Przyśpiesz onboarding - jak wybrać program do HR?

Efektywny onboarding nowych pracowników jest jednym z ważniejszych elementów sukcesu każdej firmy. To właśnie pierwsze wrażenie, jakie firma wywiera na nowym członka zespołu, może znacząco wpłynąć na jego zaangażowanie, produktywność, a nawet decyzję o pozostaniu w organizacji.

Badania pokazują, że dobrze przeprowadzony onboarding skraca czas adaptacji pracownika, zwiększa jego zadowolenie z pracy, a co za tym idzie – przekłada się na lepsze wyniki całej firmy. Z drugiej strony, źle zaplanowany lub pominięty może skutkować frustracją, niską motywacją, a nawet utratą wartościowego pracownika już na samym początku jego drogi w firmie.

Przede wszystkim jednak skupimy się na tym, jak technologia, a konkretnie odpowiednio dobrany program do HR, może znacząco usprawnić i przyspieszyć ten proces, czyniąc go bardziej efektywnym, angażującym i dostosowanym do indywidualnych potrzeb każdego nowego pracownika.

Czym jest onboarding i dlaczego jest tak ważny?

Onboarding, choć często mylony z wprowadzeniem do firmy czy szkoleniem wstępnym, jest procesem znacznie szerszym i bardziej kompleksowym. To strategia działań mająca na celu wprowadzenie nowego pracownika w struktury organizacji, zapoznanie go z kulturą firmy, zadaniami oraz oczekiwaniami wobec niego.

Kluczowe etapy:

1. Preboarding: rozpoczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Obejmuje działania mające na celu przygotowanie nowego pracownika do wejścia do firmy, takie jak przesłanie niezbędnych dokumentów, informacji o firmie, kultury organizacyjnej czy planie pierwszych dni.

2. Pierwszy dzień: to moment, w którym nowy pracownik poznaje swoje miejsce pracy, zespół, przełożonego. Ważne jest, aby dzień ten był dobrze zaplanowany, pełen pozytywnych wrażeń i ukierunkowany na budowanie relacji.

3. Pierwszy tydzień/miesiąc: w tym czasie pracownik zapoznaje się ze swoimi obowiązkami, poznaje narzędzia pracy, uczestniczy w szkoleniach. To okres intensywnego uczenia się i adaptacji.

4. Integracja: proces onboardingu nie kończy się po pierwszym tygodniu czy miesiącu. Integracja z zespołem i kulturą firmy trwa dłużej. Ważne są regularne spotkania z przełożonym, feedback, wsparcie i możliwości rozwoju.

Efektywny onboarding przynosi liczne korzyści zarówno dla pracownika, jak i dla firmy:

Dla pracownika:

• Szybsza adaptacja: pomaga nowemu pracownikowi szybciej odnaleźć się w nowym środowisku, zrozumieć swoje zadania i oczekiwania.

• Zwiększone zaangażowanie: pracownik, który czuje się dobrze poinformowany, doceniony i wspierany, jest bardziej zaangażowany w swoją pracę.

• Wyższa produktywność: pracownik szybciej osiąga pełnię swoich możliwości, co przekłada się na jego efektywność.

• Większa satysfakcja z pracy: pozytywne doświadczenia wpływają na ogólne zadowolenie pracownika z pracy.

Dla firmy:

• Niższa rotacja pracowników: dobrze przeprowadzony onboarding zwiększa prawdopodobieństwo, że pracownik pozostanie w firmie na dłużej.

• Pozytywny wizerunek pracodawcy: firma, która dba o swoich pracowników już od pierwszego dnia, buduje pozytywny wizerunek na rynku pracy.

• Lepsze wyniki: zaangażowani i produktywni pracownicy przyczyniają się do osiągania lepszych wyników przez firmę.

Dla zespołu:

• Szybsza integracja: ułatwia nowemu pracownikowi nawiązanie relacji z zespołem, co wpływa na lepszą współpracę.

• Lepsza komunikacja: nowy pracownik wie, do kogo zwrócić się z pytaniami i wątpliwościami.

