10 wskazówek dla przedsiębiorców, jak poradzić sobie z nadmiernym obciążeniem pracą

Od czasu do czasu większość z nas czuje, że ma za dużo pracy. Sytuacja staje się jeszcze gorsza, jeśli chodzi o przedsiębiorców i właścicieli małych firm. Wiemy, jak wygląda nadmierne obciążenie pracą: popełniasz błędy, nie dotrzymujesz terminów, sytuacja wymyka się spod kontroli.

To szkodzi Twojej firmie, poziom stresu rośnie wraz z każdym dodatkowym zadaniem, i jeśli wkrótce tego nie zrozumiesz, może dojść do wypalenia zawodowego.

Specjalnie dla przedsiębiorców przygotowaliśmy 10 wskazówek, na temat zapobiegania i przezwyciężania wypaleniu zawodowemu.

Spis treści:

FAQ

1. Zmień sposób, w jaki postrzegasz swoją pracę

Percepcja jest wszystkim. Teoretycznie mógłbyś mieszkać pod mostem w dziurawym namiocie, ale dopóki patrzysz na to pozytywnie, będziesz szczęśliwy.

Na szczęście możesz zmieniać swoją percepcję. Kiedy zauważysz te charakterystyczne sygnały świadczące o tym, że pracujesz za dużo - spocone dłonie, mgła mózgowa, przyspieszone bicie serca - zatrzymaj się na chwilę i porozmawiaj ze sobą o czymś pozytywnym. Zamiast mówić „jak mam wykonać to gigantyczne zadanie?”, zadaj sobie pytanie „jaki jest następny krok, który mogę zrobić, aby wykonać je tak profesjonalnie, jak to tylko możliwe?” W ten sposób możesz skupić się tylko na zadaniu, wiedząc dokładnie, że jest to najlepsza rzecz, jaką możesz w tej chwili zrobić.

2. Zapisuj wszystko

W większości przypadków problemem nie jest ilość pracy, którą musisz wykonać, ale paraliżujący strach przed porażką, który się z tym wiąże. Duża część tego strachu wynika z tego, że rozpoczynasz zadanie z czystą kartą i nie chcesz, by pierwsze słowo było ”źle”.

Jednym ze sposobów przezwyciężenia przeciążenia pracą tego rodzaju jest otwarcie dokumentu i zapisywanie pomysłów, informacji dotyczących zadania bez żadnego zastanowienia. Zapisz wszystko, co przychodzi do głowy, jakby nikt nie patrzył. Spójrz, w ciągu pięciu minut rozpocząłeś pracę nad swoim zadaniem.

Po pięciu minutach możesz już zacząć wprowadzać zmiany, aby informacje byli bardziej zrozumiałe.

3. Priorytetuj swój sen

Jasne, jesteś dość nieproduktywny, kiedy śpisz, ale to przynajmniej podstawa produktywności następnego dnia. Tak wielu przedsiębiorców pracuje zbyt ciężko i zaniedbuje sen. 

Wysypiając się, pozwalasz swojemu mózgowi odpocząć i być dobrze przygotowanym na nadchodzący dzień. W ten sposób widzisz wszystko wyraźniej i podejmujesz lepsze decyzje w pracy.

Jednak nie zawsze jest to łatwe. Kiedy jesteś przytłoczony pracą, zaczynasz pracować w nocy. Ale o wiele lepiej jest iść spać o zwykłej porze i obudzić się wcześniej, aby kontynuować. Po długim dniu pracy częściej popełniasz błędy, rozpraszasz się, a proste zadania stają się dla Ciebie żmudnymi wyzwaniami.

I odwrotnie, ludzie są najbardziej kreatywni i zmotywowani z samego rana (oczywiście po wstaniu z łóżka), więc po odpoczynku możesz znacznie lepiej wykonywać swoją pracę.

Oprogramowanie do zarządzania obciążeniem pracą

Korzystaj z nowoczesnego i inteligentnego oprogramowania do zarządzania obciążeniem pracą. Monitoruj wydajność zadań w czasie rzeczywistym, popraw współpracę w zespole i zautomatyzuj workflow dzięki Bitrix24. Korzystaj z funkcji grywalizacji, aby mierzyć i być w stanie zmniejszyć stres związany z pracą.
Wypróbuj teraz

4. Nauka odseparowania się

Nic dziwnego, że tak wielu przedsiębiorców zaczęło praktykować medytację w ciągu ostatniej dekady. Presja w pracy wzrosła, dlatego musimy znaleźć sposoby i czas na odpoczynek. Sen jest tutaj oczywiście kluczem, ale trzeba znaleźć również inne sposoby na odłączenie się od pracy (i od ekranów), gdy nie śpisz.

