Tradycyjne, papierowe faktury stopniowo ustępują miejsca elektronicznym dokumentom, które można z łatwością przeglądać z dowolnego miejsca i o każdej porze.
Celem niniejszego artykułu jest przedstawienie tematu fakturowania online oraz omówienie jego głównych zalet i wad. Skupimy się przede wszystkim na programach do fakturowania działających w chmurze, analizując ich funkcjonalności, korzyści płynące z ich stosowania oraz potencjalne ryzyka.
Bitrix24 to kompleksowe rozwiązanie do wystawiania faktur i zarządzania płatnościami.
Załóż darmowe konto już dziśFakturowanie online to proces wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem specjalnych programów lub platform internetowych. Programy te, zwane również programami do fakturowania w chmurze, umożliwiają przedsiębiorcom zarządzanie dokumentami sprzedażowymi bez konieczności korzystania z tradycyjnych, papierowych formularzy.
Główna różnica między tradycyjnym a online'owym fakturowaniem polega na sposobie przetwarzania i przechowywania danych. W tradycyjnym modelu faktury wystawiane są ręcznie lub przy użyciu programów komputerowych, a następnie drukowane i wysyłane pocztą. Fakturowanie online eliminuje te etapy, umożliwiając generowanie, wysyłanie i archiwizowanie faktur w formie cyfrowej.
Programy do fakturowania online oferują szeroki zakres funkcji, usprawniających proces obsługi sprzedaży i zarządzania. Oto niektóre z nich:
Wystawianie faktur: programy umożliwiają wystawianie różnego rodzaju faktur, w tym VAT, proforma, korygujących, zaliczkowych i innych.
Wysyłka faktur: faktury można wysyłać do klientów bezpośrednio z programu za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Zarządzanie dokumentami: programy pozwalają na przechowywanie i archiwizowanie faktur w chmurze, co ułatwia ich wyszukiwanie i zarządzanie nimi.
Monitorowanie płatności: wiele programów oferuje funkcje monitorowania terminów płatności i wysyłania przypomnień do klientów.
Generowanie raportów: programy umożliwiają generowanie raportów i analiz dotyczących sprzedaży, co ułatwia kontrolę nad finansami firmy.
Fakturowanie online to nowoczesne i efektywne rozwiązanie dla firm każdej wielkości. Dzięki automatyzacji procesów i eliminacji papierowych dokumentów pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, a także usprawnić obsługę sprzedaży.
Fakturowanie online za pośrednictwem programów w chmurze niesie ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorców. Oto najważniejsze z nich:
Automatyzacja procesów: programy do fakturowania automatyzują wiele czynności, takich jak generowanie faktur, wypełnianie danych klienta, obliczanie podatków, wysyłka faktur i generowanie raportów. Dzięki temu przedsiębiorcy oszczędzają czas, który mogą przeznaczyć na inne, ważniejsze zadania.
Eliminacja kosztów: fakturowanie online eliminuje koszty związane z zakupem papieru, tonerów, kopert i znaczków pocztowych, a także koszty związane z drukowaniem i wysyłką faktur. Co więcej, programy w chmurze często oferują darmowe plany lub atrakcyjne cenowo abonamenty, co pozwala na dalsze oszczędności.
Brak konieczności instalacji i aktualizacji oprogramowania: programy w chmurze nie wymagają instalacji na komputerze, a ich aktualizacje odbywają się automatycznie. To eliminuje konieczność poświęcania czasu i zasobów na instalację i konserwację oprogramowania.
Dostęp z dowolnego miejsca: programy w chmurze są dostępne z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą wystawiać i zarządzać fakturami z biura, domu, a nawet w podróży.
Mobilność: wiele programów do fakturowania oferuje dedykowane aplikacje mobilne na smartfony i tablety, co pozwala na wystawianie faktur „w terenie”, np. u klienta.
Kopie zapasowe: dane przechowywane w chmurze są regularnie kopiowane, co minimalizuje ryzyko ich utraty w wyniku awarii sprzętu lub innych problemów.
Szyfrowanie danych: programy do fakturowania online stosują szyfrowanie danych, co chroni je przed nieautoryzowanym dostępem.
Ochrona przed utratą danych: w przypadku awarii komputera lub utraty danych, przedsiębiorcy mogą łatwo odzyskać swoje faktury z chmury.
Ograniczenie zużycia papieru: fakturowanie online eliminuje konieczność drukowania faktur, co przyczynia się do ochrony środowiska.
Wpływ na ochronę środowiska: wybierając fakturowanie online, przedsiębiorcy wspierają zrównoważony rozwój i ograniczają swój negatywny wpływ na środowisko.
Automatyczne generowanie raportów i analiz: programy do fakturowania online oferują narzędzia do generowania raportów i analiz, które pomagają w monitorowaniu sprzedaży i podejmowaniu decyzji biznesowych.
