Jak Napisać Idealną Agendę Spotkania

Jedną z rzeczy, która ma kluczowe znaczenie dla udanych spotkań jest przygotowanie, a dużą częścią tego jest napisanie idealnej agendy spotkania. Prowadząc spotkanie, możesz być odpowiedzialny za zarządzanie dużą liczbą osób i zadań. Skuteczny program może pomóc ci omówić wszystkie niezbędne materiały, temat spotkania i zapewnić efektywne wykorzystanie czasu.

Co to jest agenda spotkania?

Może wydawać się to trochę proste, ale zanim napiszemy agenda, musimy sformułować naszą definicję. W najprostszej formie format planu spotkania to lista tematów, które należy poruszyć podczas spotkania. Pozwala wszystkim poznać harmonogram spotkania z godzinami, tematami i wszelkimi specjalnymi rolami, które mają odgrywać uczestnicy. Rozdaj z wyprzedzeniem swój program każdemu uczestnikowi, a będziesz gotowy na produktywne spotkanie.

Gdzie mam napisać agendę?

Aby zrozumieć, od czego należy zacząć pisać, ważne jest wiedzieć, gdzie tego nie pisać. 

Dokumenty wspólne umożliwiają udostępnianie agendy spotkania całemu zespołowi, do którego zawsze mają dostęp na własnym Dysku lub w e-mailu. Możesz otworzyć swój dokument i pracować nad nim z innymi lub zachować dla siebie uprawnienia do edycji. Zapisuj każde spotkanie w tym samym dokumencie. Dzięki temu masz jedno miejsce, do którego możesz przejrzeć wszystkie przeszłe spotkania i łatwo znaleźć notatki dotyczące nadchodzących spotkań.

Jak mogę zaoszczędzić czas na pisaniu agendy?

Jesteśmy pewni, że zawsze szukasz sposobów na ograniczenie zadań administracyjnych i nie ma powodu, dla którego powinieneś robić wyjątki dla swoich spotkań. Po pierwszej sesji użyj swojego dokumentu jako szablonu agendy spotkania i dostosuj szczegóły, zamiast zaczynać wszystko od nowa.

Jeśli spotkania się powtarzają, na przykład co tydzień, możesz również zaoszczędzić czas. Utwórz spotkanie cykliczne w swoim kalendarzu i wyślij powtarzające się zaproszenia do wszystkich uczestników, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na drobne zadania administracyjne.

Jednak nie zawsze jest to takie proste. Może być konieczne dokładne zaplanowanie każdego spotkania. W takim przypadku możesz utworzyć workflow zarządzania projektami, który możesz śledzić od początku do końca i uniknąć pominięcia ważnych części.

Korzystając z tych oszczędzających czas środków, zyskujesz więcej czasu na to, gdzie powinieneś spędzać czas — tworząc świetny plan wspaniałego spotkania.

Wyznacz sobie cele

Każde spotkanie wymaga co najmniej jednego celu — jeśli nie, dlaczego miałbyś go mieć? Dlatego zanim wyślesz zaproszenia lub zaczniesz martwić się zawiłymi szczegółami, zrób listę swoich celów. Możesz przekazać to innym zainteresowanym stronom, aby umożliwić im dodanie celów, o których być może nie pomyślałeś. Ta lista stanie się Twoim punktem odniesienia podczas wykonywania kolejnych zadań w programie spotkania.

Ważne jest, aby Twoje cele były jasne i precyzyjne, aby uniknąć zbaczania z tematu lub po prostu odgryźć więcej, niż możesz przeżuć. Na przykład, zamiast organizować spotkanie w celu zaplanowania treści w mediach społecznościowych na rok, poświęć jeden miesiąc i wskaż odpowiedni rodzaj postów, z którymi będziesz się trzymać przez cały rok.

Zaplanuj robienie notatek

To łatwy obszar, o którym można zapomnieć podczas planowania spotkania, ale wyznaczenie osoby sporządzającej notatki jest niezbędnym zadaniem.

Jednak wiele przykładów agendy spotkania nie zawiera tego, że zamiast po prostu wpisywać notatki w udostępnionym dokumencie, możesz umieścić je bezpośrednio w oprogramowaniu do zarządzania projektami. Szybko zobaczysz, jak wszystko może się zmienić na kolejnych krokach — zamiast mieć niejednoznaczne cele, możesz wskazać zadania, odpowiedzialne osoby, podzadania i ustalać terminy.

Skoncentruj się na swoim czasie

Mówiąc o czasach, decydując o tym, jak napisać agendę spotkania, nie zapomnij o ścisłym harmonogramie. Niestety, każdy z Twoich uczestników będzie miał inne priorytety, a jeśli często będziesz przesadzał ze swoimi spotkaniami, ludzie będą niechętnie akceptowali w przyszłości.

Po raz pierwszy będziesz musiał zgadywać, ile czasu zajmie każdy temat, ale jeśli chodzi o samo spotkanie, możesz zacząć angażować dane. Przygotuj się na narzędzie do zarządzania czasem i rejestruj, ile czasu zajmuje każda sekcja. Jeśli prawdopodobne jest, że powtórzysz tę samą sesję, będziesz mieć zapis tego, ile czasu zajmuje każda część, i będziesz w stanie umieścić wiarygodne terminy w zarysie planu spotkania.

Kiedy już ustalisz swoje czasy, ważne jest, aby się ich trzymać. Jeśli uważasz, że tematy wymagają więcej pracy, umieść zadanie w swoim systemie zarządzania projektami, aby poświęcić więcej czasu na ten temat.

Zostaw czas na przegląd spotkania

Upewnij się, że na agendę spotkania możesz zostawić około 5 minut, aby przeanalizować co zostało omówione, jakie decyzje zostały podjęte i jakie są następne kroki do podjęcia. Oczywiście nie musisz w tym celu polegać na swojej pamięci — Twój notatnik będzie miał podsumowanie i możesz sprawdzić swoje narzędzia do zarządzania projektami pod kątem zadań, które zostały przydzielone na podstawie spotkania.

Jest to również idealny czas, aby otworzyć głos, aby ludzie mogli powiedzieć, co poszło dobrze, a co wymaga poprawy. A dlaczego nie zacząć planować następnych kroków już dziś? Gdy usłyszysz propozycje, zanotuj je w bieżącym dokumencie, a nie będziesz musiał ich zapamiętywać.

Zacznij planować swoje spotkania jak profesjonalista

Skoro już wiesz, jak napisać idealną agendę spotkania, przyszedł czas dostosować nasze porady do swojego biznesu. Jedną ważną wskazówką, którą dalibyśmy, jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania. Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy w biurze, prosty w użyciu zestaw narzędzi może znacznie ułatwić planowanie spotkań. Od udostępnionych dokumentów i wewnętrznych wiadomości e-mail po zarządzanie projektami i oprogramowanie do śledzenia czasu, Bitrix24 pracuje jako zespół asystentów dla wszystkich obszarów Twojej firmy.