CRM dla małej firmy: Top 5 najlepszych opcji

Bitrix24

Bitrix24 jest kompleksową platformą biznesową, zaprojektowaną do zarządzania różnorodnymi aspektami działalności firmy w jednym, zintegrowanym środowisku. Oprócz zaawansowanych funkcji CRM, oferuje narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami, komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, działań marketingowych, zarządzania zasobami ludzkimi (HR), a nawet tworzenia stron internetowych i sklepów online. Ta wszechstronność sprawia, że jest często rekomendowany dla firm poszukujących jednego rozwiązania. Platforma jest dostępna w wersji chmurowej, on-premise oraz posiada dedykowane aplikacje mobilne na systemy iOS i Android. Bitrix24 zyskuje na popularności, szczególnie wśród małych i średnich przedsiębiorstw, które chcą zredukować liczbę używanych narzędzi. Dostępność polskojęzycznego interfejsu i wsparcia technicznego czyni go atrakcyjnym wyborem na polskim rynku.

Kluczowe funkcje dla małych firm

Bitrix24 oferuje szeroki wachlarz funkcji. Rdzeniem platformy jest moduł CRM, umożliwiający efektywne zarządzanie firmą, w tym zarządzanie kontaktami, leadami i dealami. Wizualny lejek sprzedaży ułatwia śledzenie postępów. Platforma wspiera wielokanałową komunikację z klientami poprzez formularze CRM, widget czatu, integracje z komunikatorami (WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger), wbudowaną telefonię VoIP oraz e-mail. Dostępne są narzędzia wspierające sprzedaż, takie jak tworzenie ofert i faktur, zarządzanie płatnościami czy obsługa podpisów elektronicznych (e-Podpis).

Platforma dostarcza zaawansowane narzędzia do organizacji pracy zespołu i zarządzania projektami. Użytkownicy mogą wizualizować zadania na różne sposoby, w tym za pomocą tablicy Kanban, wykresu Gantta, list zadań czy metodologii Scrum. Możliwe jest tworzenie zadań, podzadań, list kontrolnych i śledzenie czasu pracy. Funkcje zarządzania projektami obejmują tworzenie dedykowanych grup roboczych, planowanie i definiowanie ról. Raporty pozwalają monitorować postępy. Dostępna jest aplikacja mobilna z dużą ilością funkcji: zarządzanie i komentowanie zadań, zintegrowany czat z połączeniami wideo oraz współdzielenie plików.

Platforma zawiera różnorodne narzędzia komunikacyjne. Centralnym punktem jest obszar roboczy online z czatem indywidualnym i grupowym, kanałem aktywności (firmowy „newsfeed”) oraz możliwością publikowania ogłoszeń. Firmowy dysk online umożliwia przechowywanie i udostępnianie plików. Grupy robocze pozwalają na dedykowaną komunikację. Bitrix24 oferuje funkcje spotkań online, w tym połączenia wideo HD (do 48 uczestników), telekonferencje, udostępnianie ekranu i nagrywanie rozmów. Współdzielone kalendarze ułatwiają planowanie. Komunikator zespołowy w aplikacji mobilnej zapewnia stały kontakt.

Narzędzia marketingowe wspierają generowanie leadów. Wbudowany kreator stron internetowych i sklepów online, wspierany przez sztuczną inteligencję (AI) do generowania tekstów i obrazów, pozwala na szybkie tworzenie profesjonalnych witryn. Platforma umożliwia sprzedaż bezpośrednio przez media społecznościowe (Facebook, Instagram) i komunikatory (WhatsApp, Telegram). Możliwe jest tworzenie formularzy internetowych do zbierania danych i opinii, a także projektowanie stron docelowych (landing pages) i automatycznych tuneli sprzedażowych. Dla sklepów internetowych dostępne są funkcje zarządzania asortymentem, płatności online i obsługi dostaw. Widget na stronę WWW pozwala na prowadzenie czatu na żywo. Platforma oferuje narzędzia do e-mail marketingu, zarządzania kampaniami reklamowymi (Facebook, Google) oraz automatyzacji marketingu, ściśle zintegrowane z modułem CRM.

Bitrix24 integruje funkcje oparte na sztucznej inteligencji pod nazwą AI CoPilot, aby wspierać użytkowników w codziennych zadaniach i zwiększać efektywność. CoPilot pomaga w kluczowych obszarach: generuje świeże pomysły na kampanie sprzedażowe i marketingowe, oferuje transkrypcję rozmów telefonicznych z klientami, a także wspiera w autouzupełnianiu danych leadów i transakcji w CRM na podstawie informacji z rozmów czy źródeł tekstowych, oszczędzając czas na ręczne wprowadzanie danych. Narzędzia AI mają na celu usprawnienie procesów, od generowania kreatywnych koncepcji po automatyzację rutynowych czynności.

