Czat jako platforma do zarządzania projektami: TOP 5 propozycji

1. Bitrix24

Bitrix24 stanowi przykład platformy, gdzie komunikacja i zarządzanie projektami są ze sobą ściśle połączone. Zawiera narzędzia do czatu z dodanymi funkcjami projektowymi, a oprócz tego zintegrowany ekosystem, w którym strumień aktywności (Activity Stream), czaty indywidualne i grupowe, wideokonferencje oraz zadania i projekty współistnieją w jednym środowisku. Taka architektura sprawia, że komunikacja kontekstowa dotycząca zadań i projektów odbywa się w sposób naturalny, bezpośrednio w miejscu pracy nad nimi.

Centralnym elementem komunikacyjnym, oprócz dedykowanych czatów, jest Activity Stream – firmowa tablica działająca na wzór sieci społecznościowej, gdzie publikowane są aktualizacje, ogłoszenia, ale także powiadomienia o nowych zadaniach, komentarzach czy zmianach statusów w projektach. Użytkownicy mogą prowadzić dyskusje bezpośrednio pod postami czy zadaniami, co utrzymuje konwersacje w odpowiednim kontekście. Platforma oferuje czaty indywidualne, grupowe (prywatne i publiczne), kanały tematyczne oraz wideokonferencje HD, również zintegrowane z zadaniami i kalendarzem. Możliwość tworzenia czatów bezpośrednio z poziomu zadania pozwala na szybkie omówienie specyficznych kwestii bez konieczności przełączania się między narzędziami.

Integracja zarządzania projektami z komunikacją jest głęboka. Zadania można tworzyć bezpośrednio z wiadomości na czacie lub w Activity Stream. Każde zadanie posiada własny obszar do komentarzy, który działa jak dedykowany czat, powiadamiając uczestników o nowych wiadomościach. Zmiany w zadaniach (np. zmiana terminu, osoby odpowiedzialnej, dodanie podzadania) są automatycznie komunikowane odpowiednim osobom, często pojawiając się w ich strumieniach aktywności lub powiadomieniach. Dostępne są różne widoki zarządzania projektami (lista, Kanban, Gantt), a dyskusje i pliki związane z projektem są łatwo dostępne z poziomu zarówno modułu projektowego, jak i powiązanych czatów czy grup roboczych.

Istotną rolę w usprawnianiu pracy i komunikacji w Bitrix24 odgrywa zintegrowany asystent AI – CoPilot. W kontekście zarządzania projektami poprzez komunikację, CoPilot oferuje kilka kluczowych funkcji. Potrafi generować opisy zadań na podstawie krótkich poleceń głosowych lub tekstowych, tworzyć listy kontrolne, a także streszczać długie dyskusje w komentarzach do zadań lub na czatach grupowych. Ułatwia to szybkie zrozumienie kontekstu i przyspiesza proces delegowania oraz realizacji zadań. CoPilot może również pomagać w redagowaniu odpowiedzi na czatach czy komentarzach, zapewniając profesjonalny ton i spójność komunikacji. Możliwość transkrypcji rozmów wideo i głosowych dodatkowo wspiera dokumentację ustaleń projektowych.

Bitrix24 sprawdza się w organizacjach poszukujących ujednoliconej platformy do zarządzania większością procesów wewnętrznych, gdzie płynne przechodzenie między komunikacją a realizacją zadań jest kluczowe. Opcja Self-Hosted (On-Premise) dodatkowo odpowiada na potrzeby firm wymagających pełnej kontroli nad danymi.

Cennik Bitrix24

Poniżej przedstawiono ceny przy płatności rocznej. Ceny mogą ulec zmianie.

• Basic: 199 zł /miesiąc (obejmuje 5 użytkowników)
• Standard: 350 zł /miesiąc (obejmuje 50 użytkowników)
• Professional: 700 zł /miesiąc (obejmuje 100 użytkowników)
• Enterprise: 1 400 zł /miesiąc (obejmuje 250 użytkowników)

(Dostępne są również plany On-Premise wymagające osobnej wyceny).

2. Slack

Slack jest platformą, która zdefiniowała kategorię narzędzi komunikacyjnych dla biznesu i stała się synonimem firmowego czatu opartego na kanałach. Jego ewolucja w kierunku platformy do zarządzania pracą i projektami opiera się przede wszystkim na rozbudowanych możliwościach integracji oraz natywnych funkcjach wspierających organizację zadań i informacji w kontekście prowadzonych rozmów. Jest to rozwiązanie „chat-first”, gdzie komunikacja stanowi punkt wyjścia dla większości działań projektowych.