Typowe sposoby odłączenia się od przeciążenia pracą:

• medytacja,
• sport,
• ogrodnictwo,
• hobby artystyczne,
• czytanie,
• gotowanie,
• próbowanie nowych hobby.

5. Śledź jak spędzasz czas: oprogramowanie do monitorowania czasu

Oprogramowanie do monitorowania czasu ma złą reputację w przypadku używania w niewłaściwy sposób, ale jeśli jesteś przepracowany, jest to niesamowite narzędzie do wydostania się z rutyny.

Wielu z nas czuje, że po prostu nie ma wystarczającej liczby godzin pracy i kończy każdy dzień z poczuciem, że nic nie osiągnęliśmy. Ale dzięki urządzeniu do monitorowania czasu możesz wskazać swoje słabe punkty a następnie je poprawić. Aby to zadziałało, musisz dokładnie zaplanować każdą część dnia. Zamiast „porannych połączeń”, zidentyfikuj każde połączenie, aby zobaczyć, które z nich są szybkie, a które zajmują dużo czasu.

Oczywiście słoń w salonie tutaj to media społecznościowe. Zostały zaprojektowane, aby zapewnić nam rozrywkę i zaangażowanie, dopóki nasz organizm nie zasygnalizuje, że jesteśmy odwodnieni. Kiedy więc Twój program do monitorowania czasu zasugeruje usunięcie aplikacji mediów społecznościowych, spójrz również na inne obszary, które możesz usprawnić. Od klientów które bardzo lubią rozmawiać po zbyt długi czas poświęcony na tworzenie projektów. Zwykle istnieje proste rozwiązanie.

6. Korzystaj z technologii

Jeśli nie spieszysz się z wykorzystaniem technologii, ta wskazówka jest przeznaczona dla Ciebie. Technologia może znacząco ułatwić Ci życie.

Prostym przykładem jest wykorzystanie CRM jako osobistego asystenta. Zamiast przeglądać wiadomości e-mail w poszukiwaniu tego jednego adresu od firmy, którą poznałeś na konferencji trzy lata temu, możesz przechowywać wszystko w jednej przeszukiwalnej bazie danych. Co więcej, najlepsze narzędzia będą rejestrować każdą interakcję z firmami i klientami i pozwolą Ci dodawać specjalne notatki. Będziesz miał wszystkie informacje pod ręką, nie wkładając w to prawie żadnego wysiłku. A kto by tego nie chciał?

To nie jedyny sposób na oszczędzanie czasu. Jak wspomnieliśmy wcześniej, Twój program do monitorowania czasu może pokazać, że spędzasz dużo czasu na tworzeniu projektów. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do zarządzania projektami możesz raz ustawić i zapisać szablon dla powtarzających się projektów, aby następnym razem wystarczyło jedno kliknięcie.

7. Zautomatyzuj te drobne zadania

Jeśli masz zbyt wiele zadań i za mało czasu, warto zacząć korzystać z automatyzacji. Automatyzacja pozwala zaoszczędzić czas, który zabierają proste, powtarzalne zadania.

Ale to nie jedyna funkcja tego narzędzia. Możesz również zmniejszyć liczbę błędów, które tak łatwo popełnić, gdy nie możesz poświęcić całej uwagi jednej czynności.

Jakie są przykłady automatyzacji?

Fragmenty wiadomości e-mail to fragmenty tekstu, których można używać zamiast pisać pełną wiadomość e-mail. Są szczególnie przydatne, jeśli chodzi o wiadomości z podziękowaniami i e-maile z fakturami. Ten pomysł na automatyzację może wydawać się nieznaczny, ale jeśli zsumujesz cały czas spędzony na pisaniu pełnych e-maili, zobaczysz, że pomoże zaoszczędzić dużo czasu.

Możesz także za jednym razem skonfigurować wydarzenia cykliczne, zamiast tworzyć spotkania co tydzień o tej samej porze.

Czasami wymagane jest, aby przydzielaniem zadań zajmował się kierownik, a nie program. Ale zwykle możesz zaprogramować swój CRM tak, aby za każdym razem przypisywać nowe leady do innego przedstawiciela handlowego, upewniając się, że nie ma już zbyt wiele pracy

8. Poznaj różnicę między ważnym a pilnym. Wykorzystaj tę wiedzę podczas planowania zadań

Macierz Eisenhowera pomaga podzielić zadania na cztery grupy:

• ważne i pilne;
• ważne, ale niepilne;
• pilne, ale nieważne;
• nieważne i niepilne.

