Produkt
Articles Fakturowanie online: zalety i wady programów w chmurze

Fakturowanie online: zalety i wady programów w chmurze

Rozwój małych firm Sukces średnich firm
Agata Jagiełło
12 min
16
Zaktualizowano: 30 stycznia 2025
Agata Jagiełło
Zaktualizowano: 30 stycznia 2025
Fakturowanie online: zalety i wady programów w chmurze

Tradycyjne, papierowe faktury stopniowo ustępują miejsca elektronicznym dokumentom, które można z łatwością przeglądać z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Celem niniejszego artykułu jest przedstawienie tematu fakturowania online oraz omówienie jego głównych zalet i wad. Skupimy się przede wszystkim na programach do fakturowania działających w chmurze, analizując ich funkcjonalności, korzyści płynące z ich stosowania oraz potencjalne ryzyka.

Chcesz wprowadzić fakturowanie online?

Bitrix24 to kompleksowe rozwiązanie do wystawiania faktur i zarządzania płatnościami.

Załóż darmowe konto już dziś

Czym jest fakturowanie online?

Fakturowanie online to proces wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem specjalnych programów lub platform internetowych. Programy te, zwane również programami do fakturowania w chmurze, umożliwiają przedsiębiorcom zarządzanie dokumentami sprzedażowymi bez konieczności korzystania z tradycyjnych, papierowych formularzy.

Główna różnica między tradycyjnym a online'owym fakturowaniem polega na sposobie przetwarzania i przechowywania danych. W tradycyjnym modelu faktury wystawiane są ręcznie lub przy użyciu programów komputerowych, a następnie drukowane i wysyłane pocztą. Fakturowanie online eliminuje te etapy, umożliwiając generowanie, wysyłanie i archiwizowanie faktur w formie cyfrowej.

Programy do fakturowania online oferują szeroki zakres funkcji, usprawniających proces obsługi sprzedaży i zarządzania. Oto niektóre z nich:

  • Wystawianie faktur: programy umożliwiają wystawianie różnego rodzaju faktur, w tym VAT, proforma, korygujących, zaliczkowych i innych.

  • Wysyłka faktur: faktury można wysyłać do klientów bezpośrednio z programu za pośrednictwem poczty elektronicznej.

  • Zarządzanie dokumentami: programy pozwalają na przechowywanie i archiwizowanie faktur w chmurze, co ułatwia ich wyszukiwanie i zarządzanie nimi.

  • Monitorowanie płatności: wiele programów oferuje funkcje monitorowania terminów płatności i wysyłania przypomnień do klientów.

  • Generowanie raportów: programy umożliwiają generowanie raportów i analiz dotyczących sprzedaży, co ułatwia kontrolę nad finansami firmy.

Fakturowanie online to nowoczesne i efektywne rozwiązanie dla firm każdej wielkości. Dzięki automatyzacji procesów i eliminacji papierowych dokumentów pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, a także usprawnić obsługę sprzedaży.

Fakturowanie online: zalety i wady programów w chmurze

Zalety fakturowania online

Fakturowanie online za pośrednictwem programów w chmurze niesie ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorców. Oto najważniejsze z nich:

Oszczędność czasu i pieniędzy:

  • Automatyzacja procesów: programy do fakturowania automatyzują wiele czynności, takich jak generowanie faktur, wypełnianie danych klienta, obliczanie podatków, wysyłka faktur i generowanie raportów. Dzięki temu przedsiębiorcy oszczędzają czas, który mogą przeznaczyć na inne, ważniejsze zadania.

  • Eliminacja kosztów: fakturowanie online eliminuje koszty związane z zakupem papieru, tonerów, kopert i znaczków pocztowych, a także koszty związane z drukowaniem i wysyłką faktur. Co więcej, programy w chmurze często oferują darmowe plany lub atrakcyjne cenowo abonamenty, co pozwala na dalsze oszczędności.

  • Brak konieczności instalacji i aktualizacji oprogramowania: programy w chmurze nie wymagają instalacji na komputerze, a ich aktualizacje odbywają się automatycznie. To eliminuje konieczność poświęcania czasu i zasobów na instalację i konserwację oprogramowania.

