Articles Onboarding w erze zdalnej pracy

Onboarding w erze zdalnej pracy

Praca zdalna
Agata Jagiełło
12 min
11
Zaktualizowano: 23 października 2024
Agata Jagiełło
Zaktualizowano: 23 października 2024
Onboarding w erze zdalnej pracy

Jeszcze do niedawna onboarding kojarzył się głównie z formalnościami, szkoleniami w sali konferencyjnej i bezpośrednim kontaktem z nowymi kolegami. Dziś, w erze zdalnej pracy, proces ten staje przed nowymi wyzwaniami, ale i otwiera przed firmami zupełnie nowe możliwości.

Praca zdalna, niegdyś domena freelancerów i wąskiej grupy zawodów, stała się powszechną rzeczywistością. Pandemia COVID-19 znacząco przyspieszyła ten trend, zmuszając wiele firm do przejścia na model pracy zdalnej lub hybrydowej. Wraz z rosnącą popularnością pracy zdalnej, tradycyjne metody onboardingu okazują się niewystarczające. Budowanie relacji z zespołem, dostęp do informacji i zasobów, motywacja i zaangażowanie – to tylko niektóre z aspektów, które w środowisku zdalnym wymagają nowego podejścia.

W odpowiedzi na te wyzwania coraz więcej firm sięga po rozwiązania oparte na automatyzacji. Automatyczny onboarding to klucz do sukcesu w erze zdalnej pracy, umożliwiający efektywne wdrożenie nowych pracowników, niezależnie od ich lokalizacji. 

Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii firmy mogą usprawnić proces onboardingu, zwiększyć jego efektywność i zapewnić nowym pracownikom pozytywne doświadczenia od pierwszych dni pracy.

Chcesz usprawnić proces onboardingu w swojej firmie i zapewnić nowym pracownikom zdalnym pozytywne doświadczenia od pierwszych dni pracy? 

Wypróbuj Bitrix24, który oferuje szereg narzędzi do automatyzacji onboardingu, takich jak: szablony dokumentów, automatyczne powiadomienia, materiały szkoleniowe online i wiele więcej. 

Załóż darmowe konto w Bitrix24 .

Wyzwania onboardingu w erze zdalnej pracy

Praca zdalna, mimo licznych zalet, stawia przed procesem onboardingu szereg wyzwań. Brak fizycznej obecności w biurze wpływa na komunikację, dostęp do informacji, budowanie relacji i motywację nowych pracowników. Oto najważniejsze problemy, z którymi muszą się zmierzyć firmy wdrażające onboarding w erze zdalnej:

1. Komunikacja i budowanie relacji

  • Ograniczony kontakt twarzą w twarz: w środowisku zdalnym brakuje spontanicznych interakcji, przypadkowych rozmów przy ekspresie do kawy czy wspólnych lunchy, które w naturalny sposób sprzyjają integracji i budowaniu relacji.

  • Bariery komunikacyjne: komunikacja online, oparta głównie na narzędziach takich jak e-mail, czat czy wideokonferencje, może być mniej efektywna niż komunikacja bezpośrednia. Istnieje ryzyko nieporozumień, opóźnień w odpowiedzi i braku klarowności przekazu.

  • Izolacja i wyobcowanie: nowi pracownicy, pozbawieni bezpośredniego kontaktu z zespołem, mogą czuć się izolowani i wyobcowani. Trudniej im zintegrować się z kulturą organizacyjną firmy i poczuć się częścią zespołu.

Onboarding w erze zdalnej pracy

2. Dostęp do informacji i zasobów

  • Utrudniony dostęp do wiedzy: w biurze nowi pracownicy mogą łatwo uzyskać pomoc od kolegów, zadając pytanie, czy prosząc o wskazówki. W środowisku zdalnym dostęp do informacji i zasobów może być utrudniony.

  • Chaos informacyjny: nowi pracownicy często są zasypywani ogromną ilością informacji na początku pracy. W środowisku zdalnym trudniej jest im odnaleźć się w gąszczu dokumentów, linków i systemów.

  • Brak jasnych procedur: w wielu firmach brakuje spójnych i jasno określonych procedur dotyczących dostępu do informacji i zasobów dla pracowników zdalnych.

