Co To Jest Elastyczne Zarządzanie Projektami? 7 Kluczy do Sukcesu

Spis treści

Elastyczne zarządzanie projektami wymaga wysiłku w wielu obszarach, które omówimy w naszym artykule. Przyjrzymy się strategiom strukturalnym, które działają jako ramy, i szczegółowo omówimy zmiany kulturowe, które pozwalają zespołom na przyjęcie elastyczności w swoich zadaniach.

1. Wybierz odpowiedni zespół do elastycznej pracy

Nie możesz być elastyczny, jeśli twój zespół taki nie jest.

Elastyczność ról

Pierwszy punkt dotyczy możliwości twojego zespołu. Chociaż twój wymarzony zespół prawdopodobnie składałby się z ekspertów w każdej dziedzinie, większość zespołów tak naprawdę tego nie potrzebuje. Zatrudnianie pracowników, którzy mogą realizować różne zadania jest niezbędnym elementem elastycznego zarządzania projektami, ponieważ zapewnia swobodę w planowaniu. Ponieważ wiele osób może wykonywać tę samą pracę, nie musisz dostosowywać wszystkiego do dostępności jednej osoby. Pozwala to również szybciej zareagować.

Dlatego budując swój zespół, zastanów się, czy absolutnie konieczne jest pozyskanie legendarnego stratega mediów społecznościowych, czy być może wszechstronny profil marketingowy może objąć wiele podstaw na zadowalającym poziomie.

Odpowiedzialność i rozliczalność

Silna więź zespołowa

Kiedy każda osoba jest zaangażowana w zespół jako całość, możesz być pewny, że pomagają sobie nawzajem i wkładają dodatkowy wysiłek, aby Twój projekt przebiegał zgodnie z planem.

2. Wybierz narzędzia do elastycznej współpracy

Elastyczne zarządzanie projektami wymaga odpowiedniego oprogramowania, które połączy wszystkich. Takie rozwiązanie pomoże dostosować podejście do potrzeb klientów i szybko reagować na nieoczekiwane wyzwania.

Twoja siedziba w chmurze będzie zwinnym oprogramowaniem do zarządzania projektami, w którym będziesz układać plany i przechowywać swoje dane na  tablicy Kanban lub wykresie Gantta. Możesz zawrzeć poważne szczegóły w każdej karcie zadania, z którą słowny konspekt po prostu nie może sobie poradzić. Możesz szczegółowo opisywać każdy etap zadania, określając terminy i zasoby, a wszystko to w jednym miejscu, w którym wszyscy zaangażowani mogą je zobaczyć na pierwszy rzut oka. Pomaga to uprzątnąć bałagan związany z źle usłyszanymi instrukcjami.

Metodyczne podejście do zadań jest doskonałą techniką elastycznego zarządzania projektami, ponieważ tworzy solidne, przewidywalne podstawy, które ograniczają marnowanie czasu i uwalniają przestrzeń nad głową zespołu. Ale tym, co naprawdę sprawia, że nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami są tajną bronią w twoim arsenale, jest strumień konwersacji opartych na zadaniach, który wysyła powiadomienie do wszystkich zainteresowanych stron o każdej aktualizacji. Teraz nie ma potrzeby próbować organizować spotkanie ani wysyłać masowego e-maila; możesz szybko zmienić kierunek i uzyskać natychmiastowe potwierdzenie, że Twój zespół jasno rozumie nowe instrukcje.

Mając oprogramowanie do zarządzania projektami jako platformę, możesz poprawić jakość swojej pracy za pomocą innych połączonych ze sobą narzędzi, takich jak wspólne dokumenty, intranet projektu i szereg kanałów komunikacyjnych. Chociaż uzgodnienie polityki komunikacyjnej jest idealne dla efektywności, możliwość reagowania i dostosowywania się w każdej chwili jest prawdziwym luksusem elastyczności w zarządzaniu projektami. Na przykład, jeśli masz pilną wiadomość dla swojego klienta, ale on nie odbiera telefonu — wyślij mu wiadomość błyskawiczną, którą będzie mógł szybko przeczytać jednym spojrzeniem. A jeśli nie możesz odbyć tego spotkania osobiście, dołącz do rozmowy wideo za pomocą swojego smartfona.

