Cyfrowe podpisy dokumentów w firmie – automatyzacja, reguły i e-Podpis w HR w Bitrix24

Codzienna praca w firmie oznacza setki umów, wniosków i protokołów. Ręczne przesyłanie plików to strata czasu i ryzyko pomyłek. W Bitrix24, dzięki funkcji e-Podpis w HR, proces podpisywania dokumentów można w pełni zautomatyzować – od utworzenia pliku po ostateczne zatwierdzenie.

1. Reguły automatyzacji i wyzwalacze – fundament szybkiego podpisu

Reguły automatyzacji i wyzwalacze w Bitrix24 sprawiają, że podpisywanie dokumentów staje się w pełni cyfrowe i bezbłędne:

• automatyczne przypisywanie zadań odpowiednim osobom
• wysyłka dokumentów do podpisu elektronicznego
• monitorowanie każdego etapu w czasie rzeczywistym

Przykład: reguła „Podpisz dokument z pracownikiem” eliminuje ręczne działania, a wyzwalacz „Zakończono podpisywanie dokumentu” natychmiast informuje, kto i kiedy złożył podpis.

Effekt: szybszy onboarding nowych pracowników, mniej błędów i pełna przejrzystość całego procesu.

2. Szablony dokumentów – tworzysz raz, używasz wielokrotnie

Kolejnym krokiem oszczędzającym czas są szablony dokumentów:

• raz przygotowany wzór można wielokrotnie generować i edytować
• dostęp mają wyłącznie uprawnione osoby (np. dział HR)
• proste aktualizacje zapewniają spójność treści w całej organizacji

To godziny pracy mniej dla zespołu i gwarancja, że każda umowa wygląda identycznie – niezależnie od liczby kopii.

Dowiedz się więcej: jak tworzyć reguły i wyzwalacze oraz jak korzystać z szablonów dokumentów