5 rzeczy, które możesz zautomatyzować za pomocą CRM

Znalezienie sposobu na zwiększenie wydajności i zaoszczędzenie pieniędzy to dwa główne wyzwania, z którymi codziennie borykają się firmy. Nie można prowadzić dobrze prosperującej firmy nie mając zysków. Kontrola wydatków, w tym zobowiązań czasowych, jest istotną częścią budowy zdrowej finansowo firmy. Proces znajdowania sposobów na zaoszczędzenie czasu i przyspieszenie pracy jest nazywany automatyzacją biznesu, a wraz z nadejściem technologii, automatyzacja biznesu podbiła świat.

Istnieją tysiące metod i narzędzi, które pomogą Ci wykonywać zadania szybciej i mądrzej. Mimo to, chociaż wiele firm odkryło, jak zautomatyzować procesy, które związane są z dużym obciążeniem pracą, często pomijane są drobne ulepszenia, które wspólnie mogą znacznie poprawić wydajność. W niniejszym artykule omówimy wszystkie sposoby automatyzacji biznesu za pomocą CRM. Może Ci się wydawać, że w pełni zautomatyzowałeś firmę, jednak są pewne rzeczy, które sprawią, że Twoje życie zawodowe będzie jeszcze lepsze.

1. Przypomnienia o spotkaniach

Starasz się zapewnić klientom doskonałą jakość usług i jednocześnie zmaksymalizować zyski? Przypomnienia o spotkaniach to SMSy i e-maile wysyłane do klientów, którzy umówili się na spotkanie z Tobą lub z członkiem Twojego zespołu. Przypomnienia o spotkaniach pomagają klientom zapamiętać godzinę i datę zaplanowanego spotkania, a także pomagają firmie unikać przestojów.

Przypomnienia o spotkaniach są szczególnie przydatne firmom usługowym, takim jak przychodnie, salony fryzjerskie czy psi fryzjerzy. Dzięki nim, klienci docenią osobiste podejście, a Ty będziesz mieć pewność, że każda godzina pracy zostanie opłacona. Dla biznesów, które ponoszą ogromne straty z powodu nieodbytych spotkań, przypomnienia o spotkaniach mogą stać się nieodzownym elementem pracy. Po zautomatyzowaniu przypomnień o spotkaniach w CRM, Twoi klienci są powiadamiani o zaplanowanych spotkaniach bez żadnego wkładu z Twojej strony. Możesz skupić się na tym, co robisz najlepiej, gdy tymczasem CRM pomoże Twoim klientom znaleźć się we właściwym miejscu o właściwym czasie.

2. Formularze oddzwaniania 

Kolejną rzeczą, którą można zautomatyzować, są formularze oddzwaniania. Gdy klient ociąga się ze skontaktowaniem z Tobą lub z wypełnieniem formularza kontaktowego, możesz po prostu powiadomić go, że może poprosić o oddzwonienie. Jest to prosty i szybki sposób na zdobycie potencjalnego klienta, który oszczędza jego czas. Żądanie oddzwonienia trafia bezpośrednio do managera odpowiedzialnego za klienta zamiast do firmowej skrzynki odbiorczej, więc nie tracisz wartościowego czasu i możesz złapać klienta, gdy wciąż jest jeszcze zainteresowany.

Ustawienie funkcji żądania oddzwonienia na stronie zajmuje tylko kilka minut. Nie są wymagane żadne umiejętności techniczne. Formularze oddzwaniania sprawiają, że klienci czują, że firmie na nich zależy, ponieważ mają dzięki nim wrażenie, że firma zawsze jest gotowa się nimi zająć.

3. Faktury cykliczne

Jeśli masz umowę stałą lub powtarzające się zlecenia, możesz ustawić w CRM opcję wystawiania faktur cyklicznych. Faktury cykliczne naprawdę oszczędzają czas. Ponieważ coraz więcej osób zakłada jednoosobowe działalności gospodarcze, faktury cykliczne stają się istotną częścią arsenału przedsiębiorcy.

