Zarządzanie Czasem dla Działów HR: 10 HR Wskazówek

Spis treści

Zarządzanie czasem w działach HR wyznacza standardy dla reszty firmy. Jeśli nie mogą nadążyć za swoimi harmonogramami, niesprawiedliwe jest oczekiwanie, że zrobią to inni. Jednak chociaż działy HR mają napięty harmonogram codziennych zadań, często są ciągnięte w różnych kierunkach, kiedy najmniej się tego spodziewają.

Ale jest nadzieja! W Bitrix24 zebraliśmy 10 wskazówek dotyczących zarządzania czasem dla działów HR, które pomogą Ci usprawnić codzienną rutynę i przygotować się na wypadek, gdy Twoje plany mogą się szybko zmienić.

Zaczynając od podstaw i definicji zarządzania czasem, przejdziemy do głębszej analizy kluczowych strategii i oprogramowania do zarządzania czasem HR. Pod koniec będziesz dobrze rozumieć, jak zachować zimną krew, zamiast spędzać całe dnie na gaszeniu pożarów.

1. Zaplanuj swój dzień i zidentyfikuj priorytety

Pytanie „czym jest zarządzanie czasem?” zwykle przywołuje obrazy listy zadań i nie bez powodu. Zacznij od prostej listy rzeczy do zrobienia. Najlepiej robić to pod koniec każdego dnia, kiedy masz wszystko świeże w głowie.

Chociaż zawsze powinieneś ustalać priorytety swoich zadań na nadchodzący tydzień i dzień, jest to niekończący się proces. Nie mamy tu na myśli przeskakiwania z jednego zadania do drugiego tylko dlatego, że jest ono pilne. Zamiast tego powinieneś poświęcić chwilę na ponowną ocenę swoich priorytetów i powiadomić o wszelkich zmianach wszystkich zainteresowanych.

Prostą techniką ustalania priorytetów jest podzielenie wszystkich zadań na następujące kategorie:

• Pilne i ważne
• Nie pilne, ale ważne
• Pilne, ale nie ważne
• Ani pilne, ani ważne

Dzięki tej strukturze o wiele łatwiej jest zorganizować swój dzień, tak aby podstawowe zadania wykonać JAK NAJSZYBCIEJ, zanim przystąpisz do ważnych zadań.

2. Rób jedno zadanie na raz (i nie bój się odmówić!)     

Często, pracownicy działu HR są prawdopodobnie najbardziej potrzebnymi osobami w każdej firmie. 

Wielozadaniowość brzmi świetnie w teorii, ale rzeczywistość jest taka, że zazwyczaj źle wykonujesz dwie prace. Zamiast tego postępuj zgodnie z planem dnia i poświęcaj każdemu zadaniu pełną uwagę. W ten sposób zrealizujesz zadania z większą spójnością i wyższą jakością. Jest to jeden z najprostszych sposobów na poprawę zarządzania czasem i nie wymaga żadnych narzędzi ani technologii, aby był skuteczny.

3. Konsoliduj zadania i spotkania

Gdy zdobędziesz doświadczenie w swojej roli, wkrótce dowiesz się, jak najlepiej wykorzystać swój czas pracy. Wielu uważa, że są bardziej produktywni podczas głębokiej pracy rano, a spotkania lubią prowadzać po obiedzie. Dlatego wybieraj dla sobie najlepszy czas!

Dzięki planowaniu czasu za pomocą kalendarza nie musisz się więcej martwić, że zapomnisz o spotkaniach rozłożonych na cały tydzień i zawsze możesz przyjechać przygotowany.

Jest to równie zrozumiałe, jeśli potrzebujesz własnej przestrzeni, aby zająć się zadaniami, które wymagają tylko Twojego wkładu. Praca taka jak przeglądanie CV wymaga pełnej koncentracji, a poziom porównania, który oznacza rozłożenie zadań na tydzień, przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. Zarezerwuj czas w kalendarzu, aby nikt nie mógł ci przeszkadzać i znajdź miły, cichy zakątek, aby zabrać się do pracy. Jeśli ktoś będzie Ci przeszkadzał, możesz spokojnie wyjaśnić, że będziesz dostępny później w ciągu dnia.