Dostępność i mobilność:

  • Dostęp z dowolnego miejsca: programy w chmurze są dostępne z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą wystawiać i zarządzać fakturami z biura, domu, a nawet w podróży.

  • Mobilność: wiele programów do fakturowania oferuje dedykowane aplikacje mobilne na smartfony i tablety, co pozwala na wystawianie faktur „w terenie”, np. u klienta.

Bezpieczeństwo danych:

  • Kopie zapasowe: dane przechowywane w chmurze są regularnie kopiowane, co minimalizuje ryzyko ich utraty w wyniku awarii sprzętu lub innych problemów.

  • Szyfrowanie danych: programy do fakturowania online stosują szyfrowanie danych, co chroni je przed nieautoryzowanym dostępem.

  • Ochrona przed utratą danych: w przypadku awarii komputera lub utraty danych, przedsiębiorcy mogą łatwo odzyskać swoje faktury z chmury.

Integracje z innymi systemami:

  • Integracja z systemami księgowymi, bankowymi, CRM: wiele programów do fakturowania oferuje integrację z innymi systemami, co pozwala na automatyzację przepływu danych między nimi. Dzięki temu przedsiębiorcy oszczędzają czas i unikają błędów, które mogą pojawić się przy ręcznym wprowadzaniu danych.

Ekologia:

  • Ograniczenie zużycia papieru: fakturowanie online eliminuje konieczność drukowania faktur, co przyczynia się do ochrony środowiska.

  • Wpływ na ochronę środowiska: wybierając fakturowanie online, przedsiębiorcy wspierają zrównoważony rozwój i ograniczają swój negatywny wpływ na środowisko.

Dodatkowe funkcje:

  • Automatyczne generowanie raportów i analiz: programy do fakturowania online oferują narzędzia do generowania raportów i analiz, które pomagają w monitorowaniu sprzedaży i podejmowaniu decyzji biznesowych.

  • Monitorowanie płatności: programy umożliwiają monitorowanie terminów płatności i wysyłanie automatycznych przypomnień do klientów, co pomaga w utrzymaniu płynności finansowej.

  • Wsparcie dla wielu języków i walut: wiele programów do fakturowania online oferuje wsparcie dla wielu języków i walut, co ułatwia prowadzenie działalności międzynarodowej.

Fakturowanie online: zalety i wady programów w chmurze

Wady fakturowania online

Uzależnienie od internetu:

  • Brak dostępu do faktur w przypadku braku połączenia z internetem: aby korzystać z programów do fakturowania w chmurze, niezbędne jest stabilne połączenie z internetem. W przypadku jego braku dostęp do faktur i funkcjonalności programu może być utrudniony lub niemożliwy. Może to stanowić problem w przypadku awarii sieci, problemów z dostawcą internetu lub pracy w miejscach o słabym zasięgu.

Kwestie bezpieczeństwa:

  • Ryzyko wycieku danych w przypadku ataku hakerskiego na dostawcę usługi: chociaż dostawcy programów do fakturowania stosują zaawansowane zabezpieczenia, nie można całkowicie wyeliminować tego ryzyka.

  • Konieczność wyboru wiarygodnego dostawcy: wybierając program do fakturowania online, należy zwrócić uwagę na wiarygodność dostawcy i stosowane przez niego zabezpieczenia. Warto wybierać renomowane firmy, które gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa danych.

Ograniczona kontrola nad danymi:

  • Dane przechowywane są na serwerach dostawcy usługi: w przypadku fakturowania online, dane firmy, w tym faktury i dane klientów, przechowywane są na serwerach dostawcy usługi. Może to budzić obawy o prywatność i bezpieczeństwo danych, zwłaszcza w przypadku firm przetwarzających wrażliwe informacje.

Koszty:

  • Miesięczny lub roczny abonament za korzystanie z usługi: korzystanie z programów do fakturowania online wiąże się z koniecznością opłacania miesięcznego, lub rocznego abonamentu. W zależności od wybranego programu i pakietu koszty te mogą być zróżnicowane.