Aktualny Cennik

Bitrix24 oferuje atrakcyjny plan darmowy oraz kilka planów komercyjnych. Ceny podane są za całą organizację (z limitem użytkowników) dla planów płatnych, co jest istotnym wyróżnikiem na rynku.

Uwaga: Podane ceny dotyczą płatności miesięcznych. Wybór płatności rocznej wiąże się z 30% zniżką.

HubSpot CRM

Platforma HubSpot to kompleksowe rozwiązanie zaprojektowane wokół metodologii Inbound Marketingu, mające na celu wspieranie firm w przyciąganiu klientów i budowaniu długotrwałych relacji. Łączy narzędzia do zarządzania marketingiem (Marketing Hub), sprzedażą (Sales Hub), obsługą klienta (Service Hub), treścią (CMS Hub), operacjami (Operations Hub) oraz handlem B2B (Commerce Hub). Dzięki temu umożliwia zintegrowane zarządzanie całym cyklem życia klienta. Jest to rozwiązanie często wybierane przez MŚP, cenione za intuicyjność i szerokie możliwości.

Kluczowe elementy

HubSpot oferuje bogaty zestaw funkcji i wiele z nich dostępnych jest już w darmowej wersji. Podstawą platformy jest darmowy CRM, który obejmuje zarządzanie kontaktami, firmami, transakcjami (wizualny lejek sprzedaży – deal pipeline) oraz zadaniami. Umożliwia również śledzenie aktywności kontaktów na stronie internetowej oraz dostarcza podstawowych informacji o firmach.

Narzędzia sprzedażowe (częściowo dostępne za darmo lub w planie Starter) obejmują śledzenie e-maili (powiadomienia o otwarciu/kliknięciu, z limitem w darmowym planie), szablony e-maili (z limitami), planowanie spotkań (udostępnianie linku do kalendarza), Live Chat i boty na stronie WWW, tworzenie ofert (Quotes), współdzieloną skrzynkę odbiorczą (Shared Inbox) do zarządzania komunikacją z klientami oraz połączenia telefoniczne (z limitami w darmowym i Starter).

Narzędzia marketingowe (dostępne w planach darmowym/Starter) to formularze do zbierania danych, projektowanie prostych stron docelowych (landing pages), podstawowe narzędzia do e-mail marketingu oraz zarządzanie reklamami (podłączenie kont Google, Facebook, LinkedIn i śledzenie efektywności).

HubSpot słynie z doskonałych możliwości integracji. Bezproblemowo łączy się z Gmailem i Outlookiem, G Suite i Microsoft 365. Dostępny jest rozbudowany App Marketplace z ponad 1700 gotowymi integracjami. Możliwa jest również integracja z Salesforce.

Aktualny cennik

HubSpot oferuje darmowy CRM oraz płatne plany w ramach Sales Hub. Należy zwrócić uwagę na rozróżnienie między „Core Seat” (dostęp do współdzielonych funkcji) a „Sales Seat” (dostęp do zaawansowanych funkcji sprzedaży w planach Pro/Enterprise).

Uwaga: Plany Professional i Enterprise, nawet przy wyborze płatności miesięcznej, wymagają podpisania rocznej umowy. Koszt może również zależeć od liczby kontaktów marketingowych, jeśli korzystamy równocześnie z Marketing Hub.

Pipedrive

Pipedrive to system CRM, który od początku konsekwentnie koncentruje się na wsparciu i optymalizacji procesu sprzedaży. Jego filozofia opiera się na koncepcji „sprzedaży opartej na działaniach”, pomagając handlowcom w skutecznym zarządzaniu działaniami prowadzącymi do zamknięcia transakcji. Kluczowym elementem jest wizualny, intuicyjny lejek sprzedaży (pipeline), pozwalający na przejrzyste śledzenie postępów. Platforma jest ceniona za prostotę, łatwość wdrożenia i obsługi, co czyni ją popularnym wyborem wśród małych i średnich zespołów sprzedażowych, które potrzebują narzędzia skoncentrowanego na efektywności sprzedaży bez zbędnej złożoności. Pipedrive jest często postrzegany jako narzędzie stworzone przez sprzedawców dla sprzedawców.

Najważniejsze cechy

Pipedrive oferuje zestaw funkcji ściśle ukierunkowanych na potrzeby zespołów sprzedażowych. Sercem systemu jest wizualny lejek sprzedaży z interfejsem „przeciągnij i upuść”, łatwo dostosowywany do procesu sprzedaży firmy, umożliwiający śledzenie transakcji od pierwszego kontaktu. Wyższe plany (Professional) umożliwiają tworzenie wielu lejków.

