Oprogramowanie do zarządzania projektami osobistymi z aplikacjami

Oprogramowanie do zarządzania projektami osobistymi pozwala osobom fizycznym zorganizować codzienną pracę, ustalać terminy dla każdego zadania, monitorować postępy i skutecznie osiągać swoje cele. W przeciwieństwie do swoich odpowiedników, zorientowanych na biznes, aplikacje do użytku osobistego nie są przeładowane dziesiątkami skomplikowanych funkcji. Są stosunkowo proste i rzeczywiście pomagają w sortowaniu i porządkowaniu informacji. W tym artykule porównamy najpopularniejsze narzędzia do obsługi projektów osobistych — takie jak planowanie wakacji, budowanie budżetu domowego czy trzymanie się planu żywieniowego.

Co to jest Projekt?

Najpierw zrozummy różnicę między pracą a projektem. Projekt ma początek, koniec i kilka etapów pomiędzy nimi. Zostanie zrealizowany, gdy osiągniesz określony cel — na przykład napiszesz książkę. Pisanie książki to długotrwały proces, którego nie można ukończyć w kilka minut. Natomiast pisanie rozdziału nie jest projektem, ale zadaniem, które można wykonać w stosunkowo krótkim czasie. Codzienne mycie zębów również nie jest projektem, ponieważ jest to prosty i powtarzalny zabieg.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania projektami?

Osoby, które nigdy z niego nie korzystały, zazwyczaj myślą, że ​​oprogramowanie do zarządzania projektami to zestaw list kontrolnych, co jest nadmiernym uproszczeniem. Listy kontrolne są statyczne i po utworzeniu jedyne, co możesz zrobić, to oznaczyć zadania jako anulowane lub ukończone. Listy kontrolne nie pozwalają na rozbicie dużego zadania na kilka mniejszych, przegrupowanie i ustalenie osobnego terminu dla każdego z nich. Jeśli potrzebujesz dodać dodatkowe pliki do swoich punktów kontrolnych, nie będziesz mieć narzędzi do zarządzania nimi i wkrótce utoniesz w natłoku informacji.

Rozwiązania pozwalające użytkownikom na zarządzanie projektami są znacznie bardziej wydajne i funkcjonalne i umożliwiają wykonanie następujących czynności:

• Twórz projekty, wyodrębniaj i śledź proces realizacji każdego zadania

• Zaproś nowych użytkowników do przyłączenia się do workflow

• Dodaj informacje dodatkowe do każdego zadania (komentarze, pliki, linki do innych zadań itd.)

• Przydziel zasoby do każdego projektu

• Sprawdź, ile zasobów poświęcasz na konkretne zadanie lub projekt i generuj raporty

• Otrzymywaj powiadomienia, gdy zadanie zbliża się do ostatecznego terminu — dzięki czemu będziesz mógł je ukończyć, przełożyć lub usunąć

• i tak dalej

Nawet jeśli najpierw sam planujesz korzystać z tej aplikacji, w końcu możesz rozważyć zaproszenie znajomych i krewnych do przyłączenia się. Twoja lepsza połowa może dodać do Twojego planu wakacyjnego oferty biletów last minute, Twój trener fitness może skorygować Twój harmonogram ćwiczeń, a babcia może zmienić Twoją cotygodniową listę zakupów spożywczych, gdy zdecyduje się zrezygnować z czekolady.

Można by było pomyśleć, że aplikacje do zarządzania projektami są skomplikowane. Ale w rzeczywistości są sprytne i naprawdę intuicyjne.

Możesz zapytać jednak, dlaczego powinieneś instalować oprogramowanie, którego odbiorcami są firmy, w celu zarządzania osobistymi zadaniami? Dlaczego nie pobrać aplikacji, która początkowo została stworzona do użytku osobistego? Subskrypcje biznesowe pozwalają deweloperom zarobić na swoim produkcie i zainwestować te środki w jego ulepszenie. Im więcej pieniędzy dostawca oprogramowania zarabia na swoich rozwiązaniach, tym bardziej zaawansowane produkty oferuje — i dlatego w tym artykule skupimy się na narzędziach klasy biznesowej. 

TOP-5 narzędzi do zarządzania projektami osobistymi z aplikacjami

• Bitrix24

• Asana

• Azendoo

• Evernote

• Microsoft One Note

• Trello

Niezależnie od tego, czy preferujesz korzystać z tablicy Kanban do organizowania zadań, czy z klasycznych wykresów Gantta, w tym artykule znajdziesz aplikację do planowania projektów, która będzie dla Ciebie odpowiednia. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, które rozwiązanie najbardziej odpowiada Twoim potrzebom, a także porównaj zalety i wady, o których należy pamiętać przy wyborze odpowiedniego oprogramowania do prowadzenia osobistych projektów.

