15 Podstawowych Funkcji, których Potrzebuje Każde Oprogramowanie do Zarządzania Projektami w 2022 r.

Spis treści:

1. Dostęp do chmury — idealnie dla zespołów pracujących w trybie zdalnym i dla zespołów pracujących w biurze
2. Bezproblemowa kompatybilność na wszystkich urządzeniach
3. Dostęp dla nieograniczonej liczby użytkowników
4. Dużo miejsca do przechowywania i udostępniania plików
5. Przejrzyste, szczegółowe karty zadań - nie przegap sedna
6. Spersonalizowane zadania dla zwiększenia poczucia odpowiedzialności
7. Workflow wielokrotnego użytku
8. Zarządzanie czasem w celu precyzyjnego planowania
9. Kalendarze, dzięki którym będziesz na bieżąco i na czas
10. Automatyzacja usprawniająca Twoje procesy
11. Narzędzia komunikacji na każdą sytuację
12. Wizualizacje potrzebne do wyjaśnienia projektów
13. Analityka do oceny i poprawy
14. Integracje z innymi Twoimi narzędziami
15. Natywna integracja - wiele innych funkcji

FAQ

Przy tak wielu dostępnych narzędziach trudno jest stwierdzić, które funkcje oprogramowania do zarządzania projektami są podstawowe, a które są dodatkowe. Tak czy inaczej, chcesz uzyskać najwyższy zwrot z inwestycji przy zakupie programu, a my służymy pomocą.

Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym w zarządzaniu projektami, czy chcesz tylko dowiedzieć się o najnowszych trendach, poinformujemy Ci o tym, co się dzieje obecnie na rynku i co może dać Twojemu zespołowi przewagę nad konkurencją.

1. Dostęp do chmury — idealnie dla zespołów pracujących w trybie zdalnym i dla zespołów pracujących w biurze

Zacznijmy od podstaw. Możliwość dostępu do platformy z dowolnego miejsca jest obecnie jedną z podstawowych funkcji oprogramowania do zarządzania projektami, a każde narzędzie, które nie może tego zapewnić, powinno zostać od razu usunięte z listy.

2. Bezproblemowa kompatybilność na wszystkich urządzeniach

Ściśle związane z dostępem zdalnym jest to, że możesz uzyskać dostęp do swojego oprogramowania z dowolnego urządzenia, które masz pod ręką. Najlepsze rozwiązania do zarządzania projektami będą dostępne na iOS i Android bez dodatkowych kosztów dla całego Twojego zespołu. Skorzystaj z bezpłatnej wersji próbnej, zanim zdecydujesz się na wybór aplikacji. Niektóre narzędzia mają problemy, jeśli chodzi o ich mobilną wersję.

Kompatybilność mobilna to bardzo przydatna opcja, jeśli musisz pracować nie tylko przy biurku. Możesz być na bieżąco ze wszystkimi aktualizacjami za pośrednictwem powiadomień. Chodzi tutaj o terminy końcowe, wzmianki i wszystko, co zdecydujesz się ustawić na swoim telefonie.

3. Dostęp dla nieograniczonej liczby użytkowników

Jasne, może nie masz teraz dużego zespołu, ale jedną z najczęściej pomijanych funkcji oprogramowania do zarządzania projektami jest możliwość jednoczesnego logowania wszystkich. Dzięki możliwości ustawiania uprawnień dostępu możesz ograniczyć dostęp do określonych plików i zabezpieczyć swoje pliki.

Podczas gdy niektóre narzędzia będą pobierać opłatę za każdego użytkownika, co może dość szybko zwiększyć koszty, platformy takie jak Bitrix24 zapewniają stałą opłatę dla całej firmy. Możliwość dodania nieograniczonej liczby użytkowników od samego początku pozwala lepiej przewidywać przyszłe budżety. Kiedy zdecydujesz się na rozwój, liczba Twoich pracowników może szybko wzrosnąć, więc najlepiej jest wybrać systemy do zarządzania projektami, które nie posiadają limitu użytkowników.

4. Dużo miejsca do przechowywania i udostępniania plików

Naprawdę potrzebujesz systemu przechowywania danych w chmurze, jeśli zamierzasz korzystać z rozwiązań do zarządzania projektami. Prawie każde zadanie, nad którym będziesz pracował, będzie wymagało dokumentu (lub trzech), a posiadanie scentralizowanego miejsca do przechowywania wszystkich plików jest absolutnie niezbędne. Wszyscy członkowie Twojego zespołu powinni mieć dostęp do Twoich dokumentów po zalogowaniu, jednocześnie chroniąc je przed osobami z zewnątrz.

Jedną z rzeczy, na które należy zwrócić uwagę, jest ilość dostępnego miejsca. Niektóre rozwiązania do zarządzania projektami oferują minimalną ilość miejsca, i będziesz musiał przepłacić za uaktualnienie.

