Raport: top 5 aplikacji zarządzania z AI w Polsce (2025)

Sztuczna inteligencja i jej wpływ na zarządzanie w polskich firmach

W Polsce rośnie zainteresowanie sztuczną inteligencją (AI) jako narzędziem do optymalizacji procesów i zwiększania efektywności. Firmy dostrzegają potencjał AI we wspieraniu decyzji, automatyzacji zadań i personalizacji interakcji z klientami.

Polski rynek IT dynamicznie się rozwija, co sprzyja wdrażaniu AI. Wartość rynku IT w Polsce w 2023 roku wyniosła 66,3 mld zł, z prognozą 74 mld zł na 2025 rok (PMR). Segment usług i oprogramowania rośnie, osiągając 30,5 mld zł w 2023 roku (wzrost o 8,2%), z prognozą 34 mld zł na 2025 rok. Popularność zyskują systemy ERP i oprogramowanie SaaS.

Adopcja AI w polskich przedsiębiorstwach dynamicznie się rozwija. Według GUS, w 2024 roku 5,9% firm korzystało z AI (wzrost z 3,7% w 2023 wg EFL). W dużych firmach wskaźnik ten jest wyższy – co dziesiąta organizacja używała AI.

Badanie EY (koniec 2024, >500 firm) pokazuje wysoką gotowość do dalszych wdrożeń AI (89%, wzrost z 78%) i priorytetyzację (59%, wzrost z 53%). 25% firm zakończyło wdrożenia (wzrost z 20%). Ponad połowa planuje zwiększyć wydatki na AI w ciągu 18 miesięcy. 78% firm, które wdrożyły AI, potwierdza osiągnięcie korzyści.

Kontrast między stosunkowo niskim odsetkiem firm używających AI (5,9% wg GUS) a wysokim poziomem gotowości (89% wg EY) i satysfakcji (78% wg EY) sugeruje, że polski rynek jest w punkcie przegięcia. Sukcesy pionierów i spadające bariery zachęcają firmy do zdecydowanych działań. Oczekuje się znaczącego przyspieszenia adopcji AI w Polsce w latach 2024-2025.

Cel i struktura raportu

Celem raportu jest analiza pięciu najpopularniejszych aplikacji do zarządzania z funkcjami AI w Polsce w 2025 roku.

Struktura raportu obejmuje:

• Analizę roli AI w zarządzaniu, w tym korzyści i wyzwania w polskich firmach.
• Ranking i opis pięciu aplikacji (Bitrix24, HubSpot, Comarch ERP, ClickUp, Salesforce) z naciskiem na funkcje AI.
• Analizę porównawczą i kluczowe wnioski.

Kluczowa rola AI w efektywnym zarządzaniu biznesem

Transformacja procesów biznesowych dzięki AI

AI rewolucjonizuje zarządzanie kluczowymi procesami:

• Zarządzanie relacjami z klientem (CRM): AI personalizuje komunikację, analizuje dane, przewiduje potrzeby, automatyzuje zadania sprzedażowe, prognozuje wyniki, transkrybuje i analizuje rozmowy.
• Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP): AI optymalizuje zarządzanie łańcuchem dostaw (prognozowanie popytu, zarządzanie zapasami), automatyzuje procesy księgowe (OCR), wspiera zarządzanie zasobami ludzkimi i finansowymi.
• Zarządzanie projektami: narzędzia AI automatyzują planowanie, sugerują alokację zasobów, identyfikują ryzyka, tworzą raporty, generują listy zadań, wspierają komunikację.

Badanie EY potwierdza korzyści z AI w optymalizacji procesów, analizie danych, cyberbezpieczeństwie i rozwoju produktów/usług. 78% firm, które wdrożyły narzędzia sztucznej inteligencji, osiągnęło oczekiwane rezultaty.