  • Możliwe dodatkowe opłaty za niektóre funkcjonalności: niektóre programy do fakturowania pobierają dodatkowe opłaty za dostęp do zaawansowanych funkcji, takich jak integracja z systemami księgowymi, obsługa wielu użytkowników lub generowanie raportów.

Bezpieczeństwo danych w fakturowaniu online

Wybierając program do fakturowania online i korzystając z niego na co dzień, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii:

Wybór wiarygodnego dostawcy:

  • Certyfikaty bezpieczeństwa: upewnij się, że dostawca programu posiada certyfikaty bezpieczeństwa, takie jak ISO 27001, potwierdzające stosowanie najwyższych standardów w zakresie ochrony danych.

  • Polityka prywatności i RODO: zapoznaj się z polityką prywatności dostawcy i sprawdź, w jaki sposób przetwarza on dane osobowe. Upewnij się, że dostawca spełnia wymogi RODO.

  • Opinie i recenzje: sprawdź opinie i recenzje innych użytkowników na temat bezpieczeństwa danego programu.

Bezpieczne hasła i uwierzytelnianie dwuskładnikowe:

  • Silne hasła: używaj silnych, unikalnych haseł do swojego konta w programie do fakturowania. Hasło powinno składać się z liter, cyfr i znaków specjalnych.

  • Regularna zmiana haseł: regularnie zmieniaj swoje hasła, np. co 3 miesiące.

  • Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA): włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe, jeśli jest dostępne. To dodatkowa warstwa ochrony, która wymaga podania kodu z telefonu lub innego urządzenia oprócz hasła.

Szyfrowanie danych:

  • SSL/TLS: upewnij się, że program do fakturowania korzysta z protokołu SSL/TLS do szyfrowania danych przesyłanych między Twoim komputerem a serwerem.

  • Szyfrowanie w chmurze: sprawdź, czy dane przechowywane w chmurze są szyfrowane.

Kopie zapasowe:

  • Regularne tworzenie kopii: regularnie twórz kopie zapasowe swoich faktur i innych danych.

  • Bezpieczne przechowywanie: przechowuj kopie zapasowe w bezpiecznym miejscu, np. na zewnętrznym dysku lub w innej chmurze.

Ochrona przed atakami hakerskimi:

  • Firewall: używaj firewalla do ochrony swojego komputera przed nieautoryzowanym dostępem.

  • Antywirus: zainstaluj program antywirusowy i regularnie go aktualizuj.

  • Szkolenia: przeszkól swoich pracowników z zakresu cyberbezpieczeństwa i bezpiecznego korzystania z programów do fakturowania online.

Fakturowanie online: zalety i wady programów w chmurze

Popularne programy do fakturowania online

Rynek oferuje szeroki wybór programów do fakturowania online, które różnią się funkcjami, ceną i interfejsem. Poniżej przedstawiamy krótki przegląd kilku popularnych programów dostępnych w Polsce:

  • ifirma.pl: jeden z najpopularniejszych programów do fakturowania online w Polsce. Oferuje szeroki zakres funkcji, w tym wystawianie faktur, prowadzenie księgowości, kadr i płac, a także obsługę magazynu. ifirma.pl charakteryzuje się intuicyjnym interfejsem i dobrym wsparciem technicznym. Program dostępny jest w kilku wersjach abonamentowych, w zależności od potrzeb firmy.

  • Fakturownia.pl: prosty i intuicyjny program do fakturowania online, idealny dla małych firm i freelancerów. Umożliwia wystawianie faktur VAT, proforma i korygujących, a także generowanie raportów i monitorowanie płatności. Fakturownia.pl oferuje darmowy plan z ograniczoną liczbą faktur oraz płatne abonamenty z dodatkowymi funkcjonalnościami.

