10 Sekretów Dotyczących Pracy od Najbardziej Produktywnych Ludzi

Często, patrząc na kolegów, mentorów, a nawet celebrytów myślimy: „Jak oni to robią, że są tak produktywni?” Produktywność ostatecznie pochodzi z twoich nawyków i stanu umysłu, ale istnieją również narzędzia, które mogą Ci w tym pomóc.

Dlatego w naszych 10 sekretach produktywności zawarliśmy mieszankę osobistych zmian i rozwiązań technologicznych, aby zapewnić Ci wszechstronne zrozumienie, jak dołączyć do produktywnych szeregów.

FAQs

1. Umiejętność koncentracji uwagi

Niezależnie od tego, czy jest to pies, twój partner, gadatliwy współpracownik, czy pobliskie centrum telefoniczne - wypróbuj ograniczyć rozpraszanie uwagi, jeśli chcesz osiągnąć idealny poziom koncentracji.

Nie chodzi o to, że najbardziej produktywni ludzie mają naturalną odporność, po prostu wiedzą, jak radzić sobie z rozpraszaniem uwagi. Więc jeśli potrzebujesz wykonać pracę, stwórz sobie spokojnie środowisko pracy.

Niektórych rzeczy trudno uniknąć, takich jak rozmowny kolega z pracy lub hałaśliwa ulica na zewnątrz. Możesz jednak być kreatywny w swoich rozwiązaniach, na przykład zakładając słuchawki z redukcją dźwięku lub przenosząc się na inne biurko, aby zachować prywatność.

Pamiętaj, aby uważać na to, co cię rozprasza. Jeśli zauważysz, że Twoja koncentracja dryfuje, zanim nadejdzie czas na przerwę, obserwuj, co ją powoduje i zastanów się, jak złagodzić ten efekt.

2. Naucz się mówić „nie”

Chociaż wszyscy chcemy powiedzieć życiu „tak”, wysoce produktywni ludzie przełamują czar i uczą się sztuki mówienia „nie”. W rzeczywistości jest to trudniejsze niż się wydaje. Weźmy na przykład samotnego przedsiębiorcę, który próbuje rozkręcić swój biznes. Każdy kawałek pracy, który przychodzi, jest darem niebios, więc nawet gdy są w ruchu, trudno jest zerwać z nawykiem.

Powodem, dla którego powiedzenie „nie” jest tak ważne, jest to, że w Twoim kalendarzu jest miejsce na planowanie kolejnych strategicznych kroków. Jeśli ciągle tkwisz pod górą pracy, próbując wywalczyć sobie drogę do sukcesu, nie zostawiasz czasu na rozwój biznesu.

Kluczem jest tutaj zapamiętanie celów końcowych i praca nad nimi. Produktywność nie polega na samej ilości, ale na tym, jak szybko możesz osiągnąć cele. Jest powód, dla którego maratończycy nie wyczerpują się na pierwszym kilometrze. Dlatego naucz się mówić „nie” projektom, które są słabo opłacane lub nie stanowią kroku naprzód, a będziesz miał wystarczająco dużo czasu, aby powiedzieć „tak” prawdziwym możliwościom.

3. Unikaj wielozadaniowości — ustalaj priorytety, aby wykonać pracę

Każdy, kto tego próbował, wie, że wielozadaniowość nigdzie Cię nie zaprowadzi. Zamiast wykonywać dwa zadania w krótszym czasie niż zwykle, zaczniesz popełniać błędy w obu i zajmie ci to znacznie więcej czasu niż planowałeś. Twój mózg potrzebuje czasu, aby przełączyć się z zadania do zadania, więc kiedy jesteś gotowy do pracy, zamknij dodatkowe karty i odłóż telefon.

Z drugiej strony, wysoce produktywni ludzie skupiają się na jednym zadaniu, aby wykonać swoją pracę w skuteczny sposób. Jako jeden z najlepszych przykładów produktywnej pracy, zalecamy wykonanie tych trudnych, ale przynoszących pieniądze zadań na początku dnia i wykorzystanie nadludzkiego porannego skupienia, aby je przebić tak szybko, jak to możliwe.

Mając przy sobie przydatną listę rzeczy do zrobienia, możesz odhaczać swoje zadania jeden po drugim, starając się uzyskać poczucie satysfakcji. Co więcej, jeśli z samego rana skończysz trudne zadania, nigdy nie przesuną się one do następnego dnia, dzięki czemu możesz w pełni cieszyć się piątkowym uczuciem.

4. Ćwicz każdego dnia

Może się to wydawać zbędnym dodatkiem, ale rutynowe działania są bardzo ważne dla tworzenia nawyków produktywnej pracy.

Mówiąc prościej, rutyna to praktyka. Jeśli ćwiczysz w szachy, stajesz się w tym dobry. W ciągu dnia pracy rutyna oznacza, że ​​wykonujesz mniejsze zadania na autopilocie, uwalniając przestrzeń nad głową na cięższe zadania.

