Przejście z arkuszy kalkulacyjnych na CRM: Wpływ na firmy

Efektywne zarządzanie leadami i transakcjami jest kluczowe dla sukcesu biznesowego. Mimo dostępności zaawansowanych rozwiązań, takich jak systemy CRM, wiele firm nadal polega na arkuszach kalkulacyjnych lub ręcznych metodach śledzenia interakcji z klientami.

W tym artykule omówimy wyzwania firm bez CRM, korzyści z przejścia na CRM oraz to, jak użytkownicy darmowego planu Bitrix24 CRM zauważyli poprawę swoich procesów biznesowych.

Nowoczesne trendy w zarządzaniu leadami i transakcjami

W dzisiejszym cyfrowym świecie coraz więcej firm dostrzega znaczenie narzędzi CRM w optymalizacji sprzedaży i interakcji z klientami. Zgodnie z badaniem Demandsage z systemów CRM korzysta 94% firm technologicznych oraz 71% małych firm, aby zarządzać relacjami z klientami i zwiększać sprzedaż.

Oznacza to, że mniej więcej 1 na 4 małe i średnie firmy nadal sięga po przestarzałe metody i zarządza leadami oraz transakcjami ręcznie lub w arkuszach kalkulacyjnych. Prowadzi to do negatywnych skutków, takich jak:

• nieefektywność;
• utracone szanse;
• brak przejrzystości w lejku sprzedażowym

Co więcej, wśród firm, które regularnie korzystają z CRM, tylko 37% pracowników sprzedaży deklaruje, że ich organizacja w pełni wykorzystuje możliwości CRM (źródło).

Jeśli chodzi o najnowsze trendy, wykorzystanie systemów CRM w 2025 roku wyraźnie wzrosło dzięki rosnącej dostępności rozwiązań chmurowych i wspieranych przez AI. Firmy integrują CRM z narzędziami automatyzacji, systemami obsługi klienta i platformami marketingowymi, aby tworzyć spójny przepływ pracy.

Sztuczna inteligencja często stoi w centrum tej transformacji. Narzędzia takie jak ChatGPT, roboty autonomiczne i uczenie maszynowe coraz częściej nie tylko przejmują zadania, ale też zastępują pracę kognitywną, którą dotąd wykonywali wyłącznie ludzie.

Badania pokazują, że 45% firm po wdrożeniu CRM informuje o wyższym wzroście przychodów, a 47% użytkowników CRM twierdzi, że system ma ogromny wpływ na satysfakcję klientów. Ponadto mobilna dostępność nowoczesnych systemów CRM przyczyniła się do 30% wzrostu produktywności zespołów zdalnych.

Mimo tych korzyści 24% firm wciąż waha się przed wdrożeniem CRM — najczęściej z powodu obaw o koszty, złożoność i opór pracowników wobec zmian. Wraz ze wzrostem konkurencji i koniecznością transformacji cyfrowej firmy, które odkładają wdrożenie CRM, ryzykują pozostanie w tyle pod względem zarządzania relacjami z klientami i efektywności sprzedaży.

Kluczowe problemy, z którymi zmagają się firmy bez CRM

Firmy, które zarządzają leadami i transakcjami bez CRM, często borykają się z:

• Chaosem w danych. Arkusze kalkulacyjne wymagają ciągłych aktualizacji i są podatne na błędy oraz niespójności.
• Brakiem automatyzacji. Ręczne śledzenie nie pozwala automatyzować powtarzalnych zadań, takich jak follow-upy i wprowadzanie danych.
• Ograniczoną współpracą. Arkusze kalkulacyjne nie wspierają współpracy w czasie rzeczywistym ani dostępu opartego na rolach, co obniża efektywność pracy zespołowej.
• Słabymi wglądami w klientów. Bez scentralizowanych danych brakuje wartościowych analiz poprawiających sprzedaż i obsługę.
• Utratą szans. Leady mogą „przepadać” z powodu braku systematycznych follow-upów i przypomnień.
  
  

Pozytywne efekty przejścia na CRM

Kontekst: ankieta wśród użytkowników Bitrix24

Zespół Bitrix24 CRM przeprowadził ankietę wśród użytkowników darmowego planu, aby przeanalizować wpływ wdrożenia systemu CRM. Wyniki pokazują wymierne korzyści wynikające z zastąpienia arkuszy kalkulacyjnych bardziej zaawansowanym rozwiązaniem do zarządzania leadami i transakcjami.

Typy firm korzystających z Bitrix24 CRM

Dane użytkowników Bitrix24 CRM pokazują szeroką gamę branż, które czerpią korzyści z oprogramowania:

Wyniki te częściowo pokrywają się z niedawnym raportem Demandsage dotyczącym branż o najwyższym udziale użytkowników CRM

Wyraźnie widać, że firmy usługowe stanowią większość użytkowników Bitrix24 CRM, co pokazuje, że branże silnie oparte na relacjach z klientem i zarządzaniu zadaniami w największym stopniu korzystają z narzędzi CRM.

Również firmy z sektorów edukacji, handlu detalicznego i produkcji dostrzegają wartość uporządkowanego zarządzania leadami oraz śledzenia relacji z klientami — co trudno osiągnąć w arkuszach kalkulacyjnych.