  • wfirma.pl: kompleksowy system do zarządzania firmą, w tym fakturowania, księgowości, kadr i płac. wfirma.pl oferuje szeroki zakres integracji z innymi systemami, a także możliwość dostosowania programu do indywidualnych potrzeb firmy. Program dostępny jest w kilku wersjach abonamentowych, w zależności od rozmiaru firmy i wymaganych funkcjonalności.

  • inFakt.pl: popularny program do fakturowania online, dedykowany małym firmom i freelancerom. Oferuje prosty i przyjazny interfejs, a także możliwość wystawiania faktur w kilku językach. inFakt.pl umożliwia również prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz rozliczanie podatku PIT.

Wybierając program do fakturowania online, warto zwrócić uwagę na następujące czynniki:

  • czy program oferuje wszystkie funkcje, których potrzebujesz?

  • czy koszt abonamentu jest adekwatny do funkcjonalności programu?

  • czy program jest łatwy w obsłudze i intuicyjny?

  • czy dostawca oferuje dobre wsparcie techniczne w przypadku problemów?

  • co inni użytkownicy sądzą o programie?

Dokładne porównanie ofert różnych dostawców pozwoli wybrać program do fakturowania online, który najlepiej spełni Twoje potrzeby i oczekiwania.

Integracja z systemami ERP

Współczesne programy do fakturowania online coraz częściej oferują integrację z systemami ERP (Enterprise Resource Planning). ERP to zintegrowany system informatyczny, który wspomaga zarządzanie wszystkimi zasobami firmy, w tym finansami, kadrami, produkcją, magazynem i sprzedażą. Co więcej, może usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie, umożliwiając wymianę informacji między różnymi działami.

Integracja programu do fakturowania z systemem ERP przynosi wiele korzyści, takich jak:

  • Kompleksowe zarządzanie firmą: wszystkie dane firmy, w tym faktury, zamówienia, dane klientów i informacje finansowe, są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia ich analizę i zarządzanie nimi.

  • Automatyzacja przepływu danych: dane z faktur są automatycznie przesyłane do systemu ERP, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i zmniejsza ryzyko błędów.

  • Poprawa efektywności procesów: integracja umożliwia automatyzację wielu procesów biznesowych, takich jak generowanie zamówień, wystawianie faktur, kontrola zapasów i monitorowanie płatności.

  • Lepsza kontrola nad finansami: integracja z systemem ERP ułatwia monitorowanie przepływów finansowych i analizę wyników finansowych firmy.

Fakturowanie online: zalety i wady programów w chmurze

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Od 1 stycznia 2022 roku w Polsce funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy Ministerstwa Finansów. KSeF jest systemem dobrowolnym, ale od 1 lutego 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT.

Korzyści z korzystania z KSeF to:

  • Bezpieczeństwo i wiarygodność faktur: faktury wystawiane w KSeF są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co gwarantuje ich autentyczność i integralność.

  • Szybszy obieg dokumentów: faktury wystawiane w KSeF są automatycznie przesyłane do odbiorcy, co skraca czas ich doręczenia.

  • Oszczędność czasu i pieniędzy: eliminacja papierowych dokumentów i automatyzacja procesów fakturowania pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze.

  • Ułatwienia dla organów podatkowych: KSeF ułatwia organom podatkowym kontrolę nad rozliczeniami VAT i zwalczanie oszustw podatkowych.

Programy do fakturowania online coraz częściej oferują integrację z KSeF, co umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio z programu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą łatwo przystosować się do nowych przepisów i korzystać z zalet fakturowania elektronicznego.

Podsumowanie

Dla kogo fakturowanie online jest dobrym rozwiązaniem? Przede wszystkim dla:

  • Małych i średnich firm: programy w chmurze pozwalają na automatyzację procesów fakturowania i oszczędność czasu, co jest szczególnie ważne dla mniejszych firm, które często nie posiadają oddzielnego działu księgowości.

  • Freelancerów i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą: programy w chmurze oferują proste i intuicyjne narzędzia do wystawiania faktur, a także umożliwiają dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca.

  • Firm prowadzących działalność międzynarodową: wiele programów do fakturowania online oferuje wsparcie dla wielu języków i walut.