Bitrix24

Bitrix24 zapewnia kompleksowe rozwiązanie dla wszystkich Twoich potrzeb związanych z zarządzaniem projektami – osobistymi i innymi.

Możesz używać różnych narzędzi do przeglądania, planowania i zarządzania swoimi zadaniami, dzięki czemu jest to niezwykle wygodny wybór dla prawie każdego rodzaju projektu. Bitrix24 zawiera pełny pakiet narzędzi, jeśli chodzi o zarządzanie projektami, jak np.:

• Kalendarz

• Tablica Kanban

• Wykresy Gantta

• Listy kontrolne
  

Dzięki temu Bitrix24 jest doskonałym wyborem nie tylko do zarządzania projektami osobistymi, ale także do wszelkiego rodzaju projektów, w tym bardziej złożonych zadań w pracy. Bitrix24 ma to wszystko – możesz więc przejść od zarządzania domem do prowadzenia dużej korporacji.

Dołącz do 9 milionów firm, które już korzystają z Bitrix24

Bitrix24 zapewnia wiele opcji wyświetlania dla Twoich projektów. Tablica Kanban zapewnia możliwości prostego widoku z lotu ptaka i organizowania zadań – dzięki czemu możesz zapomnieć o tych irytujących karteczkach samoprzylepnych podczas planowania projektów. A jeśli chcesz graficznie przedstawić oś czasu swoich projektów, a także określić wszelkie zależności między zadaniami w tych projektach, możesz to zrobić za pomocą wykresu Gantta. Przełączanie między widokami listy, kalendarza, Gantta i Kanban jest łatwe, więc możesz użyć tego, który najlepiej Ci odpowiada.

Bitrix24 nigdy nie pozwoli Ci przegapić terminu, możesz na nim polegać, aby utrzymywać porządek i być na bieżąco. Dzięki funkcji przypominania możesz mieć pewność, że wszystkie Twoje ważne projekty zostaną zrealizowane na czas.

Najlepsze jest to, że Bitrix24 jest darmowy, a dla tych, którzy szukają oprogramowania do zarządzania projektami osobistymi, darmowe funkcje zapewniają więcej niż wystarczającą funkcjonalność – otrzymujesz całkowicie nieograniczony dostęp do zadań i projektów. Możesz dodać do swojego konta do 12 użytkowników.

Oto tylko kilka wspaniałych funkcji, dostępnych w darmowej wersji:

• 5 GB miejsca w Chmurze

• Różne widoki projektu: lista, Kanban, Gantt

• Śledzenie czasu zadań

Bitrix24 jest również dostępny w aplikacji na iOS i Android, dzięki czemu możesz przechowywać swoje osobiste projekty dokładnie tam, gdzie one powinny być – przy sobie.

Asana

To rozwiązanie zostało opracowane nie tylko do zarządzania projektami, lecz także do zarządzania zadaniami. Docelowymi odbiorcami są zarówno osoby fizyczne, jak i firmy. Program został uruchomiony w 2011 roku. Od tego czasu wydano kilka aktualizacji, a także stworzono przydatne aplikacje na Androida i iOS. Uber, Dropbox i Pinterest to tylko kilka przykładów znanych użytkowników tego programu.

Praca z Asana jest bardzo łatwa:

• Na pasku po lewej stronie możesz monitorować kilka projektów.

• Możesz swobodnie wyznaczać swoje kamienie milowe i cele w formie listy kontrolnej. Posortuj je według daty rozpoczęcia lub przewidywanego terminu ostatecznego. Twórz zależności — połącz określone zadania z ich podzadaniami.

• Dodawaj komentarze, tagi, linki i notatki do zadań lub innych elementów. Gdy Twoi współpracownicy wprowadzą zmiany w projektach, zostaną one wyświetlone w czasie rzeczywistym.

• Ustalaj terminy, przesyłaj pliki i korzystaj z wielu skrótów klawiszowych, aby zaoszczędzić czas i wysiłek.

Użytkownicy indywidualne i zespoły składające się z mniej niż 15 osób nie muszą nic płacić. Uzyskują dostęp do nieograniczonej liczby projektów, wiadomości i dzienniku wydarzeń, mogą jednocześnie zarządzać do 1000 zadań i cieszyć się niemal całą funkcjonalnością Asany.

Komercyjne plany tego oprogramowania do zarządzania projektami kosztują od 10,99 USD za użytkownika miesięcznie. Można je przetestować bezpłatnie. Oferują takie przywileje, jak możliwość bezpłatnego zapraszania nieograniczonej liczby gości, tworzenia celów i portfolio,  korzystania z priorytetowego wsparcia.

Azendoo

Podobnie jak poprzednie, jest to oprogramowanie do zarządzania zadaniami i projektami. Azendoo koncentruje się na pracy zespołowej, ale możesz go używać również do radzenia sobie z osobistym obciążeniem pracą. Azendoo na początku został opracowany jako serwis internetowy, a teraz możesz również pobrać aplikację na iOS lub Androida.