Analiza sektorowa EY (IV kw. 2024) wskazuje na różnice:

• Handel: najczęściej (90%) deklaruje korzyści. Lider w redukcji kosztów (47%) i wzroście efektywności (>60% wskazań u 13% firm). AI w marketingu, analityce, sprzedaży i obsłudze klienta.
• Produkcja: wskazuje na poprawę jakości usług (40%), zwiększenie skali (37%), wzrost przychodów (35%). Przoduje w ukończonych wdrożeniach (30%) i priorytetyzacji AI (65%). AI w IT, marketingu i sprzedaży.
• Usługi: AI wspiera obsługę klienta (48%), marketing (39%) oraz finanse (34%). Wymienia poprawę jakości oferty (46%), zwiększenie skali (34%), redukcję kosztów (31%). Najmniejszy odsetek (4%) zgłasza wzrost efektywności powyżej 60%.

Wdrażanie AI napotyka bariery:

• Koszty: obawy maleją (np. w produkcji z 33% do 10%).
• Trudności procesowe i organizacyjne: rosną na znaczeniu (26% w produkcji).
• Bezpieczeństwo danych: istotna bariera (26% w handlu).
• Trudności technologiczne: tracą na znaczeniu (spadek w handlu z 31% do 2%).
• Niepewność regulacyjna: wskazywana w usługach (17%).

Spadek znaczenia kosztów przy wzroście uwagi na wyzwania procesowe i organizacyjne sygnalizuje zmianę paradygmatu. Firmy, które przeszły pierwsze etapy adopcji, napotykają trudności z integracją AI, zarządzaniem zmianą i bezpieczeństwem danych. Spadek obaw o koszty wynika z większej dostępności rozwiązań i lepszego zrozumienia ROI. Przesunięcie uwagi sugeruje przejście do etapu wdrażania i skalowania. Polskie firmy zaczynają postrzegać AI jako strategiczną inwestycję wymagającą zmian organizacyjnych. Rośnie świadomość potrzeby budowania kompetencji cyfrowych i przygotowania kadry zarządzającej.

Nota o metodologii wyboru

Ranking oparto na kryteriach:

• Popularność i obecność na polskim rynku: dane rynkowe, rankingi, dostępność polskojęzycznego interfejsu i wsparcia.
• Zaawansowanie funkcji AI: zakres, praktyczność i integracja funkcji AI.
• Opinie użytkowników i case studies: recenzje, opinie polskich firm, studia przypadków.
• Wszechstronność: przydatność dla firm różnej wielkości i elastyczność.

1. Bitrix24: kompleksowa platforma dla polskich firm

Bitrix24 to wszechstronna platforma „all-in-one” popularna wśród MŚP w Polsce, integrująca CRM, zarządzanie projektami, komunikację, HR. Oferuje darmowy plan i skalowalne plany płatne. Unikalne jest połączenie ERP i CRM. Kluczowy atut to pełna lokalizacja i polskojęzyczne wsparcie.

Kluczowe funkcje AI (CoPilot)

Bitrix24 rozwija asystenta CoPilot:

• Generowanie i edycja treści.
• Podsumowania tekstów, dyskusji, zadań, nagrań.
• Transkrypcja rozmów telefonicznych i wypełnianie danych w CRM.
• Zarządzanie zadaniami: tworzenie zadań i list kontrolnych.
• Generowanie pomysłów (brainstorming).
• Tworzenie stron WWW.
• Analiza przepływów pracy i sugestie usprawnień.
• Inteligentny czat z AI, pamiętający kontekst.
• Łatwość użycia dzięki predefiniowanym promptom.

Dlaczego polskie firmy wybierają Bitrix24?

• Kompleksowość „wszystko w jednym”: atrakcyjne dla MŚP, redukuje koszty i problemy integracji.
• Lokalizacja: pełny interfejs i wsparcie w języku polskim obniżają barierę wejścia.
• Stosunek ceny do funkcjonalności: bogaty zestaw funkcji w konkurencyjnej cenie, darmowy plan.
• Wszechstronność: zastosowanie w różnych działach.
• Sieć partnerów: rozbudowana sieć partnerów wdrożeniowych w Polsce.