3. Zaplanuj elastyczność dla przepływów pracy

Wyposażenie się w narzędzia to jedno, ale to dopiero połowa sukcesu. Bez strategicznego podejścia do planowania projektu możesz napotkać problemy. 

Powinieneś szanować czas na swoje projekty. Nie mamy na myśli dodania kilku dodatkowych miesięcy i niezawarcia kolejnej umowy. Chodzi o to, by obiecać to, co faktycznie możesz wykonać i uchronić klientów przed uciekającymi terminami.

W praktyce oznacza to po prostu niewypełnianie przepływów pracy zespołu co do minuty. Zawsze będziesz potrzebować dodatkowego czasu, aby odpowiadać na pytania, wyjaśniać instrukcje, radzić sobie z chorobami i rozwiązywać konflikty, więc zostaw trochę wolnego czasu w każdym tygodniu, aby zająć się pojawiającymi się problemami bez narażania twojego projektu na niebezpieczeństwo. I hej, jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, możesz wykorzystać ten wolny czas, aby popracować nad innymi ważnymi zadaniami.

4. Uczyń zarządzanie ryzykiem częścią swojej strategii

Przyjmując metodyczne, pedantyczne podejście do zarządzania ryzykiem, możesz zarządzać projektami bez zbytniego stresu. Zacznij od spotkania się ze swoim zespołem i klientem w celu zbadania potencjalnych problemów i sklasyfikowania ich w następujących reakcjach zarządzania ryzykiem:

Unikanie ryzyka

Nie kuś losu: niektóre zadania lepiej pominąć. Gdy istnieje wysokie ryzyko i niska nagroda, usuń je ze swojego przepływu pracy.

Łagodzenie ryzyka

Jeśli nie możesz uniknąć zadania wysokiego ryzyka, znajdź sposoby na zmniejszenie niebezpieczeństwa. Może to polegać na pozyskiwaniu bardziej niezawodnych dostawców lub tworzeniu awaryjnych przepływów pracy uruchamianych jednym kliknięciem.

Transfer ryzyka

Przy dużych projektach nie można być ekspertem we wszystkim. W takich przypadkach najlepiej jest przekazać odpowiedzialność zewnętrznemu współpracownikowi, który może zagwarantować sukces.

Akceptacja ryzyka

W przeciwieństwie do elementów, których powinieneś unikać, istnieją ryzyka, które możesz zaakceptować, ponieważ nie warto inwestować zasobów w zmniejszanie tego ryzyka.

Najlepsze oprogramowanie w chmurze do elastycznego zarządzania projektami

Zwinne narzędzia do zarządzania projektami umożliwiające elastyczne planowanie i analizę wydajności. Ponad 35 narzędzi online, które pomogą Twojemu zespołowi utrzymać motywację.
Zarejestruj się już dziś

5. Zbuduj trwałe relacje z klientami

Kiedy komunikacja się psuje, projekty upadają. Dlatego też główną częścią elastycznego zarządzania projektami jest stworzenie przejrzystej i opartej na zaufaniu relacji z klientem. Poświęć trochę czasu na początku każdego projektu, aby dogłębnie zrozumieć ich oczekiwania i cele oraz stwórz środowisko otwartej, dwukierunkowej komunikacji w miarę postępów projektu.

W praktyce oznacza to ustalenie planu komunikacji na początku projektu. Zaoferuj swoim klientom serię spotkań wideo w celu uzyskania aktualnych informacji i sugestii, a także numer telefonu lub opcję komunikatora w sytuacjach awaryjnych. Ten rodzaj komunikacji pozwala wcześnie zająć się i rozwiązać wszelkie problemy, zamiast pozwalać, by problemy narastały, aż staną się niemożliwe do opanowania.

Patrząc w przyszłość, tego rodzaju elastyczność w zarządzaniu projektami tworzy długotrwałe relacje zawodowe. W rezultacie masz większe szanse na powtarzalność deala i reputację elastyczności w swojej pracy.

