Przypisz role przed wysyłką
Podpis często decyduje o zamknięciu transakcji, dlatego dokument powinien pozostać powiązany z klientem, warunkami umowy i kolejnym krokiem sprzedaży. E-signature software w Bitrix24 pozwala prowadzić ten proces w kontekście konkretnej transakcji, zamiast przenosić go do osobnego narzędzia.
Wybierz dokument z szablonu, uzupełnij dane, określ osoby uprawnione do działania i wyślij plik online. Następnie sprawdź status podpisu oraz wróć do dokumentu z poziomu rekordu transakcji, gdy potrzebna jest reakcja handlowca lub klienta.
Wyślij umowę bez opuszczania CRM
Po sprawdzeniu treści dokument można przekazać odbiorcy w ramach elektronicznego obiegu podpisu. Klient otrzymuje umowę online, a handlowiec nadal pracuje w kontekście prowadzonej transakcji.
Podpis staje się wtedy częścią procesu sprzedaży, a nie osobnym zadaniem wymagającym ręcznego przenoszenia informacji między narzędziami.
Powiąż dokument z właściwą transakcją
Przygotowanie umowy zaczyna się od właściwego kontekstu: klienta, zakresu współpracy i warunków zapisanych w transakcji. Powiązanie dokumentu z rekordem CRM pomaga ograniczyć pomyłki i zachować przebieg pracy przy konkretnej sprzedaży.
- otwórz transakcję, której dotyczy dokument;
- przygotuj plik na podstawie odpowiedniego wzoru;
- zachowaj dokument oraz jego status przy właściwym rekordzie.
Rozpocznij od zatwierdzonego szablonu
Umowy i zamówienia często powtarzają tę samą strukturę, choć ich dane zależą od konkretnego klienta. Szablony pozwalają rozpocząć pracę od ustalonego wzoru, a następnie uzupełnić go informacjami z danej transakcji.
Dzięki temu zespół nie odtwarza za każdym razem układu dokumentu i może skupić się na warunkach wymagających sprawdzenia.
Przypisz role przed wysyłką
Dokument do podpisu powinien mieć jasno określonych uczestników. Uprawnienia pomagają rozdzielić osoby, które przygotowują plik, zatwierdzają jego treść lub składają podpis.
Takie uporządkowanie ogranicza przypadkowe zmiany i pokazuje, kto odpowiada za następny krok w obiegu dokumentu.
Sprawdzaj status bez szukania dokumentu
Po wysyłce najważniejsza jest jasna odpowiedź: czy dokument czeka na podpis, został zakończony, czy wymaga działania. Status powiązany z transakcją daje handlowcowi punkt odniesienia do dalszej komunikacji z klientem.
- sprawdź bieżący etap dokumentu;
- ustal, po czyjej stronie jest następny krok;
- wróć do pliku z poziomu właściwej transakcji.
Zachowaj historię obiegu dokumentu
Przy umowach liczy się nie tylko końcowy podpis, ale także możliwość prześledzenia przebiegu pracy. Historia dokumentu, jego statusy i powiązanie z transakcją pomagają utrzymać porządek w dokumentacji sprzedażowej.
CRM pozostaje miejscem kontroli procesu od przygotowania pliku, przez wysyłkę, po zakończenie podpisu.
