Przebieg sprawy od zgłoszenia do zamknięcia
Obsługa sprawy prawnej obejmuje więcej niż pierwszą rozmowę: trzeba zebrać informacje, przeprowadzić konsultację, uzyskać dokumenty i dopilnować kolejnych ustaleń. CRM dla usług prawnych pozwala prowadzić te działania w jednym, czytelnym procesie.
W Bitrix24 możesz rejestrować zapytania, kwalifikować sprawy, przypisywać odpowiedzialność i zapisywać ustalenia przy konkretnym kliencie lub sprawie. Przykładowo: po zgłoszeniu dotyczącym sporu umownego pracownik zapisuje podstawowe fakty i kieruje sprawę do właściwego prawnika. Po konsultacji prawnik odnotowuje ustalenia, wskazuje brakujące dokumenty, planuje następne działanie i wraca do klienta po ich otrzymaniu.
Odpowiedzialność za każdy etap
Jedna sprawa może przechodzić między prawnikiem, asystentem i sekretariatem. Przypisanie sprawy oraz powiązanych zadań konkretnym osobom pokazuje, kto prowadzi konsultację, czeka na dokumenty, przygotowuje odpowiedź lub kontaktuje się z klientem.
Każdy etap ma wtedy określonego właściciela i następne działanie, także po przekazaniu sprawy innej osobie.
Rejestracja i kwalifikacja nowych spraw
Rozpocznij od zapisania danych klienta, rodzaju problemu, źródła kontaktu i oczekiwanego terminu. Następnie oceń, czy sprawa odpowiada zakresowi kancelarii, zaplanuj konsultację i przypisz ją osobie odpowiedzialnej.
- rejestruj zapytania i dane kontaktowe;
- zapisuj najważniejsze fakty dotyczące sprawy;
- określ kolejny krok oraz jego właściciela.
Konsultacja oparta na historii kontaktu
Przed rozmową prawnik może sprawdzić wcześniejsze wiadomości, ustalenia i zaplanowane działania. Po konsultacji zespół zapisuje najważniejsze informacje, wskazuje brakujące dane lub dokumenty i ustala dalszy krok.
Dzięki temu kolejna osoba przejmująca sprawę zna jej kontekst i nie musi odtwarzać całej historii od początku.
Dokumenty przypisane do sprawy
Umowy, pełnomocnictwa, pisma i załączniki powinny pozostać powiązane z właściwym klientem oraz sprawą. Takie uporządkowanie ułatwia odszukanie materiałów podczas konsultacji, przekazania sprawy lub dalszej komunikacji.
Zespół może też odnotować, których dokumentów jeszcze brakuje i uwzględnić ich pozyskanie w kolejnych działaniach.
Przebieg sprawy od zgłoszenia do zamknięcia
Klient zgłasza spór dotyczący umowy. Pracownik zapisuje zapytanie, podstawowe fakty i dane kontaktowe, po czym przypisuje sprawę prawnikowi właściwej specjalizacji. Po konsultacji prawnik dodaje ustalenia, prosi o brakujące dokumenty i planuje kolejne zadanie.
Po zebraniu materiałów zespół prowadzi dalszą obsługę, przekazuje klientowi wynik lub zalecenia, rejestruje kontakt i zamyka sprawę dopiero po wykonaniu uzgodnionych działań.
Dalszy kontakt po konsultacji
Po konsultacji klient może jeszcze przesłać dokument, potwierdzić decyzję albo potrzebować kolejnego pisma. Zaplanowanie kontaktu przy konkretnej sprawie pomaga określić termin, osobę odpowiedzialną i cel wiadomości.
Po zakończeniu obsługi historia sprawy pozostaje punktem odniesienia, gdy klient wróci z podobną potrzebą lub zapyta o kolejną usługę.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze CRM
Dobry CRM dla usług prawnych powinien odzwierciedlać rzeczywistą pracę kancelarii, a nie tylko prezentować listę funkcji. Sprawdź, czy pozwala prześledzić historię klienta i sprawy, przypisać odpowiedzialność oraz powiązać dokumenty i ustalenia z właściwym procesem.
- Czy można prowadzić sprawę od intake do zamknięcia?
- Czy każdy kolejny krok ma właściciela?
- Czy zespół łatwo sprawdzi brakujące dokumenty i zaplanowany kontakt?