System umożliwia efektywne zarządzanie bazą leadów, kontaktów i organizacji. Funkcja „Smart Contact Data” pozwala na automatyczne wzbogacanie profili o publicznie dostępne informacje. Dostępna jest pełna historia interakcji. Możliwe jest tworzenie katalogu produktów i usług. Pipedrive kładzie duży nacisk na zarządzanie działaniami sprzedażowymi. Umożliwia planowanie, śledzenie i raportowanie zadań, spotkań, połączeń telefonicznych. System wysyła przypomnienia o zaplanowanych aktywnościach. Możliwe jest również definiowanie i monitorowanie celów sprzedażowych. Zintegrowany kalendarz do zarządzania spotkaniami jest dostępny już w planie Essential.

Komunikacja obejmuje śledzenie e-maili (otwarć, kliknięć) dostępne od planu Advanced. Szablony e-maili są dostępne od planu Advanced, podobnie jak pełna, dwukierunkowa synchronizacja e-mail. Narzędzie do planowania spotkań (Scheduler) jest dostępne od planu Advanced. Możliwe są połączenia telefoniczne bezpośrednio z CRM (wymaga integracji lub dodatków, np. Pipedrive Caller). Integracja z Google Apps jest często podkreślana.

Raportowanie i analityka obejmują podstawowe raporty dotyczące aktywności, transakcji i kontaktów dostępne już w planie Essential. Dostępne są interaktywne pulpity ułatwiające analizę danych. Funkcja prognozowania przychodów oraz możliwość tworzenia niestandardowych raportów są dostępne od planu Professional.

Pipedrive wdraża funkcje AI, aby wspierać zespoły sprzedaży. Asystent Sprzedaży AI analizuje dane i dostarcza rekomendacji (od planu Professional). Generator e-maili AI pomaga tworzyć treści wiadomości (od planu Professional). Podsumowanie e-maili AI tworzy streszczenia wątków (od planu Professional).

Aktualny cennik

Pipedrive oferuje pięć głównych planów cenowych. Poniżej podano ceny przy płatności miesięcznej. Płatność roczna wiąże się ze znacznymi zniżkami.

Uwaga: należy doliczyć koszty ewentualnych dodatków:

• LeadBooster (od 32.50 $ /mies.)
• Web Visitors (od 41 $ /mies.)
• Campaigns (od 13.33 $ /mies.)
• Smart Docs (od 32.50 $ /mies. w planach Essential/Advanced, darmowy w Pro+)
• Projects (od 6.70 $ /mies. za użytkownika)

Zoho CRM

Zoho CRM to platforma, która jest znana ze swojej elastyczności i ogromnych możliwości personalizacji. Pozwala ona firmom dostosować system do unikalnych procesów biznesowych, często bez konieczności angażowania programistów. Zoho CRM jest częścią znacznie większego ekosystemu aplikacji biznesowych oferowanych przez Zoho Corporation (ponad 45 aplikacji w ramach Zoho One), co umożliwia głęboką integrację z innymi narzędziami tej firmy, takimi jak Zoho Books (księgowość), Zoho Projects (zarządzanie projektami) czy Zoho Campaigns (marketing). Jest to popularny wybór dla MŚP na całym świecie, ceniony za skalowalność i bogactwo funkcji.

Możliwości

Zoho CRM dostarcza kompleksowy zestaw narzędzi. Automatyzacja sprzedaży obejmuje zarządzanie leadami (przechwytywanie, scoring, przypisywanie, wzbogacanie), zarządzanie transakcjami (wizualizacja i zarządzanie lejkami sprzedaży, możliwość dodania wielu lejków w planie Professional+), zarządzanie kontaktami i kontami z pełną historią interakcji i segmentacją. Platforma oferuje automatyzację przepływów pracy (Workflow) do automatyzacji rutynowych zadań (z limitami reguł w niższych planach) oraz makra do tworzenia sekwencji działań.

Zarządzanie procesami odbywa się poprzez Blueprints, narzędzie do wizualnego projektowania i egzekwowania standardowych procesów sprzedaży czy obsługi, oraz Reguły Przetwarzania do definiowania reguł biznesowych (np. automatycznego przypisywania, zatwierdzania).