3. Motywacja i zaangażowanie

  • Utrzymanie motywacji: w środowisku zdalnym trudniej jest utrzymać motywację i zaangażowanie nowych pracowników, którzy pozbawieni są bezpośredniego kontaktu z zespołem i menedżerem.

  • Brak bezpośredniego feedbacku: w pracy zdalnej trudniej jest o regularny i bezpośredni feedback, który jest niezbędny do motywowania i rozwoju nowych pracowników.

  • Ryzyko wypalenia zawodowego: praca zdalna może wiązać się z większym ryzykiem wypalenia zawodowego, zwłaszcza jeśli granice między życiem zawodowym a prywatnym się zacierają.

4. Logistyka i technologia

  • Konfiguracja sprzętu i oprogramowania: nowi pracownicy zdalni muszą samodzielnie skonfigurować sprzęt i oprogramowanie niezbędne do pracy. Może to być wyzwaniem, zwłaszcza dla osób mniej zaawansowanych technicznie.

  • Bezpieczeństwo danych: w pracy zdalnej istnieje większe ryzyko wycieku danych, dlatego ważne jest zapewnienie odpowiednich środków bezpieczeństwa.

  • Dostęp do systemów firmowych: nowi pracownicy muszą mieć zapewniony łatwy i bezpieczny dostęp do systemów firmowych, co w środowisku zdalnym może wymagać dodatkowych rozwiązań technicznych.

Onboarding w erze zdalnej pracy

Automatyczny onboarding – rozwiązanie problemów pracy zdalnej

W obliczu wyzwań, jakie stawia przed firmami zdalny onboarding, automatyzacja tego procesu jawi się jako skuteczne i nowoczesne rozwiązanie. Automatyczny onboarding to nic innego jak wykorzystanie narzędzi i technologii do usprawnienia i zoptymalizowania procesu wdrażania nowych pracowników. Dzięki automatyzacji możliwe jest zminimalizowanie manualnych czynności, standaryzacja procesu i zapewnienie spójnego doświadczenia onboardingowego wszystkim nowym pracownikom, niezależnie od miejsca, w którym pracują.

Korzyści z automatyzacji onboardingu:

Dla pracodawcy:

  • Oszczędność czasu: automatyzacja eliminuje potrzebę ręcznego wykonywania powtarzalnych zadań, takich jak wysyłanie dokumentów, przypominanie o formalnościach czy planowanie szkoleń.

  • Poprawa efektywności procesu: automatyzacja pozwala na szybsze i bardziej efektywne wdrażanie nowych pracowników, co przekłada się na szybsze osiągnięcie przez nich pełnej produktywności.

  • Standaryzacja procesu: zapewnia spójne doświadczenie onboardingowe wszystkim nowym pracownikom, co wpływa na ich zadowolenie i zaangażowanie.

  • Redukcja kosztów: pozwala na obniżenie kosztów związanych z onboardingiem, np. kosztów szkoleń stacjonarnych czy drukowania materiałów.

  • Lepsze monitorowanie postępów: narzędzia do automatyzacji onboardingu umożliwiają śledzenie postępów nowych pracowników i identyfikowanie ewentualnych problemów.

Dla pracownika:

  • Szybsza adaptacja w nowym środowisku: ułatwia nowym pracownikom dostęp do informacji i zasobów, co przyspiesza ich adaptację w nowym środowisku pracy.

  • Redukcja stresu: jasny i zorganizowany proces onboardingu pomaga zredukować stres związany z rozpoczęciem pracy w nowej firmie.

  • Większa samodzielność: automatyzacja umożliwia nowym pracownikom samodzielne przejście przez proces onboardingu w wygodnym dla nich tempie.

  • Pozytywne doświadczenie onboardingowe: dobrze zaprojektowany automatyczny onboarding wpływa na pozytywne doświadczenia nowych pracowników i buduje ich zaangażowanie od pierwszych dni pracy.

Onboarding w erze zdalnej pracy

Elementy automatycznego onboardingu:

  • Platforma do zarządzania onboardingiem: centralne miejsce, w którym gromadzone są wszystkie informacje i zasoby niezbędne do przeprowadzenia procesu onboardingu. Przykłady platform: HCM Deck, BambooHR.

  • Szablony dokumentów i procedur: ustandaryzowane szablony dokumentów (np. umowy o pracę, regulaminy) i procedur (np. zgłaszanie urlopu, raportowanie czasu pracy) ułatwiają proces onboardingu i eliminują potrzebę ręcznego tworzenia dokumentów.