Podstawą Slacka są kanały – dedykowane przestrzenie do rozmów na określone tematy, projekty czy dla konkretnych zespołów. Umożliwiają one uporządkowaną komunikację, w przeciwieństwie do rozproszonych wątków e-mailowych. Uzupełnieniem są wątki (threads), które pozwalają na prowadzenie dyskusji na poboczne tematy bez zaśmiecania głównego kanału, wiadomości bezpośrednie (DMs), grupowe czaty oraz funkcje audio/wideo Huddles (spontaniczne rozmowy) i Clips (krótkie nagrania audio/wideo). Funkcja Canvas pozwala na tworzenie rozbudowanych notatek, list zadań czy dokumentacji bezpośrednio w Slacku, powiązanych z kanałami lub rozmowami.

Zarządzanie projektami w Slacku odbywa się głównie poprzez integracje z zewnętrznymi narzędziami (np. Asana, Jira, Trello, Monday.com), które pozwalają na tworzenie, aktualizowanie i otrzymywanie powiadomień o zadaniach bezpośrednio w interfejsie czatu. Jednak Slack oferuje również natywne narzędzia, takie jak Workflow Builder, który umożliwia automatyzację prostych procesów i zadań (np. zbieranie zgłoszeń, wysyłanie przypomnień) bez konieczności kodowania. Wspomniany Canvas może służyć jako proste narzędzie do zarządzania listami zadań i notatkami projektowymi. Kluczowe jest to, że cała interakcja z zadaniami, czy to zintegrowanymi, czy natywnymi, odbywa się w kontekście kanałów i rozmów.

Slack intensywnie rozwija swoje możliwości AI pod nazwą Slack AI. Asystent ten ma na celu przede wszystkim ułatwienie przyswajania informacji i usprawnienie komunikacji. Potrafi generować podsumowania długich kanałów lub wątków, pozwalając użytkownikom szybko nadrobić zaległości. Oferuje również funkcję wyszukiwania semantycznego, która pozwala zadawać pytania w języku naturalnym i uzyskiwać odpowiedzi na podstawie wiedzy zawartej w publicznych kanałach organizacji. W kontekście zarządzania projektami, AI może pomóc w szybkim odnalezieniu kluczowych decyzji, plików czy statusów zadań omawianych wcześniej na czacie, redukując potrzebę manualnego przeszukiwania historii.

Slack jest szczególnie popularny w branży technologicznej i zespołach ceniących szybką komunikację oraz elastyczność wynikającą z szerokich możliwości integracji. Sprawdza się tam, gdzie dynamiczna wymiana informacji jest kluczowa dla postępów w projekcie.

Cennik Slack

Poniżej przedstawiono ceny za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej. Ceny mogą ulec zmianie.

• Pro: 8.75 € /użytkownik /miesiąc
• Business+: 15 € /użytkownik /miesiąc
• Enterprise Grid: Wymaga kontaktu z działem sprzedaży (oferuje zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, administracji i skalowalności dla dużych organizacji).

(Slack AI jest zazwyczaj dodatkowo płatnym rozszerzeniem).

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams to odpowiedź Microsoftu na Slacka, głęboko zintegrowana z ekosystemem Microsoft 365. Podobnie jak Slack, jest to platforma „chat-first”, która stała się centralnym hubem komunikacyjnym dla wielu organizacji. Jej siła w zarządzaniu projektami wynika z natywnej integracji z innymi narzędziami Microsoftu, takimi jak Planner (Tasks by Planner and To Do), Lists, SharePoint, OneNote czy Power Platform, co pozwala na zarządzanie zadaniami i projektami bez opuszczania interfejsu Teams.

Komunikacja w Teams opiera się na zespołach i kanałach. Zespoły zazwyczaj odzwierciedlają strukturę organizacyjną lub grupy projektowe, a kanały służą do prowadzenia dyskusji na konkretne tematy w ramach zespołu. Oprócz czatu w kanałach dostępne są wątki, czaty indywidualne i grupowe, zaawansowane funkcje spotkań wideo z opcjami nagrywania, transkrypcji i tłumaczenia na żywo. Udostępnianie plików jest ściśle zintegrowane z SharePoint i OneDrive, co ułatwia zarządzanie dokumentacją projektową.

Integracja z narzędziami do zarządzania zadaniami jest kluczowa. Aplikacja Tasks by Planner and To Do agreguje zadania z Microsoft Planner i To Do, umożliwiając ich tworzenie, przypisywanie i śledzenie bezpośrednio w Teams. Microsoft Lists pozwala na tworzenie elastycznych list do śledzenia problemów, zasobów czy prostych zadań, również jako zakładka w kanale Teams. Dla bardziej złożonych projektów możliwa jest integracja z Microsoft Project for the Web. Power Automate pozwala na tworzenie niestandardowych przepływów pracy, które mogą automatyzować zadania i powiadomienia w Teams w odpowiedzi na określone zdarzenia. Wszystkie te narzędzia można dodawać jako karty w kanałach, co utrzymuje pracę projektową w kontekście rozmów zespołu.