4. Użyj narzędzi organizacyjnych, aby zaplanować swój dzień

Ponieważ działy HR mają mnóstwo zadań, narzędzia organizacyjne są oczywistym sposobem na uproszczenie dnia, zmniejszenie stresu i uniknięcie błędów.

Kalendarz to proste, ale niezbędne oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi i czasem. To tam znajdują się wszystkie Twoje codzienne zadania i wydarzenia, dzięki czemu możesz być na bieżąco przez cały dzień.

Użyj narzędzi do śledzenia czasu, aby uzyskać średni czas, jaki powinno zająć każde zadanie. Następnie możesz planować każdy tydzień za pomocą wizualizacji wykresu Gantta, która daje jasny obraz tego, jak wygląda Twój dzień.

5. Korzystaj z oprogramowania HR do zarządzania czasem

Coraz więcej działów korzysta z systemów informacji o zasobach ludzkich (HRIS) w celu digitalizacji i uproszczenia codziennych zadań HR. Ta technologia ma dalekosiężne możliwości, począwszy od przechowywania wszystkich Twoich zasobów oraz aktualnych i potencjalnych danych pracowników w jednej bazie danych w chmurze. Ty i Twój zespół możecie zaoszczędzić dużo czasu, organizując dane w ten sposób i mając zawsze pod ręką najnowsze materiały wprowadzające w udostępnionym folderze.

Możesz także pozbyć się stresu związanego z tym, kto jest dostępny w danym momencie — jest to szczególnie przydatne w przypadku zespołów zdalnych. Wykorzystując harmonogram nieobecności i harmonogramy pracy, możesz zająć się zwolnieniami lekarskimi, nadgodzinami bez niekończącej się wymiany e-maili. Wie o tym nie tylko dział HR. Wszystkie zmiany są natychmiast synchronizowane z katalogiem pracowników firmy, który pokazuje, kto jest w biurze, a kto nie.

Jednak HRIS naprawdę sprawdza się podczas monitorowania wydajności i oceny wydajności. Raporty z pracy są często jednym z najtrudniejszych obszarów do pomiaru bez spędzania godzin na zagłębianiu się w różnego rodzaju metryki. Ta ręczna technika jest również otwarta na ludzkie uprzedzenia, których nie można po prostu wyłączyć. Ale dzięki HRIS możesz dodać warstwę przejrzystości, pozwalając algorytmom patrzeć wyłącznie na dane. Efektywność opiera się na liczbie zrealizowanych i zaległych zadań pracowników, w połączeniu z oceną jakości zadań przez przełożonego.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania czasem i wydajnością jest doskonale zsynchronizowane między urządzeniami mobilnymi i stacjonarnymi, co oznacza, że możesz uzyskać dostęp do informacji w mgnieniu oka.

Wydajne oprogramowanie HR do zarządzania czasem

Monitoruj obecność pracowników i wydajność zespołu, automatyzuj workflow i zwiększaj zaangażowanie dzięki narzędziom Bitrix24
Zarejestruj się już dziś

6. Deleguj mniej ważne zadania…

Z biegiem czasu możesz zidentyfikować zadania, które mają mniejszy priorytet lub są łatwiejsze niż te, które naprawdę przynoszą Ci pensję. Przed delegowaniem przyjrzyj się swoim zasadom pilności i ważności. Możesz poważnie poprawić zarządzanie czasem HR, przydzielając mniej ważne zadania współpracownikowi, który jest w stanie je wykonać.

Podobnie możesz delegować określony rodzaj pracy. I nie kończy się tylko na zadaniach. Po co uczestniczyć w niekończących się spotkaniach, skoro możesz wysłać kogoś na swoje miejsce i otrzymać później uporządkowany raport?

Chociaż delegowanie jest idealną techniką zarządzania czasem w dziale HR, rozpoczęcie pracy zajmuje trochę więcej czasu. Nie możesz po prostu ustawić wielu zadań i oczekiwać, że pójdą gładko. Pamiętaj, aby zorganizować szkolenia dla wybranego pracownika, aby był gotowy do takich zadań. Pozwoli to zaoszczędzić dużo czasu na dłuższą metę!

7. …i zautomatyzuj powtarzające się zadania

Wraz z rozwojem technologii coraz więcej powtarzalnych, czasochłonnych zadań kwalifikuje się do automatyzacji. Idealna strategia zarządzania czasem HR, automatyzacja eliminuje ogromną liczbę zadań administracyjnych i uwalnia więcej czasu na pracę, która wymaga kontaktu z człowiekiem.

