8 Cech Idealnego Oprogramowania do Zarządzania Projektami w Małej Firmie

Spis treści

Prowadzenie małej firmy nie jest prostym zajęciem. Intensywność pracy w niewielkich zespołach, a nawet samodzielnie, nie jest bowiem wcale mniejsza niż w przypadku kompleksowych projektów korporacyjnych. Jak twierdzi bowiem Sun Tzu w klasycznym dziele „Sztuka wojny”, chętnie czytanym dziś przez menedżerów, „Kierowanie wieloma ludźmi zbliżone jest do kierowania małą grupą. To kwestia odpowiedniej organizacji.”

Jeśli więc zastanawiasz się  jak polepszyć organizację w małej firmie i chcesz zapanować nad szybko rozwijającą się firmą, warto wybrać dobre oprogramowanie które wydatnie Ci w tym pomoże. Na rynku istnieje jednak całkiem sporo narzędzi, a więc wybór może nie być prosty. Rozważymy tutaj, co powinno składać się na idealną platformę projektową i CRM, przeznaczoną dla mniejszych podmiotów.

1. Wiele opcji zadań i projektów

Niezależnie od tego, czy pracujesz samodzielnie, czy masz do dyspozycji nawet niewielki zespół w firmie, możliwość zarządzania zadaniami jest bardzo użyteczna w efektywnej produkcji usług. Przejście z ustnych poleceń i wysyłania e-maili na interaktywny panel, w którym kilkoma kliknięciami możesz dodawać zadania do wykonania to ogromna różnica.

W panelu zarządzania projektem będziesz mieć też możliwość dodawania plików, a także uzyskiwania powiadomień o nadchodzących wydarzeniach. Integracja z dyskiem Google czy kontami poczty pozwoli na włączenie do zadań także osób nie posiadających dostępu do systemu w twojej firmie. Natomiast definiowanie ról i członków zespołu pozwoli Ci upewnić się, że każdy z pracowników otrzyma przeznaczony tylko dla niego dostęp.

Użytecznym dodatkiem jest także efektywne zarządzanie projektami w formie wykresów i diagramów, jak również tablic Kanban, upraszczających pracę zespołową. Spotykamy je między innymi w Bitrix24, a celem tych pomocy jest przejrzysta prezentacja zadań do wykonania dla całego zespołu. Jeśli natomiast istotna jest dla ciebie efektywność pracy, warto skorzystać z funkcjonalności takich jak cele KPI oraz śledzenie czasu w jakim wykonywane są zadania.

2. Dobry kontakt z klientem

Udane zarządzanie relacjami z klientem wymaga poznania potrzeb klienta i szybkiej reakcji na jego potrzeby. Aby jak najskuteczniej zarządzać leadami, realizować sprzedaż i kontaktować się z wysoką precyzją, oprogramowanie powinno mieć rozbudowane funkcjonalności CRM online, czyli systemu do zarządzania relacjami z klientami.

CRM powinien posiadać funkcje generowania leadów przez wiele kanałów sprzedażowych, takich jak formularze na stronie internetowej, czaty, rozmowy telefoniczne i e-maile. Wiadomości od klientów powinny być zapisywane w jednym miejscu, dzięki czemu dostęp do pełnej historii kontaktu będzie możliwy w każdej chwili.

Przydatne jest też wdrożenie automatyzacji sprzedaży, mające szczególne znaczenie dla mniejszych firm. Jeśli nie posiadasz dedykowanego zespołu doradców handlowych, ta automatyzacja pozwoli Ci pozyskiwać klientów przy mniejszym zaangażowaniu, na przykład poprzez wysyłkę wiadomości po zdefiniowanych wydarzeniach, czy integrację z systemami mailingowymi.

Niektóre systemy zarządzania relacjami z klientem pozwalają nawet na integrację z aplikacjami takimi jak Telegram, Facebook, Instagram Direct czy WhatsApp. Konfiguracja chatbotów dla mediów społecznościowych umożliwi Ci sprawny pierwszy kontakt z klientem, zmniejszając ilość wymaganego nakładu pracy i czasu, na którego nadmiar z pewnością nie narzekasz.

3. Analityka sprzedaży i data mining

Jako właściciel małej firmy, zapewne nie dysponujesz dedykowanym działem zajmującym się analityką danych na temat pozyskiwania klientów, sprzedaży czy odwiedzin Twojej witryny. Na szczęście istnieją gotowe rozwiązania, które dostarczą niezbędnych informacji, nie tylko usprawniają procesy biznesowe. Analityka pomoże Ci też zwiększyć sprzedaż, kierując jeszcze lepiej środki na reklamę, czy wkład pracy w promocję firmy.

Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami powinno pozwalać włączyć takie narzędzia jak Google Analytics, Google Data Studio czy Microsoft Power BI, aby zapewnić kompleksowe informacje których potrzebujesz, w jednym miejscu.

