Inteligentne Procesy i Dlaczego Firmy ich Potrzebują

Spis treści:

1. Czym jest automatyzacja?
- Przykład 1
- Przykład 2
2. Co to jest proces inteligentny?
3. Jaka jest różnica między RPA a SPA?
- RPA
- SPA
4. Dlaczego przedsiębiorstwa potrzebują inteligentnych procesów?
5. Inteligentne procesy w CRM Bitrix24: rewolucja?
6. Przykład inteligentnego procesu w Bitrix24
7. Podsumowanie

Czym jest inteligentny proces?

Przepraszamy, złe pytanie. Nie ma się z czym śpieszyć, najpierw spójrzmy na szersze pojęcie – „automatyzacja”.

Czym jest automatyzacja?

Automatyzacja ma miejsce wtedy, gdy coś zostaje zautomatyzowane, prawda? Ponadto, gdy mówimy, że coś zostało zautomatyzowane, oznacza to, że wcześniej robiono to ręcznie, co jest kolejną wskazówką do pełnego zrozumienia pojęcia automatyzacji.

Oto przykład z życia, który wyjaśnia tę koncepcję lepiej niż jakakolwiek 500-stronicowa książka.

Przykład 1

Każdego ranka pakujesz i zabierasz plecak tuż przed wyjściem z domu. Przedmioty w plecaku są prawie takie same każdego dnia:

• jedzenie,
• laptop,
• butelka wody,
• para skarpet (z jakiegokolwiek powodu).

Ten proces jest tak rutynowy, że staje się automatyczny – do tego stopnia, że ​​robisz to prawie bez zastanowienia.

Ale pewnego ranka podnosisz plecak i zdajesz sobie sprawę, że jest trochę za lekki. Dlaczego tak może być? Patrzysz, jakie przedmioty tam są i szybko zdajesz sobie sprawę, że zapomniałeś zabrać laptopa. Po znalezieniu, wkładasz go do plecaka i szybko wychodzisz z domu.

Właśnie przeprowadziliśmy symulację inteligentnej automatyzacji. Ale nie powiedziano jeszcze nic o środowisku biznesowym, dlatego mamy przykład nr 2.

Przykład 2

Załóżmy, że masz księgową (kto w dzisiejszych czasach nie ma?) o imieniu Marta. Jak większość księgowych, codziennie pracuje z dużą liczbą faktur, transakcji pieniężnych, płatności, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów finansowych.

Na koniec każdego dnia Marta musi skopiować określone informacje z tych dokumentów (np. identyfikator faktury, sumę transakcji, datę przetwarzania itp.), umieścić je w arkuszu kalkulacyjnym i przesłać pocztą elektroniczną do szefa.

Wszystko byłoby dobrze, gdyby:

• nie zajmowało Marcie prawie godzinę każdego dnia;
• nie doprowadziło do brakujących informacji i błędów (Marta jest przecież człowiekiem, a każdy człowiek popełnia błędy).

Oczywiście musi być inny sposób, aby to zrobić. Automatyzacja. Automatyzacja polega na wykorzystaniu algorytmu komputerowego zaprojektowanego do wykonywania prostych, powtarzających się zadań i dostosowywaniu wydajności w oparciu o wiele zmieniających się warunków z wyjątkową szybkością i wydajnością.

W przypadku Marty może to być oprogramowanie, które pozwoliłoby jej wstępnie zaprogramować sekwencję standardowych działań i uruchomić algorytm w oparciu o określone wyzwalacze. Za każdym razem, gdy przychodzi nowa faktura, algorytm wyciąga wszystkie niezbędne informacje, dodaje je do raportu dziennego i wysyła pocztą elektroniczną na wskazany adres w określonym czasie.

Teraz zbliżyliśmy się do inteligentnego procesu. Co to dokładnie jest?

Co to jest proces inteligentny?

Inteligentny proces to każdy proces biznesowy, który ma początek, koniec i określoną liczbę etapów pomiędzy nimi. Słowo „inteligentny” oznacza, że jest zautomatyzowany – częściowo lub całkowicie. Dlatego czasami możesz usłyszeć również termin „inteligentna automatyzacja procesów”, który odnosi się do technologii wykorzystywanej do tworzenia inteligentnych procesów.

Jaka jest różnica między RPA a SPA?

Jeśli szukałeś informacji na ten temat, być może znasz już termin RPA, który jest używany, gdy ktoś wspomina o automatyzacji. Jaka jest więc różnica między RPA (Robotic Process Automation) a SPA (Smart Process Automation)?