Niestety, źle przeprowadzony onboarding może prowadzić do frustracji, braku motywacji i niezadowolenia nowego pracownika, co z kolei przekłada się na niższą produktywność, częstsze absencje, a w konsekwencji – zwiększoną rotację.

Trudności związane z onboardingiem

Współczesny rynek pracy przechodzi dynamiczne zmiany, takie jak wzrost popularności pracy zdalnej i hybrydowej oraz zwiększona rotacja pracowników. Te zmiany przynoszą nowe wyzwania dla procesu onboardingu, który musi dostosować się do nowej rzeczywistości.

Jednym z głównych wyzwań jest budowanie relacji i poczucia przynależności w środowisku zdalnym lub hybrydowym. W tradycyjnym modelu pracy, nowy pracownik miał możliwość bezpośredniego kontaktu z zespołem, wspólnych lunchów, rozmów przy kawie, co ułatwiało integrację. W przypadku pracy zdalnej, budowanie tych relacji jest trudniejsze i wymaga większego wysiłku ze strony zarówno nowego pracownika, jak i firmy.

Kolejnym wyzwaniem jest nadmiar informacji, z którym musi zmierzyć się nowy pracownik w pierwszych dniach pracy. Wiele firm stara się przekazać jak najwięcej wiedzy w krótkim czasie, co może przytłoczyć nowego członka zespołu. Do tego dochodzą formalności, takie jak podpisywanie umów, wypełnianie dokumentów czy zapoznawanie się z wewnętrznymi procedurami, które mogą dodatkowo utrudnić adaptację.

Technologia, która z jednej strony przyczynia się do zmian na rynku pracy, z drugiej strony oferuje również rozwiązania, które mogą pomóc w sprostaniu tym wyzwaniom. Programy do HR, platformy do nauki online, narzędzia do komunikacji czy wirtualne spotkania integracyjne – to tylko niektóre przykłady, jak technologia może wspierać proces onboardingu w erze cyfrowej.

Program do HR jako rozwiązanie problemów onboardingu

W obliczu tych wyzwań, programy do HR stają się coraz częściej wybieranym narzędziem, które wspiera firmy w przeprowadzaniu efektywnego onboardingu. Dzięki swoim funkcjom, mogą one usprawnić każdy etap procesu, czyniąc go bardziej angażującym i dostosowanym do potrzeb zarówno nowych pracowników, jak i działu HR.

Oto kilka kluczowych funkcji, jakie powinien posiadać dobry program do HR:

• Automatyzacja powtarzalnych zadań: program powinien umożliwiać automatyczne wysyłanie dokumentów do podpisu, przypominanie o wypełnieniu formularzy czy zbieranie danych od nowego pracownika. Dzięki temu dział HR może skupić się na bardziej strategicznych działaniach, a nowy pracownik nie czuje się przytłoczony nadmiarem formalności.

• Cyfrowa baza wiedzy: program powinien zawierać bibliotekę materiałów dla nowych pracowników, takich jak przewodniki po firmie, instrukcje obsługi narzędzi, filmy instruktażowe czy najczęściej zadawane pytania. Dostęp do tych informacji w jednym miejscu ułatwia nowemu pracownikowi odnalezienie potrzebnych informacji i przyspiesza proces adaptacji.

• Śledzenie postępów: program powinien umożliwiać monitorowanie postępów onboardingu każdego nowego pracownika. Dzięki checklistom, ankietom czy raportom, dział HR może łatwo sprawdzić, czy nowy pracownik zapoznał się ze wszystkimi niezbędnymi informacjami i procedurami.

• Możliwość komunikacji i integracji: program powinien oferować narzędzia do komunikacji, takie jak czat, forum dyskusyjne czy grupy robocze. Dzięki temu nowy pracownik może łatwo nawiązać kontakt z zespołem, zadawać pytania i dzielić się swoimi spostrzeżeniami, co przyspiesza jego integrację z firmą.

• Personalizacja ścieżki: program powinien umożliwiać dostosowanie procesu onboardingu do indywidualnych potrzeb nowego pracownika. Dzięki temu każdy nowy członek zespołu otrzymuje informacje i szkolenia, które są dla niego najbardziej istotne.