Z pewnością nie trzeba nikogo przekonywać o wartości Business Intelligence dla rozwoju firmy, niezależnie od jej skali działalności. Analityka sprzedaży pomoże Ci odkryć nowe ścieżki i wpaść na innowacyjne pomysły – a przynajmniej zoptymalizować koszty marketingowe i zweryfikować potencjał istniejących klientów.

4. Pomoc w obsłudze systemu

Dla mniejszych firm nie posiadających własnego helpdesku, istotne jest także, aby w razie problemów technicznych lub bardziej skomplikowanych integracji, możliwe było zgłoszenie problemu. Jeśli instalujesz oprogramowanie open source na własnym serwerze możesz liczyć na siebie, albo ewentualnie na komercyjne usługi doradztwa.

Natomiast w przypadku oprogramowania takiego jak Bitrix24, dla płatnych planów możesz uzyskać dedykowane wsparcie. Obsługa pokieruje cię nie tylko do materiałów szkoleniowych i pomocy, ale także dostarczy pomocy przez live chat i formularz kontaktowy.
Co więcej, dla najbardziej wymagających klientów, możliwe są także wdrożenia z pomocą jednego z kilkunastu autoryzowanych partnerów Bitrix24 w Polsce. Umożliwi Ci to dostosowanie systemu do zarządzania projektami dokładnie tak, jak tego wymagasz.

5. Obsługa na urządzeniach mobilnych

Trudno oczekiwać od zabieganych właścicieli firm, aby pozostawali w biurze przez siedem dni w tygodniu. Jeżeli należysz do osób ciągle będących w ruchu, albo specyfika Twojej działalności wymaga od ciebie ciągłego bycia „w terenie”, docenisz możliwości systemu do zarządzania projektami w telefonie. Jak się szacuje, zdecydowanie ponad połowa użytkowników Internetu, przegląda dziś strony internetowe na smartfonie.

Interfejs idealnego mobilnego systemu CRM i projektowego powinien być wykonany w wersji responsive, to znaczy dostosowywać się do parametrów urządzenia takiego jak smartfon oraz tablet oraz do ekranu dotykowego. Przeglądanie postępów w pracy, przydzielanie zadań i wysyłanie wiadomości na smartfonie powinno być proste i wygodne.

Możliwość zainstalowania dodatkowej aplikacji na urządzenia mobilne z systemem Android lub iOS jeszcze bardziej zwiększa funkcjonalność obsługi na smartfonie i tablecie. Aplikacja mobilna powinna usprawniać produktywność, oferując te same funkcje, co desktopowa wersja na przeglądarkę. To szczególnie przydatne w firmach, w których duża część pracowników pracuje zdalnie.

Jako ciekawostkę podkreślającą znaczenie mobilnej obsługi systemów do zarządzania firmą możemy podać, że od 2020 roku z aplikacji mobilnej Bitrix24 na całym świecie skorzystało ponad 100 tysięcy zespołów. A liczba ta będzie ciągle rosła!

Darmowy CRM do zarządzania klientami

Zarządzaj klientami w łatwy i szybki sposób dzięki Bitrix24
Wypróbuj już dziś

6. Możliwość wypróbowania oprogramowania

Decyzja o wyborze jednego z systemów do zarządzania projektami w firmie nie jest prosta. Ale powinna ją ułatwić możliwość przetestowania aplikacji i kompleksowego wypróbowania jej funkcjonalności. Darmowa 30-dniowa wersja próbna CRM pozwoli ci w praktyce przekonać się, jakie są najmocniejsze cechy oprogramowania.

Demo pozwala też na weryfikację, czy system do zarządzania projektem odpowiada specyfice Twojej działalności gospodarczej. W biznesie decyzje należy podejmować na podstawie sprawdzonych i pewnych informacji. Dlatego wypróbowanie kilku systemów umożliwi Ci podjęcie decyzji, który z nich przyniesie najwięcej korzyści dla Twojej firmy.

7. Prosty interfejs

Zarządzanie projektem nie powinno być ani skomplikowane, ani pracochłonne. O ile starsze systemy do zarządzania w firmie były przeznaczone dla specjalistów i wymagały dużej wiedzy, dziś już tak nie jest. Prawidłowo zoptymalizowany interfejs musi ułatwiać dodawanie zadań, analizę danych czy konfigurację bez umiejętności kodowania oraz technicznej wiedzy.

Nawet jeżeli nie zarządzasz systemami IT albo nie jesteś programistą, nie powinieneś mieć problemu z obsługą starannie zaprojektowanego systemu. Nieskomplikowany interfejs to także niższe koszty wdrożenia. Dzięki temu, nie będziesz musiał długo szkolić nowych pracowników, którzy powinni płynnie korzystać z oprogramowania już po kilku godzinach pracy. W istocie, korzystanie nowoczesnych systemów zarządzania projektami nie jest wiele trudniejsze od korzystania z mediów społecznościowych.