6. Regularnie spotykaj się ze swoim zespołem

Dysponując odpowiednim oprogramowaniem, możesz włączyć regularne spotkania zespołu do swojej elastycznej strategii zarządzania projektami, niezależnie od struktury pracy. Bez konieczności przebywania w biurze wszyscy zaangażowani mogą otrzymywać powiadomienia z wyprzedzeniem, a nawet dołączać do rozmowy wideo, gdy są poza biurem.

Spotkania regularne są podstawą zwinnego zarządzania projektami i są świetnym nawykiem, do którego można się przyzwyczaić. Pomysł jest prosty: codzienne spotkanie trwające nie dłużej niż dziesięć minut, podczas którego każdy członek zespołu krótko informuje o swoich postępach i zwraca uwagę na wszelkie przeszkody. Jako menedżerowi daje to zrozumienie w czasie rzeczywistym, jak przebiega Twój projekt, i pozwala na sprawne reagowanie na trudności.

Możesz udoskonalić elastyczne zarządzanie projektami dzięki dłuższym, bardziej dogłębnym spotkaniom, aby zaznaczyć kamienie milowe lub „sprinty” dla bardziej zwinnych liderów. Kompilując zestaw zadań w sprint, możesz skoncentrować całą swoją energię na zadaniach pod ręką, zanim je podpiszesz i przejdziesz do następnego sprintu. Regularnie przypinaj te spotkania do kalendarza zespołu na początku projektu, aby nie myśleć o tym, co wszyscy interesariusze mogą włączyć do swoich procedur.

Ten niewielki wysiłek w krótkim czasie oznacza, że unikniesz marnowania czasu i zasobów w dalszej części projektu poprzez ponowne wykonanie całych fragmentów projektu. To też świetny motywator. Sprawdzanie każdego sprintu to świetny pretekst do mini świętowania, aby podnieść morale zespołu.

7. Analizuj każdy projekt tak, jakby od niego zależał Twój zawód

Twoje projekty nie istnieją w próżni, a aby zobaczyć postęp w swojej organizacji, musisz ocenić i zastanowić się nad swoimi projektami. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do zarządzania projektami możesz oceniać wydajność zespołu i poszczególnych osób. Wymaga to bardzo niewielkiego wysiłku: wszystkie Twoje dane są zapisywane automatycznie i możesz generować dostosowywane raporty do analizy po zakończeniu projektu.

Kluczowym elementem analityki jest zarządzanie czasem. Ustalając osiągalne terminy dla każdego zadania i patrząc wstecz, czy zostały one osiągnięte, możesz albo dostosować oczekiwany czas na zadania, albo rozwiązać podstawowe problemy związane z brakiem efektywności. Koncentrując się na ciągłym doskonaleniu, każdy projekt powinien stać się bardziej przewidywalny, wydajniejszy i bardziej elastyczny.

Jednak analityka to nie tylko zadanie na koniec projektu. Spotkania  to świetna okazja do zidentyfikowania problemów w przepływach pracy i wprowadzania poprawek w trakcie. Zamiast tworzyć wyczerpującą listę, która wiąże się z ogromną ilością pracy pod koniec projektu, zalecamy wprowadzanie zmian bezpośrednio w szablonach projektów. W ten sposób kwestie są świeże w Twoim umyśle, a przyszłe przepływy pracy będą gotowe i będą czekać na Twój następny projekt.

Podsumowanie

Niestety, nie możemy zapewnić Ci umiejętności niezbędnych do zostania światowej klasy kierownikiem projektu z dnia na dzień, ale możemy zapewnić Ci wszystkie potrzebne narzędzia na jednej platformie.

Bitrix24 zapewnia całkowitą elastyczność dzięki potężnemu rozwiązaniu do zarządzania projektami z natywną integracją kanałów komunikacji, przechowywaniem i udostępnianiem dokumentów w chmurze, organizacją personelu i nie tylko.

Wiemy, że może to brzmieć zbyt pięknie, aby było prawdziwe, więc zarejestruj się za darmo i zobacz, o co w tym wszystkim chodzi.

FAQs