Azendoo pozwala na:

• Monitorowanie postępu projektu w szerszej perspektywie

• Dołączanie plików do projektów

• Przypisywanie zadań innym użytkownikom, kontrolowanie statusu wykonania i możliwość dodawania komentarzy

Evernote 

Jest to wyjątkowo potężne i wszechstronne oprogramowanie do zarządzania projektami. Opiera się na rozległym ekosystemie aplikacji, obejmującym wersje dla systemów Android i iOS. 

Oto tylko kilka przewag konkurencyjnych produktu:

• Możesz bez żadnych trudności przekonwertować swoje odręczne notatki na format cyfrowy i połączyć je z innymi plikami i dokumentami w jednym projekcie

• Możesz dodawać notatki za pomocą kilku kliknięć

• Do pracy nad kilkoma projektami możesz utworzyć notatniki
  

• Evernote pozwala na szybkie przeszukiwanie utworzonych treści

Dzięki najnowocześniejszej funkcji wyszukiwania możesz przestać przejmować się bałaganem. W Evernote twórz tyle notatek, ile chcesz, mając pewność, że nigdy się w nich nie zgubisz.

Plan darmowy umożliwia synchronizację do 2 urządzeń, wycinanie stron internetowych, korzystanie z wygodnej opcji wyszukiwania i formatowanie notatek. Maksymalny rozmiar notatki jest ograniczony do 25 MB, a miesięczny limit przesyłania — do 60 MB. Po przejściu na płatny plan, który kosztuje od 7,99 USD za użytkownika miesięcznie, będziesz mógł uzyskać dostęp do notatek w trybie offline, synchronizować nieograniczoną liczbę urządzeń, dostosowywać Ekran główny, tworzyć własne szablony, zwiększyć limit przesyłu i cieszyć się wieloma innymi korzyściami.

Microsoft One Note

Ten program nie był początkowo zaprojektowany jako oprogramowanie do zarządzania projektami. Jak sama nazwa wskazuje, został stworzony do pracy z notatkami. Microsoft One Note nie oferuje szerokiej perspektywy pracy z zadaniami. Niemniej jednak możesz korzystać z jego funkcjonalności również do obsługi projektów. Połącz go z usługą SkyDrive, gdzie możesz przechowywać swoje pliki, lub z wtyczką OneTastic.

OneNote można pobrać jako produkt dostępny w ramach pakietu Microsoft 365 lub Office 2019. Jeśli zainstalujesz go jako samodzielną aplikację, jego funkcjonalność będzie ograniczona. Dzięki pełnej wersji uzyskasz dostęp do przydatnych comiesięcznych aktualizacji.

Trello

To oprogramowanie do zarządzania projektami zostało stworzone jako indywidualna tablica Kanban. Jest szybkie i elastyczne, dlatego tak bardzo go lubią zespoły Tumblra, The New York Times i The Verge.

Zorganizowanie projektu w formie kart, które łatwo można przeciągać, zajmie Ci tylko parę minut, po czym będziesz mógł wykonywać następujące czynności:

• Tworzyć oddzielne tablice dla różnorodnych projektów

• Ustalać terminy końcowe (godzinę i datę) dla każdej karteczki lub zestawu kart

• Dodawać do zadań komentarzy i elementy pomocnicze

• Przypisywać zadanie od użytkownika do użytkownika

Podobnie jak inne usługi opisane w tym artykule, Trello jest dostępne zarówno w wersji internetowej, jak i w aplikacji mobilnej na iOS i Android. Możesz używać programu za darmo — w tym przypadku maksymalny rozmiar dołączonego pliku będzie ograniczony do 10 MB, a cały Twój zespół będzie mógł korzystać z maksymalnie 10 tablic. Po uaktualnieniu do płatnego planu, którego cena zaczyna się od 9,99 USD za użytkownika miesięcznie, maksymalny rozmiar załącznika wzrośnie do 250 MB, a ograniczeń dotyczących liczby tablic nie będzie. Liczba kart, list jest nieograniczona na wszystkich planach.

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że ten przegląd niezawodnych i nowoczesnych programów do zarządzania projektami okazał się przydatny. Wszystkie rozwiązania wymienione w artykule mogą pochwalić się zgrabnym interfejsem i intuicyjną nawigacją. Możesz wypróbować każdy z nich za darmo już teraz. Po wybraniu tego, który najbardziej Ci się spodoba, szybko się do niego przyzwyczaisz. Program ułatwi Ci zarządzanie workflow, Twoja wydajność zawsze będzie na wysokim poziomie, nigdy nie przegapisz żadnego ważnego terminu i osiągniesz większą satysfakcję z życia.