Jak firmy odkryły Bitrix24 CRM

Jak firmy odkryły Bitrix24 CRM< Zrozumienie, w jaki sposób firmy trafiają na Bitrix24, pozwala lepiej uchwycić rosnącą świadomość korzyści płynących z systemów CRM:

Ponad 56% firm znalazło Bitrix24 CRM przez wyszukiwarkę Google, co wskazuje na silne zapotrzebowanie na rozwiązania CRM. Rekomendacje współpracowników również odgrywają istotną rolę — niemal 18% użytkowników przechodzi na Bitrix24 dzięki poczcie pantoflowej. Dane te pokazują rosnącą świadomość, że CRM jest lepszą alternatywą dla arkuszy kalkulacyjnych.

Kluczowe problemy rozwiązywane przez Bitrix24 CRM

Użytkownicy Bitrix24 zgłaszają znaczną poprawę swoich procesów i rozwiązanie typowych wyzwań, takich jak:

 

• Efektywna organizacja bazy klientów. Firmy mogą przechowywać wszystkie szczegóły w jednym miejscu, co zapewnia szybki dostęp do danych kontaktowych, historii interakcji i preferencji.
• Pełna kontrola nad zadaniami, zespołami i spotkaniami. Oprogramowanie CRM pozwala menedżerom przydzielać zadania, śledzić postępy i sprawnie planować spotkania, ograniczając nieporozumienia i terminy przekroczone.
• Ujednolicony dostęp do klientów, plików, notatek, e-maili i wiadomości. Centralny system umożliwia skuteczną współpracę bez konieczności używania wielu narzędzi, zmniejszając ryzyko rozproszenia danych.
• Słabe wglądy w klientów. Bez scentralizowanych danych firmom brakuje wartościowych analiz do poprawy sprzedaży i obsługi.
• Łatwe tworzenie i zarządzanie stronami internetowymi. Bitrix24 CRM oferuje wbudowane narzędzia do tworzenia stron, dzięki czemu można zbudować profesjonalną obecność online bez zaawansowanych umiejętności technicznych.
• Lepsza współpraca i komunikacja w zespole. Zintegrowane narzędzia, takie jak wspólne notatki i intranet, usprawniają współpracę i zapewniają wszystkim dostęp do informacji.
• Zarządzanie wszystkimi procesami z jednej platformy. Sprzedaż, obsługę klienta i działania marketingowe można nadzorować w jednym systemie, co zwiększa efektywność.
• Wyższa produktywność i efektywność operacyjna. Automatyzacja powtarzalnych zadań i przejrzyste narzędzia do zarządzania zadaniami przyspieszają realizację procesów.
• Oszczędność czasu i mniejsza potrzeba wielu narzędzi. Systemy CRM to rozwiązanie all-in-one, które ogranicza wydatki na osobne oprogramowanie do zarządzania projektami, śledzenia e‑maili i baz klientów.

Rozwiązując te problemy, Bitrix24 CRM pomógł firmom przejść od nieuporządkowanego zarządzania leadami do uporządkowanych, opartych na danych procesów biznesowych.

Wyzwania, z którymi mierzą się firmy po przejściu na CRM

Chociaż oprogramowanie CRM oferuje liczne korzyści, firmy przechodzące z metod ręcznych na CRM mogą początkowo napotkać trudności. Do częstych problemów należą:

• Trudności z migracją danych. Firmy często zmagają się z przenoszeniem istniejących danych klientów z arkuszy kalkulacyjnych lub innych systemów do nowego CRM. Proces ten bywa czasochłonny, a jeśli nie zostanie przeprowadzony prawidłowo, może prowadzić do utraty danych lub niespójności.
• Opór pracowników wobec nieznanych systemów CRM. Wiele osób przyzwyczajonych do tradycyjnych metod może podchodzić do nowego systemu z rezerwą, obawiając się komplikacji w pracy lub konieczności długich szkoleń.
• Krzywa uczenia się nowego oprogramowania. Nawet najbardziej przyjazne platformy CRM wymagają okresu adaptacji. Firmy muszą przeznaczyć czas na szkolenia, aby zespół mógł efektywnie korzystać z funkcji systemu.

W rzeczywistości, zgodnie z badaniem Capterra, nawet 30% firm uznało swój CRM za nieefektywny. Niektóre przedsiębiorstwa odkrywają również, że rozwiązania CRM nie zawsze idealnie pasują do ich specyficznych potrzeb, co prowadzi do zbędnych złożoności. Warto pamiętać, że CRM nie jest uniwersalnym remedium na wszystkie problemy — sukces zależy od właściwej implementacji, przeszkolenia zespołu i dopasowania funkcji CRM do celów biznesowych.

Podsumowanie

Przejście z arkuszy kalkulacyjnych lub metod ręcznych na oprogramowanie CRM, takie jak Bitrix24, ma głęboki wpływ na efektywność, organizację i potencjał wzrostu przychodów firmy. Dane z ankiety użytkowników Bitrix24 potwierdzają, że przedsiębiorstwa z różnych branż znacząco korzystają ze scentralizowanego systemu CRM.

Wraz z globalnym wzrostem wykorzystania CRM firmy, które wdrażają nowoczesne rozwiązania do zarządzania leadami i transakcjami, pozycjonują się na długofalowy rozwój i sukces.

Uzyskaj jeszcze pełniejszy obraz i pobierz grafiki z naszego badania w formacie PDF: Od arkuszy kalkulacyjnych do CRM: wpływ na firmy