Dane rynkowe i case study

Bitrix24 jest popularnym wyborem dla MŚP w sektorze CRM/ERP. Studia przypadków, jak wdrożenie w Fajna Klima, pokazują praktyczne zastosowanie platformy do automatyzacji procesów sprzedaży i serwisu. Przykłady zastosowań w call center czy zarządzaniu relacjami z klientami ilustrują wszechstronność.

Silna pozycja Bitrix24 w Polsce jest związana z pełną polonizacją. Globalni konkurenci często nie oferują wsparcia w języku polskim na równie zaawansowanym poziomie. Dla wielu polskich firm bariera językowa utrudnia wdrożenie i użytkowanie złożonego oprogramowania. Łatwość obsługi i wdrożenia dzięki lokalizacji przekłada się na niższe koszty szkoleń, szybszą adaptację i mniejsze ryzyko błędów. Lokalizacja Bitrix24 to strategiczny atut, pozwalający skutecznie konkurować na polskim rynku, oferując kompleksowe, przystępne i łatwe do wdrożenia rozwiązanie „wszystko w jednym”, dopasowane do lokalnych potrzeb.

2. HubSpot: marketing i sprzedaż z AI

HubSpot składa się z wielu modułów (Hubów). Ważnym elementem jest darmowy HubSpot CRM.

Kluczowe funkcje AI (HubSpot AI / Breeze)

HubSpot inwestuje w funkcje AI (HubSpot AI / Breeze):

• Generowanie treści marketingowych i sprzedażowych (blogi, strony, landing pages, e-maile) przez AI.
• Agenci AI: Customer Agent (odpowiada na zapytania), Content Agent (tworzy treści), Prospecting Agent (identyfikuje i angażuje klientów), Knowledge Base Agent (przekształca rozmowy wsparcia w artykuły bazy wiedzy).
• Edycja i ulepszanie tekstu (skracanie, zmiana tonu, korekta).
• Podsumowania konwersacji i analiza rozmów (Conversation Intelligence).
• Inteligentne raportowanie sprzedaży i marketingu.

Dlaczego firmy wybierają HubSpot?

• Darmowy CRM: atrakcyjny punkt wejścia dla MŚP i startupów.
• Ekosystem i integracje: szerokie możliwości integracji, rozbudowany App Marketplace.
• Intuicyjność (częściowa): podstawowe funkcje CRM oceniane jako intuicyjne.
• Metodologia Inbound: rezonuje z firmami stawiającymi na budowanie relacji z klientami przez wartościowe treści.

Dane rynkowe i opinie

Platforma ma pozytywne opinie globalnie i w Polsce (np. BusinessWeb). Użytkownicy chwalą funkcjonalność, automatyzację i darmowy CRM. Wady to rosnące koszty płatnych planów i brak oficjalnego wsparcia w języku polskim. HubSpot przyciąga mniejsze firmy (darmowy CRM) i większe, cyfrowo dojrzałe firmy (płatne Huby), które akceptują koszty i bariery językowe dla zaawansowanych funkcji. Istnienie lokalnych partnerów wdrożeniowych świad痴 o zapotrzebowaniu na wsparcie.

3. Comarch ERP (Optima/XL): polski dostawca ERP

Comarch to jeden z największych polskich dostawców oprogramowania biznesowego. Systemy ERP (Optima dla MŚP, XL dla większych firm) są bardzo popularne. Kluczowe atuty to pełna zgodność z polskimi przepisami i lokalne wsparcie. Comarch jest liderem rynku ERP w segmencie MŚP (ponad 52% udziału) i drugim graczem na rynku ogółem (24,3% udziału), zwiększając udział.

