Alternatywa dla Microsoft Project powinna wspierać także osoby, które nie tworzą planu projektu. Przypisane zadania, terminy i kalendarz pomagają przełożyć oś czasu na konkretne obowiązki, podczas gdy kierownik nadal kontroluje strukturę i kolejność prac.

Zmiana jest uzasadniona, gdy szczegółowy harmonogram pozostaje użyteczny głównie dla kierownika projektu, a reszta zespołu potrzebuje prostego dostępu do swoich zadań i terminów. Przed migracją określ, które elementy muszą zostać zachowane: strukturę prac, zależności, kamienie milowe i sposób kontroli postępu.

Podziel projekt na etapy i zadania, przypisz osoby odpowiedzialne oraz ustaw daty rozpoczęcia i zakończenia. Widok Gantta pozwala sprawdzić kolejność prac i zależności, dzięki czemu zespół widzi, które działania wpływają na dalszą część planu.

Przy wielu etapach zależności pokazują, które zadania mogą rozpocząć się dopiero po zakończeniu wcześniejszych. Po migracji ustal, kto aktualizuje statusy i daty, aby harmonogram odzwierciedlał rzeczywisty przebieg projektu, a nie tylko pierwotne założenia.

Podczas migracji przeanalizuj nie tylko daty, ale też liczbę zadań przypisanych poszczególnym osobom. Widok obciążenia pracą ułatwia zauważenie okresów przeciążenia i podjęcie decyzji o przesunięciu zadania, zmianie kolejności lub ponownym podziale odpowiedzialności.

Wybierz aktywne projekty i przygotuj listę zadań, właścicieli, terminów, zależności oraz dokumentów potrzebnych w dalszej pracy. Usuń nieaktualne elementy, aby nowy plan był czytelny od pierwszego dnia.

• ustal nazwy etapów i statusów;
• wyznacz osobę aktualizującą plan;
• zaplanuj kontrolę harmonogramu po przeniesieniu.

Zacznij od projektu testowego i ustal rytm aktualizacji zadań, terminów oraz zależności. Zespół powinien wiedzieć, gdzie sprawdzać obowiązki i kiedy zgłaszać zmianę wpływającą na harmonogram.

Po okresie próbnym dopracuj strukturę i przenieś kolejne plany. Pozwoli to ocenić narzędzie z perspektywy zarówno kierownika, jak i osób wykonujących zadania.