Akceptacje i przekazanie do realizacji
Agencja może prowadzić równolegle sprzedaż kampanii, obsługę stałych klientów i realizację kolejnych projektów. Kluczowe jest zachowanie ciągłości między rozmową handlową, briefem, ofertą, akceptacjami i pracą zespołu.
CRM dla agencji marketingowych pozwala uporządkować dane leada, potrzeby klienta, zakres kampanii i ustalenia komercyjne. W Bitrix24 sprzedaż, account management i realizacja mogą odwoływać się do wspólnej historii klienta, co ułatwia przekazanie projektu bez ponownego zbierania podstawowych informacji.
Akceptacje i przekazanie do realizacji
Materiały marketingowe często przechodzą przez komentarze i kolejne wersje. Uporządkowany proces wskazuje osobę odpowiedzialną za wysyłkę, akceptującego oraz następny krok po zatwierdzeniu.
Przy przekazaniu projektu zespół otrzymuje zebrany kontekst: zakres usługi, cele kampanii, terminy, ustalenia z klientem i osoby kontaktowe.
Lead z kontekstem potrzeb klienta
Kontakt może dotyczyć kampanii reklamowej, strategii marki, treści lub obsługi kanałów cyfrowych. W CRM zespół zapisuje źródło leada, jego potrzeby, zakres rozmowy i kolejny krok. Po kwalifikacji informacje z discovery, briefu i oferty pozostają punktem wyjścia do dalszej pracy z klientem.
Pipeline sprzedaży usług agencyjnych
Sprzedaż usług można prowadzić przez etapy odpowiadające realnemu procesowi agencji: kwalifikację, discovery, koncepcję, prezentację oferty, negocjacje i decyzję klienta. Każdy etap wskazuje właściciela szansy oraz działanie potrzebne przed kolejnym kontaktem.
Dzięki temu pipeline pokazuje nie tylko potencjalne projekty, lecz także ich status i najbliższe zobowiązania wobec klienta.
Kampania powiązana z klientem
Po wygraniu projektu warto zachować informacje, które uzasadniały ofertę: cele kampanii, grupę docelową, zakres prac, terminy i osoby decyzyjne. Account manager może wrócić do tych ustaleń, a zespół realizacyjny otrzymać jasny punkt wyjścia do pracy.
- zakres nie ginie między sprzedażą a realizacją,
- priorytety są czytelne dla osób pracujących nad projektem,
- komunikacja z klientem odnosi się do właściwej kampanii.
Ustalenia komercyjne i rozliczenia
Rozmowy o fakturze, dodatkowych pracach lub zmianie zakresu wymagają odniesienia do wcześniejszych ustaleń. CRM może przechowywać informacje o modelu współpracy, terminach, uzgodnionym zakresie i osobach odpowiedzialnych za kwestie komercyjne.
Historia klienta pomaga prowadzić kolejne rozmowy na podstawie pełnego kontekstu, a nie pojedynczej wiadomości.
Przykład: kampania generująca zapytania
Nowy klient zgłasza się z potrzebą kampanii generującej zapytania. Po kwalifikacji i discovery w CRM zostają zapisane cele, budżet, kanały oraz osoby decyzyjne. Po akceptacji oferty te informacje trafiają do zespołu odpowiedzialnego za strategię, kreację i realizację.
Account manager śledzi akceptacje materiałów oraz zmiany zakresu. Po zakończeniu kampanii historia ułatwia omówienie wyników, kolejnego etapu i warunków dalszej współpracy.
Proces dopasowany do usług agencji
CRM dla agencji marketingowych powinien odzwierciedlać jej sposób prowadzenia klientów: od pozyskania i oferty, przez brief oraz akceptacje, po realizację i dalszą współpracę. Dobrym punktem wyjścia jest jeden typ procesu, jasno przypisane role i etapy odpowiadające faktycznej pracy zespołu.
Później można rozszerzać ten model o kolejne usługi, bez odrywania CRM od codziennego sposobu obsługi klientów.