Zoho posiada własnego asystenta AI o nazwie Zia, oferującego predykcje sprzedaży, sugestie najlepszych pór kontaktu, automatyzację zadań, analizę sentymentu w e-mailach i wykrywanie anomalii (dostępność funkcji Zia zależy od planu). Wspomnijmy również o aplikacji mobilnej Zoho CRM na iOS i Android. Zoho kładzie nacisk na bezpieczeństwo danych, oferując m.in. szyfrowanie, logi audytowe, ograniczanie dostępu IP i uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA).

Aktualny cennik

Zoho CRM oferuje kilka planów cenowych, w tym darmowy. Poniżej ceny przy płatności miesięcznej. Płatność roczna oferuje zniżki (ok. 18-34%).

Płatność roczna obniża koszt (np. Standard za 14 $/miesiąc). Istnieją również pakiety:

• Zoho CRM Plus (zawiera 8 aplikacji Zoho w najwyższych wersjach) za 57 $/miesiąc/użytkownik (płatne rocznie)
• Zoho One (ponad 45 aplikacji) za ok. 37-45 $/miesiąc/użytkownik (płatne rocznie, cena zależy od modelu licencyjnego - np. niższa cena przy zakupie dla wszystkich pracowników)

Freshsales (Freshworks CRM)

Freshsales, część platformy Freshworks, pozycjonuje się jako nowoczesny, intuicyjny i łatwy w użyciu system CRM, zaprojektowany z myślą o usprawnieniu pracy zespołów sprzedażowych i marketingowych, szczególnie w małych i średnich przedsiębiorstwach. Kluczowym wyróżnikiem jest silny nacisk na wykorzystanie sztucznej inteligencji (Freddy AI) do automatyzacji zadań, dostarczania inteligentnych rekomendacji i poprawy efektywności sprzedaży. Platforma dąży do ujednolicenia działań sprzedażowych i marketingowych, oferując Freshsales Suite, który łączy funkcje CRM, automatyzacji marketingu, wbudowanego czatu i telefonii w jednym interfejsie. Celem jest zapewnienie zespołom pełnego kontekstu interakcji z klientem i umożliwienie dostarczania spersonalizowanych doświadczeń. Freshworks podkreśla łatwość wdrożenia i obsługi.

Ważne cechy

Freshsales oferuje szereg funkcji. Zarządzanie kontaktami i transakcjami obejmuje widok 360° klienta prezentujący wszystkie informacje i historię interakcji (e-mail, czat, telefon, SMS, social media). Umożliwia zarządzanie kontaktami, kontami i transakcjami (deals), z osią czasu aktywności oraz automatycznym wzbogacaniem profili (dostępne w planie Enterprise).

Zarządzanie lejkiem sprzedaży opiera się na wizualnym lejku w formie tablicy Kanban, ułatwiającym śledzenie postępów. Wyższe plany (Pro) umożliwiają tworzenie wielu lejków dla różnych procesów. Dostępne jest śledzenie etapów i prognozowanie sprzedaży.

Komunikacja wielokanałowa obejmuje wbudowany telefon z możliwością wykonywania/odbierania połączeń z CRM, kupowania numerów, nagrywania rozmów (dostępny w planie Free). Integracja e-mail zapewnia dwukierunkową synchronizację, wysyłanie spersonalizowanych/masowych e-maili, szablony, śledzenie i powiadomienia. Wbudowany live chat (dostępny w planie Free) można umieścić na stronie WWW. Obsługuje integracje z komunikatorami jak WhatsApp Business, Facebook Messenger, Apple Business Chat.

Automatyzacja obejmuje przepływy pracy (Workflows) do automatyzacji zadań i procesów (podstawowe w Growth, zaawansowane w Pro) oraz sekwencje sprzedaży do pielęgnowania leadów i prospecting (z limitami zależnymi od planu). Reguły automatycznego przypisywania leadów i transakcji są dostępne od planu Pro.

Sztuczna inteligencja Freddy AI jest głęboko zintegrowana, oferując scoring kontaktów i transakcji (ocena potencjału na podstawie zachowań – od Pro, podstawowy w Growth), wgląd w transakcje (rekomendacje kolejnych kroków – od Pro), predyktywne prognozowanie (od Enterprise), pomoc w generowaniu treści e-maili, wykrywanie duplikatów, wykrywanie odpowiedzi „poza biurem” i boty do generowania leadów.

Aktualny cennik

Freshsales oferuje darmowy plan oraz trzy plany płatne. Poniżej ceny przy płatności miesięcznej. Płatność roczna oferuje zniżki.

Płatność roczna obniża koszt (np. Growth za 9 $/miesiąc). Dostępne są płatne dodatki:

• moduł CPQ (od 19 $/mies./użytkownik)
• dodatkowe sesje AI Agent (100 $ za 1000 sesji)
• dodatkowe workflow (5 $ jednorazowo za 10)