Przykład: od programu edukacyjnego do ponownego wsparcia
Fundraising obejmuje więcej niż pozyskanie pojedynczej wpłaty. Zespół musi rozumieć historię darczyńcy, etap rozmowy, powiązanie z kampanią i następne działanie — także wtedy, gdy relacja przechodzi między różnymi osobami.
CRM for fundraising w Bitrix24 porządkuje te informacje wokół procesu darczyńcy: od identyfikacji i pierwszego kontaktu, przez propozycję wsparcia i wpłatę, po podziękowanie oraz kolejne zaangażowanie. Każdy rekord może zawierać kontekst relacji, właściciela i zaplanowany krok.
Komunikacja po wpłacie i przed kolejną kampanią
Wpłata nie kończy relacji. Warto zaplanować podziękowanie, przekazanie informacji o rezultatach kampanii oraz kontakt przed kolejną prośbą o wsparcie.
Historia komunikacji i kolejne działania zapisane przy profilu darczyńcy pomagają prowadzić ciągłą relację, zamiast traktować każdą kampanię jako osobny kontakt.
Profil darczyńcy z pełną historią relacji
Praca z darczyńcą zaczyna się od kontekstu. W jednym profilu zespół może zachować dane kontaktowe, historię rozmów, udział w kampaniach, wcześniejsze zaangażowanie i notatki dotyczące kolejnych kroków.
- łatwiej przygotować się do następnej rozmowy,
- można dopasować komunikację do historii relacji,
- zmiana osoby prowadzącej nie oznacza utraty kontekstu.
Etapy od pierwszego kontaktu do wpłaty
Pipeline fundraisingowy może odzwierciedlać rzeczywisty cykl relacji: identyfikację potencjalnego darczyńcy, pierwszy kontakt, rozmowę, propozycję wsparcia, deklarację i wpłatę.
Przy każdym rekordzie zespół widzi etap, właściciela i potrzebne działanie. Dzięki temu łatwiej ustalić priorytety oraz odróżnić relacje wymagające rozmowy od tych, które czekają na potwierdzenie lub dalszą opiekę.
Kampania powiązana z działaniami zespołu
Kampania fundraisingowa łączy komunikację, rozmowy, materiały, deklaracje i podziękowania. Powiązanie tych działań z kontaktami oraz etapami pozwala zachować spójność pracy wokół konkretnego celu.
Koordynator może przypisać zadania i terminy, a osoby prowadzące relacje sprawdzają kontekst bezpośrednio przy rekordzie darczyńcy.
Przykład: od programu edukacyjnego do ponownego wsparcia
Fundacja rozpoczyna kampanię na rzecz lokalnego programu edukacyjnego. Potencjalny darczyńca trafia do CRM, a osoba odpowiedzialna zapisuje pierwszy kontakt i kwalifikuje relację. Po rozmowie rekord przechodzi do etapu propozycji wsparcia, z zadaniem przygotowania materiałów i terminem kolejnego kontaktu.
Po deklaracji zespół aktualizuje etap, rejestruje wpłatę i planuje podziękowanie. Przed następną kampanią może wrócić do historii relacji i przygotować komunikację adekwatną do wcześniejszego zaangażowania.
Właściciel relacji i kontrola postępu
Relacja z darczyńcą może przechodzić między osobami odpowiedzialnymi za kwalifikację, komunikację i kampanię. Jasne przypisanie właściciela rekordu oraz kolejnego działania ogranicza ryzyko pozostawienia kontaktu bez opieki.
Widok pipeline pomaga koordynatorowi sprawdzić, które relacje wymagają uwagi, gdzie kampania zwalnia i jakie działania zaplanowano na najbliższy czas.
