Jak stworzyć kulturę odpowiedzialności w projekcie zespołowym?

We współpracy w zespole projektowym tworzenie kultury odpowiedzialności jest absolutną koniecznością. Odpowiedzialność wpływa na wszystkie obszary Twojego zespołu, od budowania zaufania i współpracy po zapewnienie wykonania każdego zadania bez konieczności mikrozarządzania przez menedżera projektu.

To prawdopodobnie nie jest niespodzianką. Wszyscy wiemy, że praca w zjednoczonym zespole, który dobrze radzi sobie z odpowiedzialnością, to przyjemność. Jednak osiągnięcie tego stanu nie jest łatwym zadaniem. Ten artykuł jednak pomoże Ci zdobyć wiedzę w obszarze odpowiedzialności, oferując siedem strategii, które pomogą Ci zbudować dojrzały zespół odpowiedzialnych ludzi.

1. Niech przejrzysta komunikacja stanie się podstawą Twojej kultury odpowiedzialności

Tworzenie kultury odpowiedzialności zaczyna się od jasnej i spójnej komunikacji. Zespoły, które dobrze się komunikują, często osiągają lepsze wyniki niż zespoły, w których poszczególni członkowie osiągają wyższe wyniki, ale mają problemy z komunikacją. Płynna komunikacja pozwala Twojemu zespołowi lepiej radzić sobie z wyzwaniami, unikać nieporozumień i budować poczucie zaufania.

Oto dwa filary przejrzystej komunikacji:

Przekazuj jasne i spójne instrukcje dotyczące zadań

Byłoby wspaniale, gdybyś mógł użyć telepatii do przekazywania swoich pomysłów bezpośrednio do umysłów członków swojego zespołu, ale kiedy ostatni raz sprawdzaliśmy, taka technologia jeszcze nie istniała. Kolejną wskazówką jest posiadanie narzędzia do zarządzania projektami, które stanowi podstawę dla jasnych instrukcji.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje strukturę, w której możesz wpisać terminy, dodawać odpowiedzialne osoby, dodatkowe zasoby i instrukcje. Ta strategia wyznaczania zadań zapewnia maksymalne wsparcie Twojemu zespołowi, ponieważ ma on wszystko, czego potrzebuje do odniesienia sukcesu. Pracownicy mogą zadawać pytania w zadaniach, dzięki czemu możesz wyjaśnić koncepcje i wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Zapewnij aktualizacje

Oczywiście przejrzysta komunikacja nie powinna kończyć się po rozpoczęciu zadania. Spersonalizowane aktualizacje motywują Twój zespół, pokazując postęp, ale także demonstrując Twoje zaangażowanie w pracę każdej osoby.

Raporty z postępów promują kulturę współpracy, pokazując, jak dużo już zrobiliście i ile jeszcze pozostało, aby osiągnąć cele firmy. Jednak aktualizacje to dwukierunkowa droga - to również okazja dla Ciebie, aby oferować więcej wsparcia członkom zespołu, co pomaga im czuć się docenionymi i tym samym bardziej zaangażowanymi w cele zarządzania projektem.

2. Zdefiniuj role w celu promowania odpowiedzialności w zespołach

Częstym problemem w nieudanej współpracy zespołowej w projekcie są nieporozumienia lub zamieszanie dotyczące ról i odpowiedzialności. Jednak menedżerowie skupieni na przejrzystości ról mogą promować odpowiedzialność, dając poczucie odpowiedzialności zarówno za zadania, jak i wyniki.

Częścią planowania projektu jest przewidywanie, gdzie mogą pojawić się problemy związane z własnością i wdrażanie zasad zapewniających zdefiniowanie ról. To prosta formuła „jeśli, to”. Na przykład, jeśli jestem nieobecny z powodu choroby, to obowiązki związane z zarządzaniem projektem przejmie mój zastępca. Jeśli ktoś zadzwoni z propozycją usług, to połączenie należy przekazać menedżerowi ds. rozwoju.

