Przygotowanie oferty lub faktury zaczyna się od danych zapisanych w CRM, nie od pustego pliku.
Przygotowanie oferty lub faktury zaczyna się od danych zapisanych w CRM, nie od pustego pliku. CRM document generation pozwala zespołowi sprzedaży tworzyć dokumenty na podstawie rekordu kontaktu, firmy lub transakcji.
W Bitrix24 wybierasz odpowiedni szablon, sprawdzasz uzupełnione informacje i przekazujesz dokument do kolejnego kroku obsługi. Przed uruchomieniem procesu możesz ustalić role, zasady dostępu oraz sposób śledzenia dokumentów powiązanych z transakcjami.
Dopasuj dostęp do ról w zespole
Uprawnienia powinny odpowiadać temu, kto tworzy dokument, prowadzi transakcję i zatwierdza jej dalszą obsługę. Takie ustalenia pomagają ograniczyć przypadkowe zmiany i wskazać właściciela procesu.
Warto też opisać sposób poprawiania dokumentów oraz postępowania z kolejnymi wersjami, zanim szablony trafią do codziennej pracy.
Generuj dokument z rekordu transakcji
Proces zaczyna się od rekordu CRM zawierającego dane klienta, wartość transakcji lub pozycje sprzedaży. Użytkownik wybiera właściwy szablon, sprawdza uzupełnione pola i przygotowuje dokument bez ponownego przepisywania informacji.
- otwórz kontakt, firmę lub transakcję;
- wybierz typ dokumentu i szablon;
- zweryfikuj dane przed przekazaniem dokumentu dalej.
Obsługuj oferty, faktury i kolejne wzory
CRM document generation software sprawdza się przy dokumentach powtarzających się w sprzedaży. Oferty, faktury i inne materiały mogą korzystać z szablonów dopasowanych do określonych rekordów oraz etapów procesu.
Stała struktura dokumentów ułatwia pracę zespołu, a dane z CRM ograniczają ręczne uzupełnianie przy kolejnych transakcjach.
Ustal wyzwalacz i rezultat procesu
Wyzwalacz: transakcja przechodzi do etapu, na którym potrzebny jest dokument. Akcja CRM: użytkownik wybiera szablon i generuje ofertę lub fakturę z danych transakcji. Rezultat: dokument zostaje powiązany z dalszą obsługą konkretnej transakcji.
Przed wdrożeniem warto wskazać etap, który rozpoczyna ten krok, oraz osobę odpowiedzialną za weryfikację dokumentu.
Sprawdzaj, gdzie zatrzymują się dokumenty
Raportowanie pomaga ocenić, ile transakcji wymagało dokumentu, na jakim etapie go wygenerowano i gdzie proces zwalnia. Dane można analizować według typu dokumentu, etapu transakcji lub właściciela.
Takie zestawienie pokazuje, które szablony i kroki wymagają uporządkowania, zamiast opierać ocenę procesu wyłącznie na pojedynczych przypadkach.
Zachowaj dokument w historii transakcji
Dokument jest częścią obsługi klienta, a nie odłącznym plikiem. Dane pobrane z rekordu CRM łączą ofertę lub fakturę z konkretną transakcją i jej dalszym przebiegiem.
Po wygenerowaniu dokumentu zespół może kontynuować ustalone działania, takie jak kontakt z klientem, wykonanie zadania lub zmiana etapu transakcji.