Zadania, które są pilne i ważne, takie jak dotrzymanie terminu w pracy z czołowym klientem, powinny natychmiast znaleźć się na szczycie listy priorytetów.

Te z drugiej kategorii mogą być takie jak opublikowanie posta na blogu. Tak, czas ma znaczenie, ale to nie koniec świata, jeśli zadanie to nie zostanie zrobione w określonych ramach czasowych. Tego rodzaju zadania doskonale nadają się do delegowania. Daj swojemu zespołowi możliwość podejmowania decyzji i uwolnij swój czas.

Niepilne, ale ważne zadania zazwyczaj obejmują planowanie strategiczne, budowanie sieci kontaktów, itp. Nie należy o nich zapominać. Najlepszym sposobem radzenia sobie z tymi zadaniami jest ich zaplanowanie. Dodaj je do swojego kalendarza i ustaw powiadomienia, aby wykonać je na czas.

Nieważne i niepilne? Myślę, że znasz odpowiedź - wyrzuć je do kosza.

Tego rodzaju zadania mogą obejmować odpowiadanie na nieistotne zimne wiadomości e-mail lub cokolwiek innego, co nie jest zgodne z Twoimi celami.

9. Wizualny panel nawigacyjny Twoich zadań

Wizualizacja Twoich planów może wydawać się bardziej estetycznym niż praktycznym działaniem, ale w rzeczywistości niesie ona ze sobą ogromne korzyści.

Weźmy na przykład tablicę Kanban. Każde zadanie jest przedstawione w formie karty z jasno określonymi osobami odpowiedzialnymi, terminem ostatecznym i instrukcjami. Wszystkie zadania możesz uporządkować w kolumny. Po lewej stronie: zadania do zrobienia. W środku: zadania w toku. Po prawej: ukończone zadania.

Dlaczego więc jest to takie przydatne?

Po pierwsze, zawsze wiesz, jakie zadania trzeba wykonać teraz, a gdy znajdziesz czas, możesz zająć się zadaniami, które były odłożone na później.

Po drugie, jeśli masz nadmiar zadań, możesz łatwo przekazać jedno z nich swojemu zespołowi. Osoba, która stanie się odpowiedzialna za wykonanie zadania, otrzyma powiadomienie, a Ty będziesz mógł trochę odpocząć.

Po trzecie, chociaż może się to wydawać trywialne, przenoszenie tych zadań od lewej do prawej strony jest reprezentacją postępu, a pod koniec miesiąca widzisz kolumnę pełną „ukończonych” zadań, które 30 dni temu wydawały się żmudne i skomplikowane.

10. Zmniejsz obciążenie pracą na samym początku: Ogranicz nadmiar pracy

Być może czytasz teraz te wskazówki i myślisz: „Wow, dzięki, monitorowałem swój czas, planowałem zadania jak strateg wojskowy i wciąż mam za dużo pracy”. Jeśli tak, to musisz ograniczyć nadmiar pracy na samym początku. Ty sam odpowiadasz za zarządzanie ilością zadań, które do Ciebie trafiają. Jeśli nadal akceptujesz zadania, nie ma powodu, aby ktoś inny myślał, że masz już za dużo pracy.

Dlatego być może naszą najlepszą wskazówką jest nauczenie się sztuki odmawiania. To wcale nie jest takie proste, jak się wydaje. Przedsiębiorca, który dopiero zaczyna, będzie chciał zająć się każdym nowym projektem a jeśli cierpi z powodu przeciążenia pracą, nie będzie mógł ocenić sytuację obiektywnie.

Używaj minimalnych akceptowalnych stawek. Wszystko, co jest poniżej ceny minimalnej, otrzymuje natychmiastowe (ale uprzejme) nie. Powinieneś też sprawdzić, czy praca, którą otrzymujesz od obecnych klientów, jest naprawdę tego warta? Czy Twoje zarobki uzasadniają przepracowane godziny? Czy często dzień pracy przekształca w wieczór pracy?

Jeśli czujesz, że masz za dużo pracy i za mało czasu, pamiętaj, że istnieją różne strategie i narzędzia, które mogą ułatwić Ci życie. 

Polecamy korzystanie z Bitrix24. Od oprogramowania do zarządzania projektami i monitorowania czasu po CRM i nieograniczoną liczbę kalendarzy, Bitrix24 zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do prowadzenia firmy.

Więc jeśli chcesz poznać oprogramowanie, które pomoże Ci przezwyciężyć przeciążenie pracą, zarejestruj się w Bitrix24 za darmo już dziś!