Właśnie dlatego Steve Jobs codziennie nosił te same ubrania. Nie poświęcał absolutnie żadnego czasu (ani siły mózgu) na wybieranie swojej garderoby, aby mógł rozpocząć pracę w zrelaksowanym nastroju.

Produktywni ludzie słyną z porannego rytuału. To nie tylko po to, by zabrzmieć interesująco i tajemniczo w wywiadach, to sposób na rozpoczęcie produktywnego dnia. Klasyczne połączenie zdrowego śniadania i trochę czasu dla siebie przygotowało grunt pod produktywny dzień. Co więcej, ludzie są najbardziej zmotywowani i kreatywni w cichych godzinach porannych, więc jest to świetny sposób na wyprzedzenie gry.

Wydajne Oprogramowanie do Monitorowania

Odblokuj pełny potencjał wydajnej pracy i skup się na długoterminowych celach dzięki Bitrix24. Produktywne zarządzanie projektami, współpraca w czasie rzeczywistym i automatyzacja workflow.
Wypróbuj już dziś

5. Śledź swój czas i znajdź obszary wymagające poprawy

Jeśli jesteś oszczędny, być może zrobiłeś coś bardzo podobnego ze swoimi finansami. To niesamowite, co możesz odkryć, gdy zaczniesz śledzić, gdzie trafiają twoje pieniądze, i pomogło to wszystkim ludziom zacisnąć sznurki i przejąć kontrolę nad swoim budżetem.

To samo dotyczy czasu. Monitorując, gdzie spędzasz swój czas, możesz uznać to, co uważasz za ważne, i uporządkować swój czas w inny sposób.

Narzędzia do śledzenia czasu świetnie nadają się do odzyskania kontroli nad harmonogramem i jest to powszechna technika produktywnych ludzi, od sportowców po biznesmenów. Bardzo ważne jest, aby być konkretnym w tym, co śledzisz – nie umieszczaj „pracy” lub „robienia lunchu”, musi to być „wysyłanie e-maili do klientów” i „robienie sałatki”. W ten sposób możesz zyskać świadomość tego, jak dokładnie spędzasz czas, a jeśli nie jesteś z tego zadowolony, zacznij wycinać czasochłonne zadania, które Cię powstrzymują.

6. Poznaj lifehacki i skróty

Jednym z najbardziej modnych pomysłów zarówno w biurze, jak i w życiu, jest cudowny świat lifehacków. Kreatywne umysły zawsze szukają szybkich sposobów na usprawnienie codziennych zadań.

Skróty są najskuteczniejsze w powtarzalnych zadaniach, więc jeśli zauważysz, że robisz to samo w kółko, poświęć chwilę, aby pomyśleć o tym, jak można to zrobić lepiej. Przyda się tu trochę autorefleksji. Mogą być zadania, które wykonujesz od zawsze, które są po prostu niepotrzebne, podczas gdy możesz potrzebować zapytać przyjaciela, współpracownika lub mentora, jak poradzić sobie z czymś.

Aby pomóc Ci zacząć, oto lista skrótów i lifehacków, z których codziennie korzystają najbardziej produktywni ludzie:

• Skróty klawiaturowe
• Automatyzacja faktur
• Sortowanie przychodzących e-maili według klientów
• Tworzenie szablonów workflow
• Planowanie listy rzeczy do zrobienia poprzedniego wieczoru
• Ograniczenie spotkań do 25 minut

7. Skorzystaj z aplikacji zwiększających produktywność

Najbardziej produktywni ludzie zawsze są na bieżąco z najnowszymi technologiami, które sprawiają, że ich praca jest bardziej wydajna. Najlepsze aplikacje zwiększające produktywność pomagają skoncentrować wysiłki we właściwym kierunku, eliminują zmarnowany czas i zadania oraz zwiększają wydajność.

Nie musisz przesadzać — nie powinieneś spędzać więcej czasu niż oszczędzasz na aplikacjach zwiększających produktywność. Na przykład możesz skonfigurować się za pomocą tablicy Kanban. Użyj go jako listy rzeczy do zrobienia z kolumnami na zadania zakończone i te w toku. Kiedy podejmujesz nowe zlecenia, umieszczaj je bezpośrednio w swojej kolumnie zaległości z zadaniami na przyszłość.

Jednym z najbardziej produktywnych nawyków pracy jest porządkowanie zadań według priorytetów, dzięki czemu można skupić się na rozwijaniu firmy, a nie na pracy dla samej pracy. Jednak bez względu na to, jaki priorytet ma Twoje zadanie, zawsze możesz ustawić automatyczne przypomnienie, gdy zbliża się termin i oddać całą swoją pracę na czas.