Inny sposób zdefiniowania ról na bardziej szczegółowym poziomie wymaga pomocy naszego sprawdzonego narzędzia do zarządzania projektami. Możesz przypisać odpowiedzialną osobę do każdego oddzielnego zadania, eliminując zamieszanie dotyczące tego, kto jest odpowiedzialny za co. Jest to szczególnie istotne w przypadku dużych projektów, gdzie w to samo zadanie może być zaangażowanych wielu członków zespołu o tym samym stopniu doświadczenia. Po przypisaniu odpowiedzialnej osoby jasne jest, kto podejmuje decyzje i kto składa raporty.

Istnieje bezpośredni związek pomiędzy przejrzystością ról a wynikami zespołu. Jasne role i obowiązki pozwalają członkom zespołu skupić się na zadaniach i ograniczają konflikty wewnętrzne. Co więcej, odpowiedzialność za zadania daje ludziom szansę wykazania się, ponieważ wiedzą, że realizacja zadania jest ściśle powiązana z ich reputacją. To motywuje osobę odpowiedzialną za zadanie, rotacja odpowiedzialności sprzyja kulturze współpracy, w której indywidualny sukces każdego zależy od wysiłków całego zespołu.

3. Wyznaczaj i monitoruj cele

Kiedy ludzie wiedzą, czego się od nich oczekuje, w naturalny sposób stają się bardziej odpowiedzialni. Nie ma miejsca na wymówki typu "nie wiedziałem", dlatego mogą brać odpowiedzialność zarówno za swoje błędy, jak i osiągnięcia.

Doskonałym miejscem do rozpoczęcia jest określenie celów firmowych i indywidualnych. Zdefiniowane cele sprawiają, że każdy członek zespołu wie, do czego dążą, wzmacniając tym samym ich poczucie celu i odpowiedzialności. Na przykład, jeśli Twoi przedstawiciele handlowi wiedzą, że muszą wykonać codziennie 15 telefonów i rozumieją, dlaczego te rozmowy są ważne dla sukcesu organizacji, są bardziej skłonni do zaangażowania się. Cele te nie tylko wyznaczają kierunek, ale także służą jako miara postępu i sukcesu.

Po ustaleniu celów należy przejść do procesu monitorowania. Narzędzia do zarządzania projektami pozwalają uzyskać przegląd każdego zadania, dowiedzieć się o jego postępach i czy zbliża się termin wykonania. Możesz dać pracownikom możliwość oznaczenia zadania, z którym mają problemy, zamiast ukrywania tego, aż będzie za późno. Budowanie zaufania jest tutaj istotnym elementem, więc upewnij się, że Twój zespół wie, że gdy będzie szukał pomocy, otrzyma wsparcie, a nie karę. W rezultacie ludzie biorą odpowiedzialność za realizację swoich indywidualnych celów, co z kolei przyczynia się do osiągnięcia celów zespołowych.

Tworząc kulturę odpowiedzialności, warto świętować kamienie milowe firmy i narysować powiązania z tym, jak indywidualne sukcesy wpłynęły na ogólny sukces Twojego zespołu. W ten sposób zyskujesz podwójny bonus w postaci zwiększonej odpowiedzialności i zwiększonej motywacji.

4. Udzielaj regularnych, ujednoliconych informacji zwrotnych

Regularne, ustandaryzowane informacje zwrotne pozwalają członkom zespołu zrozumieć ich mocne strony, zidentyfikować obszary wymagające poprawy i wyjaśnić wszelkie niejasności dotyczące ich zadań i obowiązków. To pomaga stworzyć środowisko uczenia się i rozwoju - fundament dla budowania odpowiedzialności w zespołach.