W innych sekcjach tego artykułu omówiliśmy niektóre tematy, takie jak procesy zatrudniania i ocena wyników. Ale w działach HR istnieje niekończąca się lista procesów do automatyzacji, a to tylko kilka:

• Planowanie powtarzających się spotkań
• Automatyczne odpowiedzi e-mailowe dla kandydatów
• Uczciwe przydzielanie kandydatów do zespołu
• Szybkie prośby o urlop i zatwierdzenia
• Zautomatyzowana akceptacja faktur i płatności
• Przypomnienia o sesjach treningowych

8. Zbieraj dane dotyczące wydajności pracowników, gdy zajmujesz się innymi zadaniami

Trudno znaleźć pracownika, któremu podoba się codzienna praca z wprowadzaniem danych. Być może jest to jeden z największych czynników powodujących rozwój oprogramowania do codziennych raportów — narzędzi, które pozwalają automatycznie monitorować postępy pracowników. Podstawowe narzędzie HR do zarządzania czasem, ocenia szereg wybranych przez Ciebie wskaźników, w tym poświęcony czas i niedotrzymane terminy.

Zamiast ścigać każdego pracownika, aby uzyskać raporty z pracy, możesz zintegrować wszystko, aby wystarczyło kilka kliknięć przycisku od pracowników. Mogą ustawić śledzenie czasu, a oprogramowanie do zarządzania projektami może zająć się monitorowaniem terminów.

Wszystkie te dane są dostarczane w uporządkowany, spójny sposób do oprogramowania analitycznego, w którym można generować raporty i uzyskać przejrzystą ocenę wydajności. Jeśli chodzi o wskazówki dotyczące zarządzania czasem, zautomatyzowana analityka i raportowanie stanowią potrójne zagrożenie, oszczędzając czas na gromadzeniu danych, pisaniu raportów i analizowaniu wyników.

9. Twórz szablony workflow do obsługi swoich projektów

W przypadku powtarzających się projektów, takich jak zatrudnianie, wysoce wskazane jest tworzenie szablonów przepływu pracy w oparciu o najlepsze praktyki, których nauczyłeś się dzięki doświadczeniu. Śledź czas, jaki poświęcasz na każdy krok, aby lepiej planować proces i dostosowywać go w miarę uczenia się i wprowadzania innowacji. W ten sposób możesz wprawić w ruch znaczący projekt jednym kliknięciem.

Korzystanie z szablonów workflow pozwala oczyścić umysł z obowiązków administracyjnych i skupić się na głównych celach — możesz zaostrzyć swoje podejście bez konieczności pamiętania każdego etapu. I nie chodzi tylko o ciebie. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi i czasem w ten sposób oznacza, że ​​możesz wziąć wolne bez martwienia się o to, co się stanie, gdy będziesz poza biurem.

10. Wyznacz własne granice

Częścią zarządzania czasem dla pracowniów HR jest ustalanie stałych przerw i przerw na lunch. Jeśli sam nie ustalisz granic, nikt inny tego nie zrobi.

Podobnie jak wiele z tych wskazówek, wyznaczanie granic ma również pozytywny wpływ na osoby wokół ciebie. Jeśli Twoi pracownicy zobaczą, jak wyznaczasz granice, daje im to milczące pozwolenie na zrobienie tego samego. Rezultatem będzie znacznie spokojniejszy, szczęśliwszy i bardziej skoncentrowany zespół z mniejszą rotacją i lepszym duchem zespołu.

Możesz także skodyfikować swoje cele wyznaczania granic. Wdrożenie zasad, takich jak brak e-maili poza pracą i zapewnienie pracownikom możliwości zgłaszania obaw dotyczących przepracowania, to świetny początek.

Ale jest jeszcze więcej dobrych wiadomości. Możesz znaleźć wszystkie te narzędzia, o których mówiliśmy – wykresy Gantta, narzędzia do zarządzania projektami, HRIS, raporty wydajności i workflow na jednej połączonej platformie.

Bitrix24 ma wszystko, czego potrzebuje Twój dział HR, aby zarządzać czasem i być na bieżąco. Więc na co czekasz? Zarejestruj się za darmo już dziś i zacznij organizować swój czas jak profesjonalista.

FAQs