Microsoft inwestuje znaczne środki w rozwój Copilota dla Microsoft 365, który jest głęboko zintegrowany z Teams. Copilot w Teams oferuje szerokie możliwości wsparcia komunikacji i zarządzania projektami. Potrafi streszczać długie spotkania wideo, wskazując kluczowe punkty dyskusji i wygenerowane zadania. Może również podsumowywać wątki czatu, pomagać w redagowaniu wiadomości i odpowiedzi, a także odpowiadać na pytania dotyczące projektów, bazując na danych z czatów, spotkań i udostępnionych plików. W kontekście zarządzania zadaniami, Copilot może pomóc w tworzeniu planów projektów, identyfikacji ryzyk czy sugerowaniu kolejnych kroków na podstawie analizy dyskusji i dokumentów.

Microsoft Teams jest naturalnym wyborem dla organizacji już zainwestowanych w ekosystem Microsoft 365. Centralizuje komunikację i zarządzanie projektami w znanym środowisku, wykorzystując synergię między różnymi aplikacjami Microsoftu.

Cennik Microsoft Teams

Microsoft Teams jest zazwyczaj częścią pakietów Microsoft 365 Business lub Enterprise. Przykładowe ceny pakietów zawierających Teams (mogą ulec zmianie):

• Microsoft 365 Business Basic: Około 5,60 € /użytkownik /miesiąc (przy płatności rocznej)
• Microsoft 365 Business Standard: Około 11,70 € /użytkownik /miesiąc (przy płatności rocznej)
• Microsoft 365 E3: Około 35,70 € /użytkownik /miesiąc (przy płatności rocznej)

(Microsoft Copilot for Microsoft 365 jest dodatkowo płatną licencją, zazwyczaj kosztującą około 30 $ /użytkownik /miesiąc).

4. Asana

Asana reprezentuje podejście, w którym zarządzanie projektami jest fundamentem, a komunikacja jest integralną częścią tego procesu, zaprojektowaną do wspierania realizacji zadań i celów. Chociaż nie jest to platforma „chat-first” w rozumieniu Slacka czy Teams, Asana oferuje rozbudowane funkcje komunikacyjne osadzone bezpośrednio w kontekście pracy – zadań, projektów i portfolio.

Komunikacja w Asanie odbywa się na kilku poziomach. Każde zadanie posiada sekcję komentarzy, gdzie członkowie zespołu mogą prowadzić dyskusje, zadawać pytania, udostępniać pliki i aktualizacje dotyczące konkretnego elementu pracy. Projekty mają dedykowaną zakładkę „Przegląd” (Overview) z możliwością publikowania aktualizacji statusu, które informują interesariuszy o postępach, problemach i kolejnych krokach. Istnieje również funkcja „Wiadomości” (Messages) na poziomie projektu lub zespołu, umożliwiająca prowadzenie bardziej ogólnych dyskusji. Skrzynka odbiorcza (Inbox) agreguje powiadomienia o zmianach, komentarzach i wzmiankach, pomagając użytkownikom być na bieżąco.

Zarządzanie projektami jest oczywiście rdzeniem Asany. Platforma oferuje różnorodne widoki (lista, tablica Kanban, kalendarz, oś czasu – Gantt), możliwość tworzenia zadań, podzadań, zależności, definiowania niestandardowych pól i automatyzacji przepływów pracy za pomocą Reguł (Rules). Kluczowe jest to, że cała komunikacja (komentarze, aktualizacje statusu) jest bezpośrednio powiązana z odpowiednimi zadaniami lub projektami, co zapewnia pełen kontekst i ułatwia odnalezienie historii dyskusji na temat konkretnego elementu pracy. Asana integruje się również z narzędziami takimi jak Slack i Teams, umożliwiając otrzymywanie powiadomień i podejmowanie prostych akcji z poziomu tych komunikatorów.

Asana rozwija własne funkcje AI pod nazwą Asana Intelligence. Mają one na celu automatyzację pracy, dostarczanie inteligentnych wniosków i usprawnianie komunikacji. AI w Asanie potrafi m.in. generować podsumowania zadań i projektów, sugerować pola niestandardowe, identyfikować potencjalne blokery w projektach na podstawie analizy danych i komentarzy, a także pomagać w redagowaniu klarownych aktualizacji statusu czy odpowiedzi na komentarze. Wyszukiwanie w Asanie również wykorzystuje AI, aby lepiej rozumieć zapytania w języku naturalnym i dostarczać bardziej trafne wyniki dotyczące zadań, projektów i powiązanych z nimi konwersacji.