Idealne oprogramowanie CRM powinno być więc równie proste w obsłudze jak Instagram, Facebook i Twitter. Sprawi to, że praca nad projektem będzie przyjemnością dla całego zespołu.

8. Wysokie bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo pracy nad projektami jest ważne nie tylko ze względu na Twoją firmę – odpowiadasz bowiem również za dane klientów. Ewentualne wpadki związane z kradzieżą lub wyciekiem danych mogą cię więc dużo kosztować. Aby zapewnić sobie spokój i chronić się przed włamaniami, warto sprawdzić czy wybrana platforma oferuje odpowiedni poziom bezpieczeństwa.

Hosting danych powinien być realizowany na serwerach z certyfikatami takimi jak PCI-DSS, czy HIPAA/HITECH, niezależnie od tego, czy oprogramowanie hostowane jest lokalnie, czy działa w chmurze.

Uzupełnienie tej warstwy ochrony jest jeszcze połączenie SSL, czyli szyfrowanie danych wysyłanych od klienta do serwera. Dzięki temu, przejęcie informacji w locie, podczas korzystania z publicznych sieci WiFi w praktyce nie jest możliwe. Dzięki temu, możesz pracować także korzystając z Internetu w kawiarni, na lotnisku, lub korzystając z Internetu w sieciach komórkowych.

Natomiast uwierzytelnianie dwuskładnikowe sprawi, że dostęp będzie możliwy po potwierdzeniu go tokenem w aplikacji lub wiadomości SMS. Dzięki temu nawet jeżeli hasło zostanie skradzione, przestępcy nie uzyskają dostępu do aplikacji.  

Wreszcie, wykonywanie regularnego backupu danych gwarantuje, że w razie awarii serwerów nie stracisz znaczących postępów w pracy. Kopie rezerwowe powinny być wykonywane możliwie często, a idealnie byłoby gdyby robiono je codziennie.

Ograniczaj koszty w małej firmie

Jako właściciel przedsiębiorstwa z pewnością dokładnie oglądasz każdą złotówkę. I słusznie, bo taka kontrola kosztów bezpośrednio przekłada się na rentowność przedsiębiorstwa. Jeśli szczegółowo liczysz wydatki, być może kusi cię bezpłatne oprogramowanie do zarządzania projektami.

Na rynku istnieje  całkiem sporo rozwiązań open source, z których skorzystasz bezpłatnie. Większość z nich ma jednak dość ograniczone funkcjonalności, albo nie jest często aktualizowana. Z kolei niektóre należy samodzielnie zainstalować na serwerze. Ich utrzymanie wiąże się więc i tak z dodatkowymi kosztami.

Dobrym wyborem dla małych firm o ograniczonym budżecie pozostaje w tej sytuacji Bitrix24. Ten system do zarządzania projektami w podstawowej wersji jest całkowicie bezpłatny, a do tego funkcjonuje jako oprogramowanie w chmurze, z możliwością opcjonalnej instalacji na własnej domenie.

Podstawowy plan Bitrix24 zapewnia podstawowe funkcjonalności współpracy, zadań i projektów, CRM oraz kreatora stron internetowych. Umożliwia także współpracę nieograniczonej liczbie osób. Jeżeli natomiast chcesz rozszerzyć nieco funkcjonalności Bitrix24,  możesz skorzystać z jednego z płatnych planów, zaczynających się od zaledwie 199 złotych miesięcznie. Zyskasz dzięki temu dodatkowe i użyteczne funkcje, takie jak możliwość tworzenia własnego sklepu online czy wsparcie techniczne. Zarządzanie projektami może więc być nie tylko łatwiejsze niż myślisz, ale również niedrogie!

Podsumowując: Warto sprytnie zarządzać z Bitrix24

Najkrótsza odpowiedź na pytanie o to, dla jakich firm jest przeznaczona platforma Bitrix24 brzmi: dla wszystkich. Bogate możliwości personalizacji, setki funkcjonalności i udane rozwiązania na każdą okazję zapewniają jeszcze więcej możliwości dla twojej firmy.

Prowadzisz biuro architektoniczne, świadczysz usługi informatyczne, a może sprzedajesz w małym sklepie internetowym lub robisz coś jeszcze innego? W takim razie platforma Bitrix24 zapewni Ci wszystko czego potrzebujesz, w jednym miejscu. To idealne rozwiązanie nie tylko dla dużych projektów, ale także dla małych przedsiębiorstw. A system CRM to tylko jedna z wielu funkcjonalności, jakie uzyskasz wybierając Bitrix24.

Przekonaj się, dlaczego ponad 12 milionów organizacji z całego świata wybrało Bitrix24 i zwiększ efektywność pracy w swojej firmie. Wypróbuj inteligentne zarządzanie projektami, odkrywając bogate funkcjonalności tej platformy.

FAQ: Często zadawane pytania o oprogramowanie do zarządzanie projektami