RPA

RPA to technologia, która działa tylko w ramach logiki “jeżeli…, to…”. Będąc najbardziej prostą formą automatyzacji, może służyć do wykonywania zadań opartych na regułach (np. prowadzenie rejestrów, wprowadzanie do bazy danych ustrukturyzowanych danych lub wykonywanie złożonych obliczeń).

Możesz zaprogramować algorytm do wykonywania tych zadań, ponieważ są one logiczne, a kroki są dość jasne: jeśli określony warunek lub zestaw warunków jest spełniony, algorytm robi coś w odpowiedzi.

SPA

SPA jest logicznym rozwinięciem technologii RPA, ponieważ zachowuje wszystkie cechy RPA, jednocześnie rozbudowując je. SPA wprowadza dwa nowe elementy:

• human in the loop (co oznacza, że w niektórych przypadkach nazywanych „wyjątkami”, system może wymagać wprowadzenia danych przez człowieka przed kontynuowaniem)
  
  
• machine learning czyli uczenie maszynowe (na podstawie informacji otrzymanych od „human in the loop”, system zmienia swoje zachowanie w podobnych sytuacjach w przyszłości dostosowując się do zmieniającego się otoczenia)

RPA jest w użyciu już od lat 70., podczas gdy SPA to wciąż nowa technologia, która dopiero zaczyna nabierać rozpędu. I nabierze!

Dlaczego przedsiębiorstwa potrzebują inteligentnych procesów?

Cóż, jeśli przeczytałeś pierwszą część artykułu, odpowiedź powinna być dość jasna – inteligentne procesy pozwalają firmom zaoszczędzić CZAS i PIENIĄDZE. Oto jak to działa.

Gdy zastąpisz standardowy proces biznesowy w swojej firmie inteligentnym procesem, następujące zmiany z pewnością zajdą niemal natychmiast:

• Twoi pracownicy zaoszczędzą kilka dodatkowych godzin tygodniowo.

• Zmniejszysz ryzyko niewłaściwego wykonania pracy (lub przeoczenia czegoś)

• Twoje workflow zostaną usprawnione.

Na początku wydaje się, że to niewiele. Być może myślisz „tak, cóż, mogę zoptymalizować niektóre rzeczy tu i tam, a co dalej?”. Podobnie jak małe wydatki, małe oszczędności mają tendencję do sumowania się na koniec miesiąca, kwartału, roku i tak dalej.

Co by było, gdybyś mógł zautomatyzować niektóre zadania i procesy, za które musiałeś zapłacić innej firmie? Na przykład możesz łatwo zautomatyzować takie rzeczy, jak generowanie leadów, kampanie reklamowe na Facebooku, zimne połączenia i tak dalej.

Ostatecznie wszystko sprowadza się do pewnej wartości pieniężnej, którą można łatwo zmierzyć – mamy kilka zimnych twardych danych i statystyk, które pomogą nam dotrzeć do celu.

Oto dane, które pobraliśmy z raportu Key Business Automation Statistics 2021 by McKinsey.

• Oczekuje się, że małe i średnie przedsiębiorstwa przyjmą automatyzację workflow na dużą skalę, tworząc rynek możliwości o wartości ponad 1,6 miliarda dolarów w latach 2021-2026ю

• Dyrektorzy generalni poświęcają prawie 20% swojego czasu na pracę, którą można by zautomatyzować, np. na analizę danych operacyjnych i przeglądanie raportów.

• Dzięki automatyzacji 60% zawodów może zaoszczędzić 30% czasu na zadaniach, takich jak generowanie leadów sprzedażowych, zatwierdzanie i przetwarzanie dokumentów.

• Organizacje tracą co roku od 20 do 30% przychodów z powodu nieefektywnych procesów

Wielkie korporacje i giganci technologiczni zdali sobie z tego sprawę dawno temu – firmy takie jak Google, Microsoft i Amazon od prawie dekady stosują inteligentną automatyzację procesów. Teraz nadszedł czas, aby małe firmy zaczęły korzystać z tej technologii.

---

Inteligentna Automatyzacja Procesów w Bitrix24

Jeśli chcesz uprościć swoją codzienną prace, zoptymalizować większość procesów w firmie, usprawnić workflow, a w wyniku zaoszczędzić czas i pieniądze, wypróbuj Bitrix24

Załóż darmowe konto i odkryj możliwości Bitrix24

---

Inteligentne procesy w CRM Bitrix24: rewolucja?

