Dopasuj scalanie do uprawnień
Powielony kontakt lub firma może rozdzielić historię klienta na kilka rekordów, zniekształcić raporty i prowadzić do powtórnych wiadomości. Zespół potrzebuje więc procesu, który pozwala wykryć podobne dane, ocenić ich znaczenie i uporządkować bazę przed kolejnym kontaktem.
Bitrix24 wspiera CRM duplicate detection podczas pracy z kontaktami i firmami. Użytkownicy mogą przejrzeć potencjalne duplikaty, porównać informacje, wybrać właściwy rekord i scalić dane, zanim zostaną wykorzystane w raportach lub outreachu.
Ustal reguły kontroli danych
Podobne rekordy nie zawsze należy scalać automatycznie. Przed rozpoczęciem przeglądu określ, kto zatwierdza decyzje i które informacje mają pierwszeństwo.
- wyznacz osoby odpowiedzialne za przegląd;
- porównuj kompletność i aktualność historii;
- ustal sposób postępowania z nieaktualnymi danymi;
- powtarzaj kontrolę po większych importach.
Gdy jeden klient ma kilka rekordów
Duplikaty powstają między innymi wtedy, gdy ta sama osoba lub firma trafia do CRM z różnych źródeł albo użytkownik tworzy nowy rekord zamiast sprawdzić istniejący. W efekcie historia kontaktu, aktywności i relacji może zostać rozdzielona.
To utrudnia ocenę bazy i zwiększa ryzyko, że różni handlowcy skontaktują się z tą samą organizacją bez pełnego kontekstu.
Porównaj rekordy przed scaleniem
Wykrywanie duplikatów zaczyna się od wskazania kontaktów lub firm, które mogą opisywać tę samą relację. Przed połączeniem trzeba porównać nazwę, dane kontaktowe, kompletność informacji oraz aktualność historii działań.
Dopiero wtedy zespół może zdecydować, który rekord zachować i jak uporządkować pozostałe dane.
Wyzwalacz, działanie CRM i wynik
Wyzwalacz: po imporcie danych liczba kontaktów rośnie szybciej niż liczba obsługiwanych klientów.
Działanie CRM: administrator przegląda potencjalne duplikaty kontaktów i firm, porównuje informacje oraz scala rekordy według ustalonych zasad.
Wynik: relacja klienta ma spójniejszą historię, a raporty i działania sprzedażowe opierają się na uporządkowanych rekordach.
Dopasuj scalanie do uprawnień
Scalanie rekordów powinno odpowiadać podziałowi odpowiedzialności w CRM. Ograniczenie tej czynności do właściwych ról zmniejsza ryzyko przypadkowego połączenia niepowiązanych kontaktów lub firm.
Handlowcy mogą zgłaszać podejrzane rekordy, a wyznaczeni użytkownicy prowadzić ich weryfikację i porządkowanie.
Sprawdź wpływ na raporty
Po scaleniu duplikatów porównaj raporty i liczbę rekordów z wcześniejszym stanem bazy. Aktywności oraz wyniki przypisane wcześniej do kilku profili mogą być teraz widoczne w ramach jednej relacji.
Taka kontrola pokazuje, czy proces poprawił jakość danych, a nie tylko zmniejszył liczbę rekordów.
Włącz kontrolę duplikatów do pracy CRM
Duplicate detection daje najlepszy efekt jako stały etap pracy z kontaktami i firmami, a nie jednorazowe czyszczenie bazy. Po uporządkowaniu rekordów zespół może korzystać z pełniejszej historii komunikacji i aktywności.
Warto powiązać przegląd duplikatów z importami, zmianami w bazie oraz okresową kontrolą raportów sprzedażowych.