Regularne udzielanie informacji zwrotnych jest dość oczywistym rozwiązaniem. Możesz wprowadzić drobne zmiany i udzielić dodatkowych wskazówek, zapewniając członkom zespołu wsparcie, którego potrzebują, aby poznać swoje mocne i słabe strony.

Standaryzacja tych spotkań indywidualnych to bardziej kompleksowa i praktyczna strategia. Takie podejście zapewnia strukturę dla Twoich informacji zwrotnych, zmniejszając ryzyko pominięcia elementów i nieświadomego uprzedzenia.

W jaki sposób ustandaryzowany feedback poprawia odpowiedzialność?

Indywidualne sesje przekazywania informacji zwrotnych, zarówno osobiste, jak i wideokonferencje dla zdalnych zespołów, idą w parze z otwartą komunikacją i przejrzystością, które stanowią kluczowy element kultury współpracy. Otwierając kanał dwustronnej komunikacji, tworzysz cykl, w którym konstruktywna informacja zwrotna i pozytywne uznanie zwiększają morale, co prowadzi do wzrostu poczucia własnej wartości i większej odpowiedzialności.

Fakt, że poświęcasz czas na inwestowanie w czyjś postęp zawodowy, pokazuje, że jest to cenny członek zespołu, dając mu poczucie celu i pewność siebie. Odwrotne podejście, leseferyzm w stosunku do informacji zwrotnej, sprawia, że ludzie czują się odłączeni od zespołu i są mniej skłonni do wzięcia na siebie dodatkowej odpowiedzialności.

5. Oferuj szkolenia i rozwój w zamian za większą odpowiedzialność

Odchodzimy od podejścia osobistego i zwracamy się teraz ku ustrukturyzowanym systemom rozwoju zawodowego. Szkolenia nie tylko poprawiają produktywność zespołu, ale także tworzą kulturę odpowiedzialności poprzez zwiększenie odpowiedzialności. Tak, dajesz ludziom nowe umiejętności i wiedzę, ale w zamian możesz oczekiwać większego wsparcia ze strony swojego zespołu poprzez delegowanie zadań.

Aby zapewnić najbardziej odpowiednie szkolenia, Twój zespół HR może stworzyć system e-learningowy zawierający praktyczne zajęcia. ​​Twórz angażujące treści za pomocą wideo i audio i otrzymuj opinie na temat tego, co możesz ulepszyć. Kiedy już będziesz mieć pewność, że wybrałeś właściwe podejście, czas przeszkolić swój zespół.

Gdy ulepszono zestaw umiejętności, jak poprawić odpowiedzialność?

Krótko mówiąc, lepiej przeszkolony zespół jest pewniejszy siebie. A bardziej pewny siebie zespół jest bardziej zaangażowany. Zamiast siedzieć w milczeniu, mając nadzieję, że nikt nie zwróci uwagi na ich brak wiedzy, zespoły korzystające z sesji rozwoju zawodowego biorą na siebie większą odpowiedzialność i bardziej otwarcie mówią o swojej własnej wydajności.

Z perspektywy menedżera, możesz delegować niektóre z prostszych zadań wyznaczonemu liderowi zespołu, który weźmie pełną odpowiedzialność za swoją nową rolę. Dążąc do doskonalenia i otrzymując wotum zaufania, liderzy ci odczuwają satysfakcję z rozwoju swojej kariery.

Pamiętaj, aby podczas spotkań indywidualnych zachęcać do dalszego szkolenia i rozwoju, pytając każdą osobę, czego chciałaby się nauczyć w przyszłości. Dzięki temu będziesz mieć stały dopływ odpowiedzialnych ludzi, którzy będą dumni ze swojej pracy.

6. Stwórz kulturę odpowiedzialności, dając przykład własnym postępowaniem

Sposób, w jaki działasz, jako lider, stanowi precedens dla otaczających Cię osób. Jeśli unikasz odpowiedzialności, dajesz zielone światło swojemu zespołowi, by postępował tak samo. Jeśli zrzucasz winę na innych, nie oczekuj, że Twoi pracownicy przyznają się do swoich błędów.

