Przypisz zadania przed terminem wydarzenia
Organizacja wydarzenia obejmuje więcej niż sprzedaż usługi: trzeba zebrać wymagania, przygotować ofertę, potwierdzić rezerwację i skoordynować dostawców. CRM dla organizatorów eventów pomaga prowadzić te działania wokół konkretnego klienta i wydarzenia.
W Bitrix24 możesz ustawić etapy od pierwszego zapytania do potwierdzenia rezerwacji, zapisywać ustalenia, planować zadania i wskazywać osobę odpowiedzialną za kolejny krok. Zespół łatwiej sprawdza status wydarzenia oraz wraca do informacji potrzebnych podczas dalszej obsługi.
Zachowaj kontekst rozmów z klientem
Zakres wydarzenia często zmienia się podczas pytań, negocjacji i kolejnych potwierdzeń. Historia komunikacji przy właściwym kliencie lub wydarzeniu pozwala szybko odtworzyć ustalenia i kontynuować obsługę, gdy sprawę przejmuje inna osoba.
Zespół ogranicza ryzyko ponownego zadawania tych samych pytań i przekazywania sprzecznych informacji.
Od zapytania do uporządkowanego briefu
Każde zapytanie może stać się osobnym procesem z informacjami o kliencie, terminie, zakresie wydarzenia i oczekiwanym budżecie. Dzięki temu zespół zaczyna pracę od wspólnego briefu, a nie od szukania ustaleń w wielu rozmowach.
- zapisuj wymagania dotyczące wydarzenia;
- przypisz osobę prowadzącą;
- określ kolejny krok i termin kontaktu.
Przeprowadź klienta przez ofertę i rezerwację
Etapy CRM mogą odpowiadać rzeczywistemu procesowi sprzedaży: kwalifikacji zapytania, przygotowaniu propozycji, negocjacjom i potwierdzeniu rezerwacji. Każdy przypadek ma wtedy jasno określony status oraz następne działanie.
Zespół może szybciej rozpoznać, które wydarzenia czekają na wycenę, odpowiedź klienta albo finalne potwierdzenie.
Koordynuj dostawców przy właściwym wydarzeniu
Lokal, catering, technika i dekoracje wymagają osobnych ustaleń, ale wszystkie odnoszą się do tego samego wydarzenia. Powiązanie zadań i terminów z klientem lub rezerwacją ułatwia sprawdzenie, czego dotyczy kontakt z dostawcą.
- przypisuj osoby odpowiedzialne za ustalenia;
- ustalaj terminy potwierdzeń i dostaw;
- zapisuj status uzgodnień przy konkretnym wydarzeniu.
Przypisz zadania przed terminem wydarzenia
Po potwierdzeniu rezerwacji pozostaje wiele działań: kontakt z dostawcami, aktualizacja ustaleń i przygotowania przed wydarzeniem. Zadania z właścicielem oraz terminem pokazują, kto odpowiada za konkretny krok i od czego zależy jego wykonanie.
Powiązanie zadania z zapytaniem lub rezerwacją pomaga zespołowi ustalić priorytety bez odtwarzania całego procesu.
Sprawdzaj status prowadzonych wydarzeń
Etapy CRM pokazują, które zapytania wymagają kwalifikacji, gdzie trwają negocjacje, a które rezerwacje są już potwierdzone. Taki widok pozwala szybciej znaleźć sprawy oczekujące na decyzję klienta lub kontakt z dostawcą.
Organizator może na tej podstawie zaplanować pracę zespołu i omówić priorytety konkretnych wydarzeń.
Dopasuj proces do rodzaju wydarzeń
Konferencja, wesele i wydarzenie firmowe mogą wymagać innych informacji, etapów oraz zestawu dostawców. Proces warto więc oprzeć na danych, którymi zespół faktycznie posługuje się podczas sprzedaży i realizacji.
CRM dla organizatorów eventów w Bitrix24 możesz ułożyć wokół własnych typów zapytań, rezerwacji, zadań i komunikacji, zamiast kopiować jeden schemat do każdego wydarzenia.