Oczywiście, nie każdy program do HR będzie posiadał wszystkie wymienione funkcje, dlatego ważne jest, aby przed wyborem dokładnie przeanalizować potrzeby firmy i porównać dostępne na rynku rozwiązania. Warto również zwrócić uwagę na opinie innych użytkowników, ceny oraz dostępność wsparcia technicznego.

Jak wybrać odpowiedni program do HR dla swojej firmy?

Wybór odpowiedniego programu do HR, który będzie wspierał proces onboardingu, to decyzja, która może znacząco wpłynąć na efektywność tego procesu oraz doświadczenia nowych pracowników. Aby podjąć właściwą decyzję, warto przeanalizować kilka kluczowych aspektów:

1. Określenie potrzeb firmy: zanim rozpocznie się poszukiwania idealnego programu, warto dokładnie określić potrzeby firmy. Jaka jest wielkość firmy? W jakiej branży działa? Jakie są oczekiwania wobec programu? Czy potrzebne są funkcje do automatyzacji onboardingu, zarządzania szkoleniami czy komunikacji wewnętrznej? Określenie tych potrzeb pozwoli zawęzić pole poszukiwań i skupić się na programach, które oferują funkcjonalności odpowiadające specyfice firmy.

2. Porównanie różnych programów: na rynku dostępnych jest wiele programów do HR, różniących się funkcjonalnościami, ceną, interfejsem czy stopniem skomplikowania. Warto stworzyć listę potencjalnych programów i porównać je pod kątem oferowanych funkcji, ceny, łatwości obsługi, dostępności wsparcia technicznego oraz opinii innych użytkowników. Wiele firm oferuje darmowe wersje demo lub okresy próbne, które pozwalają przetestować program przed podjęciem decyzji o zakupie.

3. Testowanie programów: możliwość przetestowania programu w praktyce jest niezwykle ważna. Darmowe wersje demo lub okresy próbne pozwalają sprawdzić, czy interfejs programu jest intuicyjny, czy funkcjonalności odpowiadają potrzebom firmy, a także czy program działa stabilnie i bezproblemowo. Warto również zwrócić uwagę na jakość wsparcia technicznego oferowanego przez dostawcę programu.

4. Konsultacje z dostawcami oprogramowania: w przypadku wątpliwości lub pytań warto skorzystać z konsultacji z dostawcami oprogramowania. Mogą oni doradzić, który program będzie najlepiej odpowiadał potrzebom firmy, przedstawić szczegółową ofertę oraz pomóc w procesie wdrożenia programu.

Przykłady popularnych programów do HR

Na rynku dostępnych jest wiele programów do HR, które oferują różnorodne funkcje wspierające proces onboardingu. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów popularnych rozwiązań, które cieszą się uznaniem wśród użytkowników:

• BambooHR: to kompleksowy program do HR, który oferuje szeroki zakres funkcji, w tym zarządzanie danymi pracowników, rekrutację, onboarding, zarządzanie wydajnością oraz benefity. BambooHR wyróżnia się intuicyjnym interfejsem, łatwością obsługi oraz możliwością dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy.

• Freshteam: to program do HR dedykowany przede wszystkim małym i średnim przedsiębiorstwom. Oferuje on funkcje takie jak rekrutacja, onboarding, zarządzanie czasem pracy, oceny pracownicze oraz zarządzanie celami. Freshteam cechuje się prostotą obsługi, atrakcyjną ceną oraz integracją z innymi popularnymi narzędziami, takimi jak Slack czy G Suite.

• Workable: to platforma do rekrutacji, która oferuje również funkcje wspierające onboarding. Workable umożliwia tworzenie spersonalizowanych stron powitalnych dla nowych pracowników, automatyczne wysyłanie dokumentów oraz śledzenie postępów. Program ten charakteryzuje się nowoczesnym designem, łatwością integracji z innymi systemami oraz możliwością dostosowania do specyfiki różnych branż.

