Nadaj dostęp zgodnie z rolą

Status dokumentu pokazuje, czy umowa jest przygotowywana, sprawdzana, przekazana klientowi czy zaakceptowana. Zespół może szybciej rozpoznać dokumenty wymagające działania i powiązać ich obsługę z etapem transakcji.

• odróżniaj pliki robocze od zatwierdzonych;
• sprawdzaj, które umowy czekają na kolejny krok;
• utrzymuj status dokumentu przy właściwym rekordzie CRM.

Przechowuj umowy i załączniki przy właściwej transakcji, kliencie lub firmie. Osoba otwierająca rekord widzi dokumenty w kontekście konkretnej sprzedaży i może od razu odnieść je do prowadzonej sprawy.

• kontrakt przypisany do właściwej transakcji;
• załączniki dostępne przy rekordzie klienta;
• dokumenty powiązane z przebiegiem obsługi.

Szablon pozwala rozpocząć przygotowanie umowy od ustalonej struktury. Przy podobnych transakcjach zespół pracuje według spójnego wzoru i ogranicza liczbę ręcznych zmian potrzebnych przed przekazaniem dokumentu dalej.

Nie każda osoba zaangażowana w transakcję musi mieć taki sam zakres pracy z kontraktem. Uprawnienia pomagają określić, kto może dokument wyświetlać, edytować lub obsługiwać, zgodnie z jego rolą w procesie.

Dzięki temu przechowywanie pliku i możliwość jego zmiany pozostają odrębnymi kwestiami.

Przy kolejnych zmianach łatwiej uniknąć pracy na niewłaściwym pliku, gdy wersje dokumentu są uporządkowane. Historia aktualizacji pomaga prześledzić, jak kontrakt zmieniał się podczas negocjacji i która wersja jest obecnie używana.

Połączenie dokumentu z rekordem CRM, statusem, uprawnieniami i wersjami daje czytelny obraz obiegu umowy. Można ustalić, którego kontraktu dotyczyła transakcja, na jakim był etapie i jak zmieniał się w toku pracy.

To ułatwia weryfikację ustaleń, gdy dokument przygotowuje lub akceptuje kilka osób.