Dzięki fakturom cyklicznym nie musisz marnować czasu na tworzenie duplikatów faktur i ciągłe wpisywanie tych samych danych. Co więcej, faktury cykliczne pozwalają na zwolnienie części siły umysłowej – po ustawieniu faktur cyklicznych możesz zapomnieć o tej części zarządzania klientem i skupić się na tym, co naprawdę cenisz w pracy. Faktury cykliczne pomagają również zagwarantować, że każda przepracowana godzina zostanie wynagrodzona – już nigdy nie zdarzy Ci się zapomnieć o wysłaniu faktury.

4. Reaktywacja klienta

Czasami wydaje nam się, że szansa przepadła, gdy tymczasem można ją odzyskać. Reaktywacja klienta ma na celu ponowne zaangażowanie byłych lub nieaktywnych klientów. Czy klienci dokonali jednorazowego zakupu, ale później już nie wrócili? A może masz do zaoferowania nowy produkt, który może zainteresować obecnych, aktywnych klientów?
Idea remarketingu opiera się na założeniu, że znajome rzeczy są łatwiejsze do zaakceptowania przez ludzki mózg w porównaniu z całkowicie nowymi rzeczami. Jeśli więc klient już się z Tobą skontaktował lub dokonał u Ciebie zakupu, może o tym nie pamiętać, ale jego umysł nieświadomie przechowuje informacje o tym i gdy następnym razem skontaktujesz się z klientem, podświadomie będzie on czuł większa sympatię do Twojej marki. Dzięki Bitrix24 możesz segmentować swoich klientów i ponownie ich angażować za pomocą sekwencji wiadomości e-mail. Możesz też połączyć swoje konta Google Ads i Facebook Ads ze swoim CRM i pokazywać reklamy remarketingowe wybranym grupom klientów.

5. Zadania cykliczne

Gdy Twój zespół pracuje nad wspólnym celem ważne jest, aby myśleć w ten sam sposób. Jeśli członkowie nieustannie nie dotrzymują terminów, stawiając Cię w złym świetle i zagrażając przyszłości całego projektu, musisz albo znaleźć lepszego kierownika projektu, albo mieć narzędzie, które zajmie się zarządzaniem projektu w Twoim imieniu. Szablony zadań w Bitrix24 pozwalają Ci zautomatyzować proces tworzenia zadań. Po prostu utwórz zadanie, aktywuj opcję powtarzania, ustaw częstotliwość powtarzania zadania, przypisz zadanie do odpowiedzialnego za nie użytkownika, i gotowe.
Zadania cykliczne eliminują potrzebę kontrolowania i przypominania ludziom o zadaniach, które regularnie się powtarzają. Takie sprawy, jak zarządzanie płacami oraz płacenie podatków dotyczą innych członków zespołu i muszą być wykonywane co miesiąc. W przypadku takich projektów i zadań, funkcja zadań cyklicznych może częściowo Cię odciążyć w kwestii zarządzania projektem.

Podsumowanie

Celem automatyzacji jest wyeliminowanie złożonych, niepotrzebnych kroków w przepływie pracy i uproszczenie ich. Można to zrobić ręcznie, poprzez strategiczne określenie, które kroki można usunąć lub zignorować, ale można też to osiągnąć za pomocą technologii.
Jednakże, pełne wykorzystanie technologii również stanowi wyzwanie. CRM oferuje Ci tak wiele różnych sposobów na automatyzację biznesu, że łatwo jest się pogubić w tej obfitości funkcji. W takich sytuacjach ważne jest, aby dokładnie dowiedzieć się o funkcjach automatyzacji CRM, a następnie eksperymentować i uczyć się. Mamy nadzieję, że artykuł ten dał Ci kilka wskazówek, jak w pełni wykorzystać funkcje automatyzacji w Bitrix24.