• Personio: to program do HR przeznaczony dla firm każdej wielkości. Oferuje on szeroki zakres funkcji, w tym zarządzanie danymi pracowników, rekrutację, onboarding, zarządzanie czasem pracy, oceny pracownicze, zarządzanie talentami oraz analizę danych. Personio wyróżnia się intuicyjnym interfejsem, bogatą funkcjonalnością oraz możliwością integracji z innymi programami.

• SAP SuccessFactors: to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania kapitałem ludzkim, które obejmuje również funkcje wspierające onboarding. SAP SuccessFactors umożliwia tworzenie spersonalizowanych ścieżek onboardingu, automatyzację zadań, monitorowanie postępów oraz analizę danych. Program ten jest dedykowany przede wszystkim dużym przedsiębiorstwom, które poszukują zaawansowanych rozwiązań.

Powyższe przykłady to tylko kilka z wielu dostępnych na rynku programów do HR, które mogą usprawnić ten proces. Wybór konkretnego rozwiązania powinien być uzależniony od indywidualnych potrzeb i oczekiwań firmy.

Podsumowanie

Właściwie przeprowadzony onboarding to kluczowy element sukcesu każdej firmy, niezależnie od branży czy wielkości. To inwestycja, która przynosi korzyści zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy, przekładając się na większe zaangażowanie, produktywność i lepsze wyniki. W erze cyfrowej, gdzie praca zdalna i hybrydowa stają się coraz popularniejsze, odpowiednio dobrany program do HR może znacząco usprawnić ten proces, automatyzując zadania, ułatwiając komunikację i zapewniając spersonalizowane doświadczenie dla każdego nowego pracownika.

Pamiętajmy, że inwestycja w dobry program do HR to inwestycja w przyszłość firmy. To narzędzie, które może pomóc w budowaniu zaangażowanego i efektywnego zespołu, który przyczyni się do osiągnięcia sukcesu organizacji.

FAQ

Czy program do HR jest niezbędny do przeprowadzenia onboardingu?

Nie, program do HR nie jest absolutnie niezbędny, ale może znacząco usprawnić i zautomatyzować ten proces. W mniejszych firmach, gdzie liczba nowych pracowników jest niewielka, onboarding można przeprowadzić ręcznie, korzystając z tradycyjnych narzędzi, takich jak dokumenty papierowe, e-maile czy spotkania osobiste. Jednak w przypadku większych organizacji, program do HR może okazać się nieoceniony, automatyzując powtarzalne zadania, zapewniając spójność procesu oraz ułatwiając komunikację i integrację.

Jakie są koszty związane z wdrożeniem programu do HR?

Koszty wdrożenia programu do HR mogą się różnić w zależności od wybranego dostawcy, funkcjonalności programu oraz wielkości firmy. Wiele programów oferuje różne plany taryfowe, dostosowane do potrzeb różnych organizacji. Koszty mogą obejmować opłatę abonamentową, koszt wdrożenia, szkolenia dla pracowników oraz ewentualne dodatkowe usługi, takie jak wsparcie techniczne czy integracja z innymi systemami.

Czy może zostać dostosowany do indywidualnych potrzeb mojej firmy?

Tak, wiele programów do HR oferuje możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy. Można wybierać spośród różnych modułów funkcjonalnych, konfigurować procesy, dostosowywać interfejs użytkownika czy integrować program z innymi systemami używanymi w firmie. Warto zwrócić uwagę na elastyczność i skalowalność programu, aby mógł on rosnąć wraz z rozwojem firmy.

Jak długo trwa wdrożenie?

Czas wdrożenia programu do HR może się różnić w zależności od stopnia skomplikowania projektu, wielkości firmy oraz zaangażowania pracowników. W przypadku prostych programów, wdrożenie może zająć kilka dni, podczas gdy w przypadku bardziej złożonych rozwiązań, proces ten może trwać kilka tygodni lub nawet miesięcy. Ważne jest, aby współpracować z dostawcą oprogramowania, który zapewni odpowiednie wsparcie i szkolenia dla pracowników.