Kluczowe funkcje AI

Comarch integruje AI, koncentrując się na automatyzacji i usprawnieniach:

• ChatERP: interfejs oparty na czacie do komunikacji z systemem w języku naturalnym, odpowiadający na pytania i wykonujący zadania.
• Prognozowanie popytu: algorytmy AI analizują dane, prognozując zapotrzebowanie, optymalizując zapasy.
• Comarch OCR: automatyczne sczytywanie danych z faktur i dokumentów magazynowych, eliminujące błędy.
• Automatyzacja finansów i windykacji: AI analizuje historię płatności, wyznacza terminy zapłaty, wylicza limity kredytowe, automatyzuje windykację.
• Inteligentny magazyn (Comarch WMS): AI optymalizuje alokację towarów, przewiduje czas realizacji zadań, przydziela dyspozycje magazynierom.

Dlaczego polskie firmy wybierają Comarch ERP?

• Polski produkt: ugruntowana marka, budująca zaufanie.
• Szeroka oferta modułowa: elastyczne dopasowanie do potrzeb firm z różnych branż.
• Zaufanie i niezawodność: wysokie oceny użytkowników (89% pozytywnych ocen niezawodności, 93% łatwości obsługi zmian w przepisach), 83% poleciłoby system.

Comarch jest liderem polskiego rynku ERP w segmencie małych firm i drugim graczem na rynku ogółem. Opinie użytkowników są bardzo pozytywne, doceniając niezawodność, zgodność z przepisami i korzyści (obniżenie kosztów, wzrost efektywności, usprawnienie procesów księgowych). Modułowy cennik Optima pozwala na elastyczne dopasowanie kosztów.

4. ClickUp: elastyczne zarządzanie projektami i zadaniami

ClickUp to elastyczna platforma „wszystko w jednym” do zarządzania projektami, zadaniami, dokumentami i współpracą. Pozwala centralizować pracę i dopasować się do unikalnych przepływów pracy dzięki dużym możliwościom dostosowywania. Oferuje atrakcyjny darmowy plan „Free Forever” i jest używany przez różne firmy.

Kluczowe funkcje AI (ClickUp Brain)

ClickUp integruje funkcje AI pod nazwą ClickUp Brain:

• AI Writer: generowanie i edycja tekstów, sprawdzanie pisowni, zmiana tonu.
• AI Project Manager™: tworzenie podsumowań, raportów, automatyzacja akcji, planowanie podzadań.
• AI Task Creation & Summarization: automatyczne tworzenie zadań i list kontrolnych, generowanie podsumowań.
• AI w czat: szybkie odpowiedzi, nadrabianie zaległości, odpowiadanie na pytania.
• Transkrypcja nagrań.
• Łączenie z zewnętrznymi danymi (Google Drive, GitHub) dla szerszego kontekstu AI.
• Automatyzacja zarządzania czasem: wsparcie w planowaniu zadań, analiza wykorzystania czasu.

Jego atrakcyjność wynika z:

• Niezrównanej elastyczności: kluczowa dla firm o unikalnych procesach.
• Wszechstronności funkcjonalnej: integracja wielu narzędzi w jednej platformie.
• Konkurencyjnej ceny: atrakcyjny darmowy plan i niskie ceny planów płatnych.
• Bogactwa integracji: ponad 1000 integracji z popularnymi narzędziami.
• Nowoczesnego interfejsu i ciągłego rozwoju.

Dane rynkowe i opinie

ClickUp nie publikuje danych o udziale w polskim rynku. Globalnie ma wysokie oceny użytkowników (G2: 4,7/5, Capterra: 4,7/5). Opinie, w tym polskie, są w większości pozytywne, chwaląc funkcjonalność, automatyzację, elastyczność i stosunek ceny do jakości. Wady to: złożoność (stroma krzywa uczenia się), problemy z wydajnością, błędy, brak polskiego interfejsu i całodobowego wsparcia na żywo. Elastyczność ClickUp jest zarówno siłą, jak i potencjalną słabością – wymaga inwestycji w dostosowanie. Popularność w Polsce może rosnąć wśród firm ceniących tę elastyczność.