8. Przygotuj pracę i przygotuj grunt pod produktywność

Planowanie jest sercem całej produktywności, więc nie wpadaj w pułapkę ładowania się do zadania, nie wiedząc, dokąd zmierzasz. Wysoce produktywni ludzie wiedzą, że jeśli się nie przygotujesz, przygotujesz się na porażkę, więc nabierz nawyku efektywnego planowania.

Na przykład, jeśli masz przed sobą duży projekt, najpierw zmapuj wszystkie etapy w narzędziu do zarządzania projektami. W ten sposób możesz ustawić swój harmonogram z dużym wyprzedzeniem i odpowiednio zaakceptować inne zadania. Jeśli po przeanalizowaniu projektu przewidujesz, że zajmie on zbyt dużo czasu, Twój etap planowania pozwoli Ci odrzucić zlecenie przed jego rozpoczęciem.

Wbrew intuicji proces planowania faktycznie rozpoczyna się po wykonaniu zadania. Dzięki odpowiednim analizom możesz rejestrować czas, który Ci zajęło, i identyfikować, które obszary Cię spowolniły, dzięki czemu możesz lepiej zaplanować następny raz. Jeśli raz za razem wpadasz na tę samą ścianę z cegieł, poszukaj automatyzacji lub najlepszych praktyk, które mogą pomóc Ci ulepszyć. Wkładając wysiłek w usprawnienie swojego podejścia, oszczędzasz czas, będąc bardziej produktywnym w przyszłości.

9. Ustal standardy komunikacji

Jednym z najlepszych sposobów na wykonanie pracy jest wyznaczenie granic podczas komunikowania się. Aby wejść w fazę głębokiej pracy, musisz wyjaśnić innym (i sobie), że nie jesteś dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Więc wycisz telefon, ukryj skrzynkę odbiorczą do czasu, gdy ustawisz sprawdzanie wiadomości e-mail i zacznij się koncentrować.

Możesz jeszcze bardziej poprawić swoje nawyki związane z produktywną pracą, decydując, jak i gdzie się komunikujesz. Wysoce produktywni ludzie będą robić rzeczy w inteligentny sposób, ograniczając całą istotną komunikację do rzeczywistego zadania w swoim narzędziu do zarządzania projektami. Daje to szczegółowy zapis swoich postępów, a wszyscy zaangażowani w zadanie są świadomi — nie tylko osoby w łańcuchu e-mail.

Podobnie łatwo jest zobaczyć ważne spotkania i rozmowy wideo w następujący sposób: jeśli to ważne, powinna to być godzina. Lepiej na to spojrzeć, jeśli odłożysz godzinę, zajmie to godzinę. Spróbuj chodzić na 25-minutowe spotkania i ułóż je tak, aby wszystko było gotowe. Możesz nawet zmieścić się na spotkaniu pół godziny później, wciąż z pięciominutowym oknem na przygotowanie.

10. Dbaj o siebie

Ostatni sekret na naszej liście zabiera nas z biura do Twojego życia osobistego. Jest tak wiele aspektów dbania o siebie, takich jak dieta, związki i dawanie sobie wolnego. Ale jednym z najbardziej pomijanych jest sen. Więc wyłącz ten telefon i potraktuj go poważnie, ponieważ jest to jeden z najważniejszych nawyków związanych z produktywną pracą, których możesz się nauczyć.

Ćwiczenia również należą do kategorii tak prostych, ale tak często pomijanych. Oto tylko kilka korzyści płynących z ćwiczeń dla produktywności:

• Redukcja stresu
• Poprawienie krążenia krwi w mózgu
• Zwiększenie poczucia własnej wartości

Jednak dbanie o siebie to nie tylko wystarczająca ilość snu, wykonywanie ćwiczeń i dotykanie trawy. Musisz także pomyśleć o tym, jak radzisz sobie z samą pracą. Ambitni ludzie mają tendencję do akceptowania każdej nadarzającej się okazji. Wysoce produktywni ludzie są bardziej przyzwyczajeni do przebierania i wybierania. Daje im to przestrzeń nad głową do produktywnej pracy przez długi, zrównoważony okres czasu, zamiast wypalania się.

Przyjęcie przykładów produktywnej pracy z tej listy wymaga dużo ciężkiej pracy. Nie budujesz złych nawyków z dnia na dzień, a tworzenie dobrych też nie jest łatwym procesem.

Jednak to, co możesz zrobić w jednej chwili, to wyposażyć się we wszystkie narzędzia zwiększające produktywność, których możesz potrzebować. Dzięki Bitrix24 otrzymujesz wszystko na jednej platformie — więc nie musisz tracić czasu ani pieniędzy na indywidualne konta dla każdej funkcji.

Brzmi zbyt pięknie, aby mogło być prawdziwe? Zarejestruj się za darmo w Bitrix24 już dziś i przekonaj się sam.