  • Automatyczne powiadomienia i przypomnienia: system automatycznie wysyła powiadomienia i przypomnienia do nowych pracowników i menedżerów o kolejnych etapach procesu onboardingu, np. o terminach szkoleń czy konieczności podpisania dokumentów.

  • Materiały szkoleniowe online: kursy e-learningowe, webinary, filmy instruktażowe, prezentacje – wszystkie te materiały mogą być udostępniane nowym pracownikom online, co umożliwia im samodzielne zdobywanie wiedzy w wygodnym dla nich tempie.

  • Chatboty i wirtualni asystenci: mogą być wykorzystywane do odpowiadania na pytania nowych pracowników, udzielania im wsparcia i pomocy w nawigacji po systemach firmowych.

Automatyzacja onboardingu to nie tylko wdrożenie odpowiednich narzędzi, ale przede wszystkim przemyślana strategia i dbałość o szczegóły. Oto kilka metod, które pomogą Ci stworzyć efektywny i angażujący proces automatycznego onboardingu dla Twoich zdalnych pracowników:

1. Personalizacja

Choć automatyzacja kojarzy się ze standaryzacją, ważne jest, aby proces onboardingu był w miarę możliwości spersonalizowany. Każdy nowy pracownik ma inne potrzeby, doświadczenia i oczekiwania. 

2. Interaktywność

Automatyczny onboarding nie powinien ograniczać się do prezentacji statycznych treści. Ważne jest, aby był on interaktywny i angażujący. Można to osiągnąć poprzez:

  • Grywalizację: wprowadzenie elementów grywalizacji, takich jak punkty, odznaki czy rankingi, może zwiększyć motywację i zaangażowanie pracowników w proces onboardingu.

  • Ćwiczenia i quizy: regularne testowanie wiedzy pomaga utrwalić nowe informacje i sprawdzić postępy w nauce.

  • Symulacje i case study: pozwolą nowym pracownikom zastosować zdobytą wiedzę w praktyce i przygotować się do realnych wyzwań zawodowych.

  • Wideo i animacje: urozmaicenie treści szkoleniowych za pomocą multimediów sprawi, że będą one bardziej atrakcyjne i łatwiejsze do zapamiętania.

3. Dostępność

Informacje i zasoby powinny być łatwo dostępne dla nowych pracowników w każdym momencie. Ważne jest, aby platforma do zarządzania onboardingiem była intuicyjna i prosta w obsłudze. 

Onboarding w erze zdalnej pracy

Pomocne narzędzia i technologie

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które usprawniają i ułatwiają ten proces. Oto niektóre z nich:

1. Platformy do zarządzania onboardingiem

Są to kompleksowe rozwiązania, które pozwalają na centralne zarządzanie całym procesem onboardingu. Umożliwiają one m.in.:

  • Tworzenie spersonalizowanych ścieżek onboardingowych dla różnych grup pracowników.

  • Automatyzację zadań, takich jak wysyłanie dokumentów, przypomnień czy zaproszeń na szkolenia.

  • Udostępnianie materiałów szkoleniowych online.

  • Monitorowanie postępów nowych pracowników.

  • Zbieranie feedbacku od pracowników.

Przykłady popularnych platform:

  • HCM Deck: polskie rozwiązanie, które oferuje szeroki zakres funkcjonalności do zarządzania onboardingiem, w tym automatyzację zadań, szkolenia online, ankiety i raporty.

  • BambooHR: popularna platforma do zarządzania zasobami ludzkimi, która oferuje również moduł do onboardingu z funkcjami automatyzacji i personalizacji.

  • Workday: kompleksowe rozwiązanie do zarządzania kapitałem ludzkim, w tym onboardingiem, z zaawansowanymi funkcjami analitycznymi.

  • SAP SuccessFactors: platforma chmurowa do zarządzania zasobami ludzkimi, oferująca moduł do onboardingu z możliwością integracji z innymi systemami SAP.

2. Systemy LMS (Learning Management System)

Systemy LMS służą do tworzenia, udostępniania i zarządzania materiałami szkoleniowymi online. Umożliwiają one m.in.:

  • Tworzenie interaktywnych kursów e-learningowych.