5. Przejrzyste, szczegółowe karty zadań - nie przegap sedna

Nie ma sensu tworzyć wielu zadań w swoim projekcie, jeśli ludzie nie wiedzą, co z nimi zrobić. Jedną z podstawowych funkcjonalności oprogramowania do zarządzania projektami powinien być szeroki zakres pól na każdej karcie zadań. Nie musisz wypełniać ich wszystkich, ale im więcej szczegółów wprowadzisz, tym lepszą pracę wykona Twój zespół.

Jeśli zastanawiasz się, o czym mówimy, pomyśl o celach SMART: skonkretyzowanych, mierzalnych, osiągalnych, istotnych i określonych w czasie. Zgodnie z tą filozofią Twoje zadania powinny zawierać jasne, szczegółowe instrukcje i docelowy poziom jakości. Jeśli czujesz, że jest to nieosiągalne dla jednej osoby, przypisz do zadania dwie osoby. Pokaż jego znaczenie, łącząc go z innymi zadaniami, i określ czasowo, dodając termin ostateczny (z kilkoma przypomnieniami na wszelki wypadek).

6. Spersonalizowane zadania dla zwiększenia poczucia odpowiedzialności

Jeśli kiedykolwiek korzystałeś z narzędzia, które nie pozwala na przypisanie odpowiedzialnych osób do każdego zadania, wiesz, jak ważna jest ta funkcja. Tworząc zadania, musisz wiedzieć, kto jest odpowiedzialny, kto jest twórcą zadania, kto jest uczestnikiem i kto jest obserwatorem. To zwiększa poczucie odpowiedzialności pracowników i ostatecznie zapewnia wykonanie zadań.

Każda osoba, która jest zaangażowana w pracę nad zadaniem otrzymuje powiadomienia o każdej aktualizacji, zmianie terminu i wzmiance. W ten sposób Twój zespół może komunikować się w ramach samego zadania — pewna strategia, aby zadania nie mogły pozostać niezauważone.

7. Workflow wielokrotnego użytku

Oprócz funkcji strukturalnych i administracyjnych zagłębimy się teraz w funkcjonalności oprogramowania do zarządzania projektami, które bezpośrednio pozwalają na realizację zadań.

Wśród najbardziej praktycznych funkcji, które możesz uzyskać w swoich projektach, są workflowy. Łącząc szereg powiązanych ze sobą zadań, workflowy łączą wszystkie elementy niezbędne do osiągnięcia określonych celów. Na przykład może łączyć pisanie tekstu, projektowanie obrazów i zatwierdzanie przez kierownictwo.

W przypadku powtarzających się zadań możesz zapisywać workflowy. Będą gotowe do wykorzystania za jednym kliknięciem następnym razem.

8. Zarządzanie czasem w celu precyzyjnego planowania

Śledzenie czasu pracy to świetna miara wydajności. Nie jest to jednak główny powód, dla którego to jedna z najlepszych funkcji oprogramowania do zarządzania projektami.

Kiedy organizujesz złożone projekty, trudno jest dokładnie określić przewidywany czas. Ale tu właśnie są przydatne funkcje śledzenia czasu. Prawdopodobnie będziesz miał sporo podobnych do siebie powtarzających się zadań. Chodzi tutaj np. o newslettery lub rozmowy telefoniczne z klientami.

Zaawansowane Zarządzanie Projektami

Efektywne planowanie i śledzenie projektów. Zmotywuj swój zespół do bardziej wydajnej pracy za pomocą ponad 35 narzędzi online.
Wypróbuj już teraz

9. Kalendarze, dzięki którym będziesz na bieżąco i na czas

Kontynuując temat czasu, aplikacja do zarządzania projektami, która nie ma wbudowanego kalendarza, nie będzie dla Ciebie pomocna. Przede wszystkim potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci w dotrzymywaniu terminów. Gdy Twój zespół rano otwiera swoje kalendarze, chcesz, aby zadania o wysokim priorytecie były na pierwszym planie.

Możesz pójść o krok dalej, dołączając przypomnienia do każdego terminu. Zamiast przypominać każdemu pracownikowi o pracy nad jakimś zadaniem, zadba o to Twój kalendarz.

Na koniec, jednym kliknięciem przycisku, możesz ustawić powtarzające się zadania, aby powtarzały się co tydzień, codziennie, a nawet dostosować własną sekwencję powtarzania.

10. Automatyzacja usprawniająca Twoje procesy

Automatyzacja to zestaw funkcji oprogramowania do zarządzania projektami, które wykorzystują algorytmy do przyspieszania codziennych zadań. Dają każdemu zespołowi ogromny impuls w wykonywaniu zadań, wykonując dużo pracy za Ciebie.

Jednym z przykładów automatyzacji jest przydzielanie zadań. Gdy tylko jedno zadanie zostanie oznaczone jako ukończone, przydzielone zostanie kolejne, a osoba odpowiedzialna dostanie powiadomienie. Podobnie możesz automatycznie uruchomić workflow, gdy pojawi się nowy lead.

Zasadniczo wszystko, co jest powtarzalne i dotyczy czynności administracyjnych, można zautomatyzować, dzięki czemu jest to jedna z najlepszych funkcji oprogramowania do zarządzania projektami.

