Prowadź historię obiektu i klienta
W firmie sprzątającej jedno zlecenie obejmuje więcej niż samą wizytę ekipy. Trzeba zebrać informacje o obiekcie, ustalić zakres prac, wybrać termin, przekazać szczegóły wykonawcom i pamiętać o następnej usłudze.
CRM dla firm sprzątających pozwala prowadzić ten proces od pierwszego zapytania do kolejnych wizyt. W Bitrix24 koordynator może zapisać dane klienta i nieruchomości, śledzić etap zlecenia, przypisać ekipę oraz zachować historię ustaleń dotyczących usług cyklicznych.
Kontynuuj obsługę cyklicznych wizyt
Przy sprzątaniu co tydzień lub co miesiąc najważniejsza jest powtarzalność ustaleń. Zapisz częstotliwość, preferowane terminy i stały zakres prac, a następne zlecenie przygotuj na podstawie historii klienta.
Jeśli klient doda mycie okien, zmieni dzień wizyty albo poprosi o inną kolejność prac, koordynator aktualizuje informacje i przekazuje je ekipie.
Zbieraj kompletne dane przed wyceną
Nowe zapytanie warto od razu uzupełnić o adres obiektu, jego typ, zakres sprzątania, preferowany termin i dodatkowe wymagania. Dane pozostają przy kliencie i zleceniu, więc koordynator może sprawnie przejść od rozmowy do potwierdzenia usługi.
- zapisz lokalizację i dane kontaktowe,
- odnotuj zakres oraz częstotliwość prac,
- przesuń zlecenie dalej po ustaleniu terminu.
Przekazuj ekipie jasny plan wizyty
Po potwierdzeniu zlecenia koordynator ustala termin, przypisuje odpowiednią ekipę i przekazuje jej informacje potrzebne na miejscu. W jednym opisie można zachować adres, zakres prac, dostęp do obiektu oraz ustalenia dotyczące konkretnej wizyty.
Przy kolejnych zleceniach zespół korzysta z aktualnych danych, a zmiany terminu lub zakresu są odnotowane przed wyjazdem.
Prowadź historię obiektu i klienta
Innych informacji wymaga mieszkanie, innych biuro lub lokal usługowy. CRM dla firm sprzątających pomaga zachować przy kliencie szczegóły nieruchomości, preferencje, ustalenia i wcześniejsze usługi.
Dzięki temu osoba obsługująca kolejne zgłoszenie nie musi odtwarzać kontekstu od początku. Może sprawdzić, co uzgodniono wcześniej i przygotować ekipę do podobnej wizyty.
Kontroluj przekazanie zlecenia
Zlecenie przechodzi zwykle przez osobę przyjmującą zapytanie, koordynatora i ekipę wykonawczą. Wyraźne etapy oraz przypisanie odpowiedzialności pokazują, kto wykonuje następne działanie i czy usługa jest gotowa do realizacji.
- przyjęcie zapytania i zebranie danych,
- ustalenie zakresu oraz terminu,
- przydzielenie ekipy,
- potwierdzenie wykonania i dalszy kontakt.
Przykład: sprzątanie biura dwa razy w tygodniu
Biuro zamawia sprzątanie dwa razy w tygodniu i dodatkowo zgłasza mycie okien. Koordynator zapisuje dane obiektu, ustala zakres, planuje wizytę i przydziela ekipę. Po wykonaniu usługi informacje pozostają przy kliencie, więc przygotowanie kolejnego terminu nie zaczyna się od zera.
Gdy klient zmieni dzień lub doda zadanie, aktualizacja trafia do opisu zlecenia przed przekazaniem jej wykonawcom.