  • Przeprowadzanie testów i quizów online.

  • Śledzenie postępów w nauce.

  • Generowanie raportów i certyfikatów.

Przykłady popularnych systemów LMS:

  • Moodle: otwartoźródłowa platforma e-learningowa, szeroko wykorzystywana w edukacji i biznesie.

  • TalentLMS: chmurowa platforma LMS, łatwa w obsłudze i oferująca szeroki zakres funkcjonalności.

  • LearnUpon: platforma LMS dedykowana dla biznesu, oferująca zaawansowane funkcje raportowania i analityki.

3. Narzędzia do komunikacji

W środowisku zdalnym kluczowe znaczenie ma efektywna komunikacja. Narzędzia do komunikacji umożliwiają nowym pracownikom łatwy kontakt z zespołem i menedżerem. Przykłady popularnych narzędzi:

  • Slack: popularna platforma do komunikacji zespołowej, oferująca czat, wideokonferencje i integrację z innymi narzędziami.

  • Microsoft Teams: platforma do komunikacji i współpracy, zintegrowana z pakietem Microsoft 365.

  • Google Chat: narzędzie do komunikacji w czasie rzeczywistym, zintegrowane z innymi usługami Google.

4. Inne narzędzia

Oprócz wymienionych powyżej, istnieje wiele innych narzędzi, które mogą być wykorzystane do automatyzacji onboardingu, np.:

  • Narzędzia CRM do automatyzacji marketingu: mogą być wykorzystane do wysyłania spersonalizowanych wiadomości e-mail do nowych pracowników.

  • Narzędzia do tworzenia ankiet i kwestionariuszy: pozwalają na zbieranie feedbacku od pracowników i monitorowanie ich satysfakcji z procesu onboardingu.

  • Narzędzia do podpisu elektronicznego: ułatwiają podpisywanie dokumentów online.

Onboarding w erze zdalnej pracy

Psychologiczne aspekty onboardingu w erze zdalnej pracy

Automatyzacja i technologia odgrywają kluczową rolę w zdalnym onboardingu, ale nie można zapominać o czynniku ludzkim. Nowi pracownicy, rozpoczynając pracę zdalnie, mogą odczuwać stres, niepewność i poczucie izolacji. 

Budowanie zaufania i poczucia przynależności

W środowisku zdalnym budowanie zaufania i poczucia przynależności do zespołu jest szczególnie ważne. Nowi pracownicy muszą poczuć się akceptowani i doceniani, aby móc efektywnie pracować i się rozwijać. Oto kilka sposobów na budowanie zaufania i poczucia przynależności w zespole zdalnym:

  • Wirtualne spotkania integracyjne: organizowanie nieformalnych spotkań online, np. wirtualnych kawiarni czy gier zespołowych, pozwala na lepsze poznanie się i integrację zespołu.

  • Otwarta komunikacja: zachęcanie do otwartej komunikacji i dzielenia się informacjami pomiędzy członkami zespołu.

  • Jasne role i zakresy odpowiedzialności: upewnienie się, że nowi pracownicy rozumieją swoje role i odpowiedzialności w zespole.

Kultura organizacyjna sprzyjająca pracy zdalnej

Kultura organizacyjna ma ogromny wpływ na samopoczucie i efektywność pracowników zdalnych. Ważne jest, aby firma promowała wartości takie jak:

  • Zaufanie i autonomia: pracownicy zdalni powinni mieć poczucie zaufania i autonomii w wykonywaniu swoich obowiązków.

  • Elastyczność: firma powinna oferować elastyczne godziny pracy i możliwość pracy z różnych miejsc.

  • Komunikacja i współpraca: ważne jest, aby firma dbała o efektywną komunikację i współpracę między pracownikami zdalnymi.

Rola liderów w procesie onboardingu zdalnego

Liderzy odgrywają kluczową rolę w procesie onboardingu zdalnego. Powinni oni:

  • Być dostępni i zaangażowani: nowi pracownicy powinni mieć łatwy dostęp do swojego menedżera i możliwość regularnego kontaktu z nim.

  • Udzielać wsparcia i mentoringu: liderzy powinni służyć nowym pracownikom wsparciem i pomocą w adaptacji w nowym środowisku.

  • Budować relacje: powinni dbać o budowanie pozytywnych relacji z nowymi pracownikami.