Asana jest odpowiednia dla zespołów i organizacji, które potrzebują ustrukturyzowanego podejścia do zarządzania projektami, ale jednocześnie chcą, aby komunikacja była ściśle powiązana z realizowaną pracą. Sprawdza się w zarządzaniu złożonymi projektami, gdzie klarowność zadań, odpowiedzialności i postępów jest priorytetem.

Cennik Asana

Poniżej przedstawiono ceny za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej. Ceny mogą ulec zmianie.

• Starter: 10,99 € /użytkownik /miesiąc
• Advanced: 24,99 € /użytkownik /miesiąc
• Enterprise: Wymaga kontaktu z działem sprzedaży (oferuje zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, kontroli i wsparcia).
• Enterprise+: Wymaga kontaktu z działem sprzedaży (najwyższy plan z najszerszym zakresem funkcji).

5. Monday.com

Monday.com to platforma Work OS (Work Operating System), która pozycjonuje się jako elastyczne narzędzie do zarządzania dowolnym rodzajem pracy, w tym projektami, procesami i zadaniami. Podobnie jak Asana, nie jest to typowa platforma czatowa, ale komunikacja jest w niej głęboko zintegrowana z wizualnymi przepływami pracy i zarządzaniem zadaniami, stanowiąc kluczowy element współpracy zespołowej.

Centralnym elementem Monday.com są tablice (boards), które można konfigurować do zarządzania projektami, zadaniami, kampaniami marketingowymi, procesami HR i wieloma innymi. Komunikacja odbywa się przede wszystkim w kontekście poszczególnych elementów (itemów) na tablicy, które zazwyczaj reprezentują zadania lub etapy projektu. Każdy element posiada sekcję „Aktualizacje” (Updates), gdzie użytkownicy mogą dodawać komentarze, wspominać o członkach zespołu w nich, zadawać pytania, udostępniać pliki i GIF-y. Działa to, jak dedykowany wątek dyskusyjny dla danego zadania. Możliwe jest również prowadzenie bardziej ogólnych dyskusji na poziomie całej tablicy.

Zarządzanie projektami w Monday.com jest bardzo wizualne i konfigurowalne. Użytkownicy mogą korzystać z różnych widoków (Kanban, Gantt, kalendarz, wykresy), definiować niestandardowe kolumny (statusy, terminy, priorytety, osoby odpowiedzialne), tworzyć zależności między zadaniami i automatyzować przepływy pracy za pomocą wbudowanych automatyzacji (np. „gdy status zmieni się na Zrobione, powiadom menedżera”). Komunikacja w sekcji Aktualizacje jest kluczowa dla utrzymania wszystkich na bieżąco z postępami, problemami i decyzjami dotyczącymi konkretnych zadań, eliminując potrzebę przełączania się do oddzielnych narzędzi komunikacyjnych. Monday.com integruje się również ze Slackiem i Microsoft Teams.

Monday.com wprowadził również swojego asystenta AI, Monday AI, który ma na celu automatyzację i usprawnienie pracy na platformie. W kontekście komunikacji i zarządzania projektami, Monday AI może pomagać w generowaniu podsumowań aktualizacji dotyczących zadań lub projektów, tworzeniu wersji roboczych wiadomości e-mail na podstawie danych z tablicy, a także w automatycznym generowaniu zadań lub sugestii na podstawie analizy treści w sekcji Aktualizacje. Może również wspierać analizę danych projektowych i tworzenie raportów. Celem jest odciążenie użytkowników od rutynowych zadań komunikacyjnych i analitycznych.

Monday.com jest dobrym wyborem dla zespołów, które cenią sobie wizualne zarządzanie pracą, dużą elastyczność w konfiguracji przepływów pracy i chcą utrzymywać komunikację blisko realizowanych zadań. Sprawdza się w różnorodnych zastosowaniach, od zarządzania projektami IT po marketing i operacje.

Cennik Monday.com (Work Management)

Poniżej przedstawiono ceny za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej. Minimalna liczba użytkowników to zazwyczaj 3. Ceny mogą ulec zmianie.

• Basic: 9 € /użytkownik /miesiąc
• Standard: 12 € /użytkownik /miesiąc
• Pro: 19 € /użytkownik /miesiąc
• Enterprise: Wymaga kontaktu z działem sprzedaży (oferuje zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, automatyzacji, analityki i wsparcia).

(Funkcje Monday AI są dostępne na wyższych planach lub jako płatny dodatek).