Zachęcamy do wypróbowania programów do fakturowania online i sprawdzenia, jak mogą one usprawnić procesy fakturowania w Twojej firmie. Wiele programów oferuje darmowe wersje testowe lub okresy próbne, co pozwala na przetestowanie funkcjonalności przed podjęciem decyzji o zakupie abonamentu.

Chcesz wprowadzić fakturowanie online?

Bitrix24 to kompleksowe rozwiązanie do wystawiania faktur i zarządzania płatnościami.

Załóż darmowe konto już dziś

FAQ

Czy faktura online ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa?

Tak, faktura online ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa, pod warunkiem że spełnia wszystkie wymogi formalne określone w przepisach prawa.

Czy muszę drukować faktury online?

Nie, nie ma obowiązku drukowania faktur online. Możesz je przechowywać w formie elektronicznej, np. w programie do fakturowania lub na dysku komputera.

Jak długo muszę przechowywać faktury online?

Faktury online, tak jak faktury papierowe, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Czy mogę wystawiać faktury online za granicę?

Tak, możesz wystawiać faktury online za granicę. Wiele programów do fakturowania oferuje wsparcie dla wielu języków i walut.

Czy mogę przenieść swoje faktury z programu do programu?

Tak, wiele programów do fakturowania online umożliwia importowanie faktur z innych programów. Możesz również przenieść faktury ręcznie, wprowadzając je do nowego programu.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna wystawiana w formacie XML, zgodnym ze standardem określonym przez Ministerstwo Finansów. Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).


Najpopularniejsze
Rozwój małych firm
Jak legalnie prowadzić działalność nierejestrowaną?
Wysokowydajna praca zespołowa
Usprawnij pracę zespołową: bezpieczna platforma do współpracy z klientami i freelancerami
Potencjał AI, ML i Big Data
6 skutecznych narzędzi wykrywających treści, które generuje sztuczna inteligencja (AI)
Potencjał AI, ML i Big Data
Jak pisać prompty do ChatGPT? Praktyczne wskazówki i przykłady
Rozwój małych firm
Inspirujące pomysły na biznes w 2024 roku
Spis treści
Czym jest fakturowanie online? Zalety fakturowania online Oszczędność czasu i pieniędzy: Dostępność i mobilność: Bezpieczeństwo danych: Integracje z innymi systemami: Ekologia: Dodatkowe funkcje: Wady fakturowania online Uzależnienie od internetu: Kwestie bezpieczeństwa: Ograniczona kontrola nad danymi: Koszty: Bezpieczeństwo danych w fakturowaniu online Wybór wiarygodnego dostawcy: Bezpieczne hasła i uwierzytelnianie dwuskładnikowe: Szyfrowanie danych: Kopie zapasowe: Ochrona przed atakami hakerskimi: Popularne programy do fakturowania online Integracja z systemami ERP Krajowy System e-Faktur (KSeF) Podsumowanie FAQ Czy faktura online ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa? Czy muszę drukować faktury online? Jak długo muszę przechowywać faktury online? Czy mogę wystawiać faktury online za granicę? Czy mogę przenieść swoje faktury z programu do programu? Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Może Ci się również spodobać
Blogi
Webinaria
Glosariusz

Free. Unlimited. Online.

Bitrix24 to miejsce, w którym każdy może komunikować się, współpracować przy zadaniach i projektach, zarządzać klientami i robić o wiele więcej.

Załóż konto
Może Ci się również spodobać
Automatyzacja HR: 5 programów ułatwiających zarządzanie pracownikami
Rozwój zespołu i HR
Automatyzacja HR: 5 programów ułatwiających zarządzanie pracownikami
12 min
Doskonała obsługa klienta: wykorzystanie chatbotów w służbie biznesu
Sukcesy klientów
Doskonała obsługa klienta: wykorzystanie chatbotów w służbie biznesu
11 min
Efektywność i automatyzacja HR z AI
Rozwój zespołu i HR
Efektywność i automatyzacja HR z AI
11 min