5. Salesforce: globalny CRM z funkcjonalnym AI

Salesforce skierowany jest głównie do średnich i dużych firm oraz korporacji. Jest to kompleksowa platforma chmurowa wykraczająca poza tradycyjny CRM, oferująca „chmury” dla sprzedaży (Sales Cloud), obsługi klienta (Service Cloud), marketingu (Marketing Cloud), e-commerce (Commerce Cloud), narzędzia analityczne (Tableau) i integracyjne (MuleSoft). Znany ze skalowalności i ekosystemu aplikacji (AppExchange).

Kluczowe funkcje AI (Einstein / Agentforce)

Salesforce inwestuje w AI pod marką Einstein i Agentforce:

• Predykcyjna AI (Einstein): analiza danych CRM, ocena jakości leadów, prognozowanie sprzedaży, rekomendacje działań.
• Generatywna AI: tworzenie spersonalizowanych treści (e-maile sprzedażowe/marketingowe, podsumowania, opisy produktów) w oparciu o dane klienta.
• Agentforce (AI Assistant): konwersacyjny asystent AI wchodzący w interakcje z pracownikami i klientami, automatyzujący zadania.
• Automatyzacja proces “‘w: wsparcie w tworzeniu inteligentnych przepływów pracy.
• Specyficzne funkcje AI dla chmur (np. automatyczna klasyfikacja zgłoszeń w Service Cloud).
• Narzędzia dla deweloperów (Platforma): Agent Builder, Prompt Builder do tworzenia własnych funkcji AI.

Mimo wyzwań (wysokie koszty, brak pełnej polonizacji), niektóre firmy wybierają Salesforce ze względu na:

• Globalny standard i wymogi korporacyjne.
• Zaawansowaną funkcjonalność dla złożonych procesów.
• Skalowalność: zaprojektowany do wzrostu wraz z firmą.
• Ekosystem AppExchange: dostęp do tysięcy aplikacji i integracji.
• Lider innowacji AI: postrzegany jako lider we wdrażaniu AI w CRM.

Dane rynkowe i opinie

Salesforce jest globalnym liderem rynku CRM. W Polsce SAP ma większy udział w rynku ERP ogółem (28,3%). Opinie użytkowników, w tym polskich, są podzielone: chwalona funkcjonalność i możliwości, krytykowane wysokie koszty, skomplikowany interfejs i brak oficjalnej polskiej wersji językowej/wsparcia. Wybór Salesforce w Polsce to często strategiczna decyzja o wejściu w globalny ekosystem, inwestycja w przyszłą skalowalność, dostęp do innowacji i potencjalnie łatwiejszą integrację międzynarodową, rekompensująca wysokie koszty i trudności adaptacyjne.

Strategiczne znaczenie narzędzi AI dla polskich firm

Inwestycje w narzędzia AI stają się strategiczną koniecznością. AI oferuje polskim firmom wzrost produktywności, poprawę decyzji, budowanie relacji z klientami i skuteczniejszą konkurencję. Kluczowe jest proaktywne podejście: eksperymentowanie, wdrażanie i adaptowanie AI do potrzeb organizacji.

Obecna sytuacja – silny polski sektor IT, przyspieszająca adopcja AI, rosnąca świadomość korzyści, dostępność funduszy, obecność lokalnych i globalnych dostawców – stwarza szansę dla Polski na wykorzystanie sztucznej inteligencji do przeskoku technologicznego i wzmocnienia konkurencyjności gospodarki. Sukces zależy od przezwyciężenia barier (kompetencje, integracja z procesami, niepewność regulacyjna) i przyjęcia strategicznego, długoterminowego podejścia do wdrażania AI, obejmującego głęboką transformację organizacji.