Monitorowanie płatności: programy umożliwiają monitorowanie terminów płatności i wysyłanie automatycznych przypomnień do klientów, co pomaga w utrzymaniu płynności finansowej.
Wsparcie dla wielu języków i walut: wiele programów do fakturowania online oferuje wsparcie dla wielu języków i walut, co ułatwia prowadzenie działalności międzynarodowej.
Ryzyko wycieku danych w przypadku ataku hakerskiego na dostawcę usługi: chociaż dostawcy programów do fakturowania stosują zaawansowane zabezpieczenia, nie można całkowicie wyeliminować tego ryzyka.
Konieczność wyboru wiarygodnego dostawcy: wybierając program do fakturowania online, należy zwrócić uwagę na wiarygodność dostawcy i stosowane przez niego zabezpieczenia. Warto wybierać renomowane firmy, które gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa danych.
Miesięczny lub roczny abonament za korzystanie z usługi: korzystanie z programów do fakturowania online wiąże się z koniecznością opłacania miesięcznego, lub rocznego abonamentu. W zależności od wybranego programu i pakietu koszty te mogą być zróżnicowane.
Możliwe dodatkowe opłaty za niektóre funkcjonalności: niektóre programy do fakturowania pobierają dodatkowe opłaty za dostęp do zaawansowanych funkcji, takich jak integracja z systemami księgowymi, obsługa wielu użytkowników lub generowanie raportów.
Wybierając program do fakturowania online i korzystając z niego na co dzień, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii:
Certyfikaty bezpieczeństwa: upewnij się, że dostawca programu posiada certyfikaty bezpieczeństwa, takie jak ISO 27001, potwierdzające stosowanie najwyższych standardów w zakresie ochrony danych.
Polityka prywatności i RODO: zapoznaj się z polityką prywatności dostawcy i sprawdź, w jaki sposób przetwarza on dane osobowe. Upewnij się, że dostawca spełnia wymogi RODO.
Opinie i recenzje: sprawdź opinie i recenzje innych użytkowników na temat bezpieczeństwa danego programu.
Silne hasła: używaj silnych, unikalnych haseł do swojego konta w programie do fakturowania. Hasło powinno składać się z liter, cyfr i znaków specjalnych.
Regularna zmiana haseł: regularnie zmieniaj swoje hasła, np. co 3 miesiące.
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA): włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe, jeśli jest dostępne. To dodatkowa warstwa ochrony, która wymaga podania kodu z telefonu lub innego urządzenia oprócz hasła.
SSL/TLS: upewnij się, że program do fakturowania korzysta z protokołu SSL/TLS do szyfrowania danych przesyłanych między Twoim komputerem a serwerem.
Szyfrowanie w chmurze: sprawdź, czy dane przechowywane w chmurze są szyfrowane.
Regularne tworzenie kopii: regularnie twórz kopie zapasowe swoich faktur i innych danych.
Bezpieczne przechowywanie: przechowuj kopie zapasowe w bezpiecznym miejscu, np. na zewnętrznym dysku lub w innej chmurze.
Firewall: używaj firewalla do ochrony swojego komputera przed nieautoryzowanym dostępem.
Antywirus: zainstaluj program antywirusowy i regularnie go aktualizuj.
Szkolenia: przeszkól swoich pracowników z zakresu cyberbezpieczeństwa i bezpiecznego korzystania z programów do fakturowania online.
Rynek oferuje szeroki wybór programów do fakturowania online, które różnią się funkcjami, ceną i interfejsem. Poniżej przedstawiamy krótki przegląd kilku popularnych programów dostępnych w Polsce:
ifirma.pl: jeden z najpopularniejszych programów do fakturowania online w Polsce. Oferuje szeroki zakres funkcji, w tym wystawianie faktur, prowadzenie księgowości, kadr i płac, a także obsługę magazynu. ifirma.pl charakteryzuje się intuicyjnym interfejsem i dobrym wsparciem technicznym. Program dostępny jest w kilku wersjach abonamentowych, w zależności od potrzeb firmy.
Fakturownia.pl: prosty i intuicyjny program do fakturowania online, idealny dla małych firm i freelancerów. Umożliwia wystawianie faktur VAT, proforma i korygujących, a także generowanie raportów i monitorowanie płatności. Fakturownia.pl oferuje darmowy plan z ograniczoną liczbą faktur oraz płatne abonamenty z dodatkowymi funkcjonalnościami.
wfirma.pl: kompleksowy system do zarządzania firmą, w tym fakturowania, księgowości, kadr i płac. wfirma.pl oferuje szeroki zakres integracji z innymi systemami, a także możliwość dostosowania programu do indywidualnych potrzeb firmy. Program dostępny jest w kilku wersjach abonamentowych, w zależności od rozmiaru firmy i wymaganych funkcjonalności.
inFakt.pl: popularny program do fakturowania online, dedykowany małym firmom i freelancerom. Oferuje prosty i przyjazny interfejs, a także możliwość wystawiania faktur w kilku językach. inFakt.pl umożliwia również prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz rozliczanie podatku PIT.
