Asana i innymi rozwiązaniami innych firm.

Bitrix24 jest dostępny w chmurze oraz w wersji On-premise. Dodatkowo posiada aplikację mobilną dla urządzeń mobilnych z systemem Android i iOS. Darmowy plan pozwala wypróbować podstawową funkcjonalność bez żadnych kosztów dla nieograniczonej liczby użytkowników. Główna wada darmowego planu polega na tym, że oferuje tylko 5 GB pamięci online. Jeśli chcesz więcej, powinieneś przejść na jeden z trzech planów komercyjnych (najtańszy kosztuje 199 zł/mies).

Wnioski

Mamy nadzieję, że znalazłeś ten artykuł pouczający i teraz lepiej rozumiesz specyfikę i znaczenie planu projektu. Powinieneś skomponować ten dokument przed uruchomieniem projektu. Powinien on zawierać streszczenie menedżerskie, zakres i strukturę projektu, listę dostępnych zasobów, oś czasu oraz informacje o kontrolowaniu zmian. Wybierając najlepsze oprogramowanie do planowania projektów, warto rozważyć Bitrix24. Ponad 10 milionów firm z całego świata polega na tym oprogramowaniu w celu utworzenia planu projektu. Możesz wypróbować podstawowy zestaw funkcji Bitrix24 za darmo, a potem przejść na jeden z zaawansowanych planów komercyjnych.