Zapotrzebowanie ze strony naszych klientów stale rośnie, dlatego więc misją naszego zespołu programistów stało się stworzenie narzędzia, które przeniesie automatyzację sprzedaży na wyższy poziom. Naprawdę ciężko pracowaliśmy nad tym i utworzyliśmy inteligentne procesy Bitrix24, które zaprezentowaliśmy podczas naszej prezentacji w 2021 roku.

Nasze inteligentne procesy są nastawione na sprzedaż i istnieją wyłącznie w CRM Bitrix24. Wyjaśnijmy to w prostszy sposób (opierając się na założeniu, że wiesz, czym jest CRM).

Ponieważ każda firma ma własne procesy sprzedaży i workflow, często słyszymy od naszych klientów, że muszą dostosowywać nasze oferty, leady lub deale do swoich wewnętrznych procesów.

Inteligentny proces Bitrix24 to konfigurowalny typ elementu w naszym CRM, który pozwala na tworzenie własnego scenariusza pracy. Za pomocą inteligentnych procesów, możesz skonfigurować:

• lejki sprzedażowe,

• etapy i Kanban,

• reguły automatyzacji i wyzwalacze,

• domyślne uprawnienia dostępu do lejków.
  

Możesz korzystać z naszych szablonów lub tworzyć inteligentne procesy od podstaw. Możesz także połączyć swój inteligentny proces z innymi elementami CRM, kalendarzami, zadaniami, a nawet szablonami zadań.

Przykład inteligentnego procesu w Bitrix24

Załóżmy, że prowadzisz agencję rekrutacyjną. Oczywiście, możesz z łatwością korzystać z CRM do zarządzania swoimi procesami sprzedaży, ale to nie jedyny rodzaj procesu, z którym musisz pracować. Co jeśli planujesz używać CRM do czegoś, co nie jest sprzedażą? Bitrix24 Ci w tym pomoże.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, możesz utworzyć nowy inteligentny proces w Bitrix24 – wszystko, co musisz zrobić, to skonfigurować jego komponenty, ustawić wymagane pola, włączyć powiązania CRM, wybierając elementy, które chcesz połączyć z tym nowym procesem – i wszystko jest gotowe! Zastosujmy tę logikę w naszym przypadku.

Ponieważ jest to proces ZATRUDNIENIA (a nie SPRZEDAŻY), domyślne etapy nie są odpowiednie. Musimy mieć niestandardowe nazwy etapów, takie jak np. przychodzące CV, kandydaci zaproszeni na rozmowy kwalifikacyjne i inne, które możesz łatwo utworzyć w naszym kreatorze inteligentnych procesów.

Następnie musimy mieć również niestandardowe pola dla naszych kandydatów. W naszym przypadku może to być imię i nazwisko kandydata, stanowisko, o które się ubiega, linki do jego profili w mediach społecznościowych, data urodzenia, pole o nazwie „CV”, do którego należy dołączyć plik CV oraz wszelkie inne pola, które możesz chcesz dodać.

Teraz, gdy dodaliśmy kilku nowych kandydatów, zobaczymy ich wszystkich na etapie przychodzących CV. Część z nich zostanie sprawdzona, zaproszona na rozmowę kwalifikacyjną i ostatecznie zaakceptowana! Gdy tak się dzieje, nasi kandydaci przechodzą z jednego etapu do drugiego, wypełniając Twoje wakaty.

Każdy niestandardowy element w Twoim CRM może być skonfigurowany do pracy ze wszystkimi naszymi regułami, wyzwalaczami lub webhookami. Na przykład możesz automatycznie wysłać wiadomość e-mail lub wiadomość tekstową do kandydata, który został zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną. Po prostu skonfiguruj go raz, a od tego momentu będzie działał automatycznie.

Podsumowanie

Omówiliśmy wszystko na temat naszej inteligentnej automatyzacji procesów, dlaczego jest tak ważna i jak faktycznie działa w rzeczywistej sytuacji biznesowej. Nie lekceważ potęgi dobrego inteligentnego procesu, ponieważ może on naprawdę uprościć Twoją pracę, usprawnić workflow i zaoszczędzić pieniądze.

Jeśli jesteś gotowy, aby zobaczyć, co inteligentna automatyzacja procesów może zrobić dla Twojej firmy, załóż darmowe konto w Bitrix24 i odkryj wszystkie możliwości oferowane przez ten program.