Wybierając program do fakturowania online, warto zwrócić uwagę na następujące czynniki:
czy program oferuje wszystkie funkcje, których potrzebujesz?
czy koszt abonamentu jest adekwatny do funkcjonalności programu?
czy program jest łatwy w obsłudze i intuicyjny?
czy dostawca oferuje dobre wsparcie techniczne w przypadku problemów?
co inni użytkownicy sądzą o programie?
Dokładne porównanie ofert różnych dostawców pozwoli wybrać program do fakturowania online, który najlepiej spełni Twoje potrzeby i oczekiwania.
Współczesne programy do fakturowania online coraz częściej oferują integrację z systemami ERP (Enterprise Resource Planning). ERP to zintegrowany system informatyczny, który wspomaga zarządzanie wszystkimi zasobami firmy, w tym finansami, kadrami, produkcją, magazynem i sprzedażą. Co więcej, może usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie, umożliwiając wymianę informacji między różnymi działami.
Integracja programu do fakturowania z systemem ERP przynosi wiele korzyści, takich jak:
Kompleksowe zarządzanie firmą: wszystkie dane firmy, w tym faktury, zamówienia, dane klientów i informacje finansowe, są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia ich analizę i zarządzanie nimi.
Automatyzacja przepływu danych: dane z faktur są automatycznie przesyłane do systemu ERP, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i zmniejsza ryzyko błędów.
Poprawa efektywności procesów: integracja umożliwia automatyzację wielu procesów biznesowych, takich jak generowanie zamówień, wystawianie faktur, kontrola zapasów i monitorowanie płatności.
Lepsza kontrola nad finansami: integracja z systemem ERP ułatwia monitorowanie przepływów finansowych i analizę wyników finansowych firmy.
Od 1 stycznia 2022 roku w Polsce funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy Ministerstwa Finansów. KSeF jest systemem dobrowolnym, ale od 1 lutego 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT.
Korzyści z korzystania z KSeF to:
Bezpieczeństwo i wiarygodność faktur: faktury wystawiane w KSeF są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co gwarantuje ich autentyczność i integralność.
Szybszy obieg dokumentów: faktury wystawiane w KSeF są automatycznie przesyłane do odbiorcy, co skraca czas ich doręczenia.
Oszczędność czasu i pieniędzy: eliminacja papierowych dokumentów i automatyzacja procesów fakturowania pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze.
Ułatwienia dla organów podatkowych: KSeF ułatwia organom podatkowym kontrolę nad rozliczeniami VAT i zwalczanie oszustw podatkowych.
Programy do fakturowania online coraz częściej oferują integrację z KSeF, co umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio z programu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą łatwo przystosować się do nowych przepisów i korzystać z zalet fakturowania elektronicznego.
Dla kogo fakturowanie online jest dobrym rozwiązaniem? Przede wszystkim dla:
Małych i średnich firm: programy w chmurze pozwalają na automatyzację procesów fakturowania i oszczędność czasu, co jest szczególnie ważne dla mniejszych firm, które często nie posiadają oddzielnego działu księgowości.
Freelancerów i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą: programy w chmurze oferują proste i intuicyjne narzędzia do wystawiania faktur, a także umożliwiają dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca.
Firm prowadzących działalność międzynarodową: wiele programów do fakturowania online oferuje wsparcie dla wielu języków i walut.
Zachęcamy do wypróbowania programów do fakturowania online i sprawdzenia, jak mogą one usprawnić procesy fakturowania w Twojej firmie. Wiele programów oferuje darmowe wersje testowe lub okresy próbne, co pozwala na przetestowanie funkcjonalności przed podjęciem decyzji o zakupie abonamentu.
Bitrix24 to kompleksowe rozwiązanie do wystawiania faktur i zarządzania płatnościami.
Załóż darmowe konto już dziśTak, faktura online ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa, pod warunkiem że spełnia wszystkie wymogi formalne określone w przepisach prawa.
Nie, nie ma obowiązku drukowania faktur online. Możesz je przechowywać w formie elektronicznej, np. w programie do fakturowania lub na dysku komputera.
Faktury online, tak jak faktury papierowe, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Tak, możesz wystawiać faktury online za granicę. Wiele programów do fakturowania oferuje wsparcie dla wielu języków i walut.
Tak, wiele programów do fakturowania online umożliwia importowanie faktur z innych programów. Możesz również przenieść faktury ręcznie, wprowadzając je do nowego programu.
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna wystawiana w formacie XML, zgodnym ze standardem określonym przez Ministerstwo Finansów. Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).