11. Narzędzia komunikacji na każdą sytuację

Komunikacja w biznesie to podstawa efektywności, a tym bardziej dla zespołów zdalnych. Zamiast integrować szereg kanałów komunikacji, przyjrzyj się wbudowanym funkcjom komunikacyjnym oprogramowania do zarządzania projektami.

Większość narzędzi umożliwia pozostawienie wiadomości w ramach każdej karty zadania. Jednak najlepsze programy zapewniają dostęp do wielu innych dodatkowych funkcji komunikacyjnych. Komunikator jest najbardziej praktycznym rozwiązaniem, a dzięki połączeniom wideo możesz organizować spotkania bezpośrednio z oprogramowania do zarządzania projektami.

Dzięki przechowywaniu wszystkich wiadomości i informacji w jednym wygodnym narzędziu, możesz łatwo śledzić każdą interakcję bez potrzeby przełączania się między aplikacjami.

12. Wizualizacje potrzebne do wyjaśnienia projektów

Ludzie mają różne sposoby patrzenia na rzeczy, a systemy zarządzania projektami nie powinny się różnić!

Szukaj narzędzi, które oferują tablice Kanban. To jeden z najskuteczniejszych sposobów prowadzenia zwinnych zespołów, dzięki któremu każda osoba może zobaczyć postęp projektu w jednym, wygodnym widoku. Pracownicy nie tylko mają łatwy dostęp do własnych zadań, ale widzą je w kontekście całego projektu — doskonałe do utrzymywania motywacji zespołów.

Wykresy Gantta to kolejna popularna wizualizacja, która koncentruje się bardziej na terminach. Jest doskonała dla kierowników projektów, którzy chcą określić, ile czasu zajmie każde zadanie, i znaleźć luki, które można dobrze wykorzystać.

13. Analityka do oceny i poprawy

„Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie będziesz mógł tego poprawić” – to słowa przytaczane na wielu szkoleniach z zakresu zarządzania. Więc analityka jako jedna z funkcji oprogramowania do zarządzania projektami, może znacznie poprawić Twoje podejście do zarządzania firmą.

Najlepsze platformy zapewniają narzędzia analityczne. Narzędzia te obliczają wskaźniki, takie jak czas poświęcony na pracę, liczba zaległych zadań i liczba sfinalizowanych deali. Instrumenty analityczne są świetne do mierzenia indywidualnych i zespołowych wskaźników KPI, można je również wykorzystać do kierowania swoją strategią w przyszłości.

14. Integracje z innymi Twoimi narzędziami

Nie ma nic gorszego niż konieczność kopiowania, wklejania danych i przełączania się między zupełnie nowym systemem do zarządzania projektami a obecnymi narzędziami.

Każde oprogramowanie do zarządzania projektami, które jest warte uwagi, powinno oferować integracje z najpopularniejszymi platformami do komunikacji oraz systemami CRM, które pozwolą Ci w pełni wykorzystać oba narzędzia w jednym miejscu bez konieczności przełączania się między zakładkami.

Jednak chociaż integracje nadal zajmują szczególne miejsce we wszelkiego rodzaju oprogramowaniach biznesowych, szybko są wyprzedzane przez platformy typu „wszystko w jednym”. Porozmawiamy o tym w dalszej części naszego artykułu.

15. Natywna integracja - wiele innych funkcji

Integracje z rozwiązaniami innych firm są świetne, ale po co płacić za wiele narzędzi, skoro możesz mieć je wszystkie w jednym miejscu? Przyszłościowe platformy, takie jak Bitrix24, naprawdę wyprzedzają konkurencję, jeśli chodzi o system typu „wszystko w jednym”.

Możesz nie tylko pracować z klientami za pomocą funkcji CRM, ale także zautomatyzować zatrudnianie za pomocą systemu HRIS. Możliwości tego oprogramowania wykraczają poza podstawowe możliwości oprogramowania do zarządzania projektami. Rezultatem jest znacznie wygodniejsze korzystanie z programu na komputerze (lub na urządzeniu mobilnym), ponieważ możesz zarządzać wszystkimi procesami biznesowymi w jednej prostej, ale wydajnej aplikacji.

Jeśli nie słyszałeś wcześniej o jakichkolwiek funkcjach oprogramowania do zarządzania projektami omówionych w tym artykule, teraz o nich wiesz! Ale smutna prawda jest taka, że chociaż niektórzy z największych producentów nadążają za rynkiem pod względem automatyzacji i wizualizacji, nie rozszerzyli swojej działalności na tworzenie uniwersalnych narzędzi biznesowych.

To oczywiście nie dotyczy Bitrix24. Bitrix24 od samego początku został zaprojektowany z myślą o zapewnienie wszystkich potrzeb Twojej firmy, od zarządzania zadaniami i komunikacji po marketing, tworzenie stron internetowych i zarządzanie HR.

To rozbudowany system, który spełnia wszystkie potrzeby Twojej organizacji.

Zarejestruj się w Bitrix24 już dziś i wypróbuj sam.

FAQ