Podsumowanie

Onboarding w erze zdalnej pracy to nie lada wyzwanie dla firm. Tradycyjne metody wdrażania nowych pracowników okazują się niewystarczające w obliczu rosnącej popularności pracy zdalnej. Kluczem do sukcesu jest automatyzacja tego procesu, która pozwala na usprawnienie i zoptymalizowanie wdrażania nowych pracowników, niezależnie od ich lokalizacji.

Automatyczny onboarding niesie ze sobą szereg korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Firmy oszczędzają czas i zasoby, zwiększają efektywność procesu i redukują koszty. Pracownicy z kolei szybciej adaptują się w nowym środowisku, odczuwają mniejszy stres i mają dostęp do wszystkich niezbędnych informacji i zasobów.

Chcesz usprawnić proces onboardingu w swojej firmie i zapewnić nowym pracownikom zdalnym pozytywne doświadczenia od pierwszych dni pracy? 

Wypróbuj Bitrix24, który oferuje szereg narzędzi do automatyzacji onboardingu, takich jak: szablony dokumentów, automatyczne powiadomienia, materiały szkoleniowe online i wiele więcej. 

Załóż darmowe konto w Bitrix24 .

FAQ

Czym różni się onboarding zdalny od tradycyjnego?

Główna różnica polega na braku fizycznej obecności w biurze. W onboardingu zdalnym komunikacja odbywa się głównie za pośrednictwem narzędzi online, a nowi pracownicy muszą samodzielnie zapoznać się z firmą i zespołem bez bezpośredniego kontaktu. To stawia przed firmami nowe wyzwania w zakresie komunikacji, budowania relacji i motywacji pracowników.

Jakie narzędzia są niezbędne do automatyzacji onboardingu?

Do automatyzacji onboardingu przydają się platformy do zarządzania onboardingiem (np. HCM Deck, BambooHR), systemy LMS, narzędzia do komunikacji (np. Slack, Microsoft Teams), oprogramowanie do wideokonferencji (np. Zoom, Google Meet) oraz inne narzędzia, takie jak narzędzia do automatyzacji marketingu czy podpisu elektronicznego.

Jakie są trendy w rozwoju zdalnej pracy?

Do ważnych trendów należą: rozwój automatyzacji i sztucznej inteligencji, wykorzystanie VR/AR i w onboardingu, oraz nacisk na doświadczenie pracownika (Employee Experience)


Najpopularniejsze
Mała firma
26 pomysłów na rozpoczęcie małego biznesu
Zarządzanie czasem
21 najlepszych alternatyw dla Kalendarza Google, które musisz wypróbować
HR
HRMS w chmurze czy on-premise? Analiza obu rozwiązań
Mała firma
Inspirujące pomysły na biznes w 2024 roku
Obsługa klienta
Najlepsze chatboty AI w 2023 roku
Spis treści
Wyzwania onboardingu w erze zdalnej pracy Automatyczny onboarding – rozwiązanie problemów pracy zdalnej Pomocne narzędzia i technologie 1. Platformy do zarządzania onboardingiem 2. Systemy LMS (Learning Management System) 3. Narzędzia do komunikacji 4. Inne narzędzia Psychologiczne aspekty onboardingu w erze zdalnej pracy Podsumowanie FAQ Czym różni się onboarding zdalny od tradycyjnego? Jakie narzędzia są niezbędne do automatyzacji onboardingu? Jakie są trendy w rozwoju zdalnej pracy?
Może Ci się również spodobać
Blogi
Webinaria
Glosariusz

Free. Unlimited. Online.

Bitrix24 to miejsce, w którym każdy może komunikować się, współpracować przy zadaniach i projektach, zarządzać klientami i robić o wiele więcej.

Załóż konto
Może Ci się również spodobać
7 Zalet Mobilnego Oprogramowania do Zarządzania Zadaniami
Zarządzanie projektami
7 Zalet Mobilnego Oprogramowania do Zarządzania Zadaniami
10 min
8 sposobów na zaimponowanie klientom w sezonie świątecznym
Obsługa klienta
8 sposobów na zaimponowanie klientom w sezonie świątecznym
9 min
10 ważnych aspektów przy wyborze kreatora stron internetowych
Marketing
10 ważnych aspektów przy wyborze kreatora stron internetowych
11 min