Podobnie jak w przypadku każdej innej części kultury firmy, w celu zapewnienia pełnej przejrzystości definicja odpowiedzialności za współpracę w zespole projektowym powinna zostać przedstawiona na piśmie. Przechowuj kopię wartości Twojej firmy, oczekiwań dotyczących zachowań oraz polityki dotyczącej różnorodności, równości i inkluzywności w dobrze zorganizowanej przestrzeni dyskowej online. Omawiaj te oczekiwania podczas procesu adaptacji nowych pracowników, i odwołuj się do nich, gdy ktoś potrzebuje przypomnienia.

Ale Twoje wartości są tak silne, jak Twoja determinacja, aby ich przestrzegać. Utrzymanie kultury odpowiedzialności to nie jednorazowy projekt. Jest to ciągłe zobowiązanie do utrzymywania zachowań, które określasz jako odpowiedzialne. Kiedy zespoły zaczną odczuwać utratę zaangażowania na poziomie menedżerskim, ich zaangażowanie również nieuchronnie spadnie.

Dlatego pracuj nad budowaniem dobrych nawyków, aż odpowiedzialność stanie się drugą naturą i jak powiedział Gandhi: „Bądź zmianą, którą pragniesz ujrzeć w świecie.”

7. Wdrażaj elementy grywalizacji do współpracy zespołu projektowego

Jednym z bardziej nietypowych sposobów na stworzenie kultury odpowiedzialności we współpracy zespołu projektowego jest grywalizacja. Zazwyczaj wykorzystywana przez zespoły produktowe do zapewnienia długoterminowych subskrypcji użytkowników, grywalizacja może być również wykorzystywana wewnętrznie jako sposób na zwiększenie zaangażowania i odpowiedzialności w zespole.

Chociaż wszystkie poprzednie wskazówki pozwalają na osiągnięcie większej odpowiedzialności, są sytuacje, w których musisz myśleć nieszablonowo, aby zmotywować zespół do działania. Na przykład, jeśli Twój zespół sprzedaży opuszcza telefony w ramach follow-upu, a Twoje wysiłki mające na celu przedstawienie większego obrazu nie przynoszą rezultatów, spróbuj zastosować alternatywę zawierającą grywalizację.

Najnowsza technologia HR skupia się głównie na zaangażowaniu pracowników, oferując takie funkcje jak:

• strumienie aktywności, gdzie ludzie mogą sobie nawzajem pogratulować sukcesów;
• polubienia i odznaki jako mniej formalne wyrazy uznania za dobrą pracę; 
• systemy punktowe z nagrodami, aby zachęcić do większej odpowiedzialności.

Podstawą grywalizacji jest to, że nawet jeśli nie możesz zainspirować kultury odpowiedzialności poprzez wewnętrzną dojrzałość i poczucie obowiązku, możesz osiągnąć ten sam rezultat dzięki wrodzonemu ludzkiemu pragnieniu bycia postrzeganym w dobrym świetle. To podstawowe pozytywne wzmocnienie skalowane do poziomu korporacyjnego.

Bitrix24: Tworzenie podstawy dla kultury odpowiedzialności

Dzięki tym siedmiu strategiom będziesz na dobrej drodze do promowania odpowiedzialności w swoim zespole.

Ale dzięki odpowiednim narzędziom możesz stworzyć podstawy dla zmian i poświęcić więcej czasu na indywidualne podejście.

Bitrix24 daje Ci możliwość korzystania ze wszystkich tych narzędzi na jednej, przyjaznej dla użytkownika (i budżetu) platformie.

• kompleksowe oprogramowanie do zarządzania projektami,

• przechowywanie plików w chmurze,

• pełny arsenał narzędzi do komunikacji,

• cały system informacji o zasobach ludzkich,

• i wiele, wiele więcej.

FAQ

---