Jaki jest najlepszy tani CRM? Pięć praktycznych wskazówek, jak zaoszczędzić na CRM.

Z ponad 5 milionami rejestracji od 2012 roku, Bitrix24 jest obecnie niekwestionowanym liderem numer 1 na świecie wśród darmowych CRM. Można więc powiedzieć, że wiemy co nieco o niedrogim oprogramowaniu CRM. Jednak podejmowanie inteligentnych decyzji dotyczących utrzymania kosztów wdrożenia CRM to coś więcej niż tylko wybór jednego dostawcy CRM zamiast innego. Po pierwsze, musisz zrozumieć podstawowe pojęcia dotyczące wyceny systemów CRM i sposobu na obniżenie tych kosztów.

1. Koszt wdrożenia systemu CRM

Istnieje ponad 10 rozwiązań CRM typu open source, które są technicznie bezpłatne, ale żadne z nich nie znalazło się na pierwszej liście bezpłatnych CRM. Brzmi dziwnie, prawda? Jeśli nie jesteś doświadczonym programistą z własnym serwerem, korzystanie z rozwiązania CRM o otwartym kodzie źródłowym będzie Cię kosztować więcej niż płacenie za system CRM w Chmurze. 

Wynajęcie samego serwera prawdopodobnie będzie kosztować co najmniej 50$ miesięcznie (a to 600$ rocznie), a opłacenie profesjonalistom za wdrożenie, konfigurację i dostosowanie CRM z pewnością będzie kosztować kilka tysięcy dolarów z góry. To drogie, prawda? Właśnie dlatego te systemy open source są najczęściej używane przez większe firmy o znacznych budżetach, które nie tylko rozumieją zalety posiadania dostępu do kodu źródłowego, ale mają też pieniądze na ich realizację. 

Oto przybliżony rzeczywisty podział kosztów CRM = koszt licencji + koszt konfiguracji + koszt integracji + koszt dostosowania + koszt administracyjny. Jeśli masz na koncie kilka projektów CRM, natychmiast to rozpoznajesz, ponieważ pamiętasz, jak kupiłeś rozwiązanie, które kosztuje tylko 50 USD/użytkownika i ostatecznie zapłaciłeś kilka tysięcy dolarów za te inne koszty, których wcześniej nie brałeś pod uwagę. 

Wniosek jest taki - tani CRM nie tylko ma niską cenę licencji, ale także ma zerowe lub nieznaczne koszty konfiguracji, integracji, administrowania i dostosowywania. Jeśli nie jesteś w stanie skonfigurować i zarządzać własnym CRM (jak to często bywa w przypadku Salesforce), to po prostu nie będzie tanio.

2. Tani system CRM posiada własny ekosystem. BEZ WYJĄTKÓW.

Nominalnie CRM to tylko baza danych klientów, ale prawdopodobnie będziesz musiał wysyłać do klientów wiadomości e-mail. To jest integracja z e-mail marketingiem. Prowadzisz interesy przez telefon? Będziesz potrzebował integracji telefonii z CRM. Inne popularne integracje obejmują fakturowanie, formularze, strony docelowe, helpdesk, czat na żywo, zarządzanie zadaniami, zarządzanie projektami itp.

Stary sposób prowadzenia biznesu (Saleseforce w przypadku CRM, Mailchimp w przypadku marketingu e-mailowego, Intercom w przypadku czatu na żywo, Trello w przypadku zarządzania projektami), gdy firmy korzystają z wielu narzędzi, szybko umiera. Nie tylko jest to zbyt drogie (zapłać za Salesforce, zapłać za Mailchimp, zapłać za Zapier, który łączy te dwa elementy, zapłać osobie, która może sprawić, że ta trójka będzie fajna), te integracje często psują się przy każdej aktualizacji interfejsu API lub produktu. Właśnie dlatego Mailchimp, który zaczynał jako e-mail marketing, teraz ma własny CRM, a Salesforce oferuje rozwiązanie, które całkowicie zastępuje Mailchimp. To po prostu ma sens.

Dlatego istnieje Bitrix24, w którym otrzymujesz CRM, e-mail marketing, centrum kontaktowe, fakturowanie, analitykę sprzedaży, zarządzanie projektami i dokumentami w jednym za darmo lub tanio. A wspaniałą wiadomością jest to, że nawet jeśli Bitrix24 nie pasuje do Ciebie z jakiegokolwiek powodu, są inni dostawcy CRM (Freshsales, Zoho, Odoo, Microsoft), którzy stosują takie samo podejście.

To chyba największy błąd, jaki popełniają firmy wybierając tani, samodzielny CRM. Nie uwzględniają kosztów integracji z innymi narzędziami, za które muszą zapłacić, aby ich CRM działał.

Wybierając „ekosystem CRM”, staraj się trzymać z dala od dostawców, którzy będą pobierać opłaty za każde używane narzędzie. Zamiast tego idź ze sprzedawcą po zryczałtowanej cenie, która daje dostęp do wszystkich narzędzi, z których będziesz korzystać.

3. Limit pamięci CRM, limity rekordów bazy danych i inne limity są BARDZO ważne.

Większość firm, które płacą za CRM Bitrix24 (zamiast korzystania z naszego planu Free) pochodzi z Salesforce, Pipedrive lub Zoho. I wszyscy mają tę samą historię, która brzmi mniej więcej tak: „Mamy trzy osoby korzystające z CRM i zaczęło się od 200 dolarów miesięcznie, ale dwa lata później płacimy prawie tysiąc i to jest oburzające”. Ponownie, jeśli czytasz to jako doświadczony specjalista ds. CRM, doskonale rozumiesz, jak koszty CRM mogą wzrosnąć czterokrotnie w ciągu dwóch lat.

To nie przypadek. To zgodnie z projektem.

Na przykład spójrz na cennik Zoho CRM. Poszukaj „przechowywanie plików”. Szybko zdasz sobie sprawę, że nie ma znaczenia, czy wybierzesz najtańszy, czy najdroższy plan, dostaniesz tylko 1 GB miejsca na dokumenty online. A 1 GB to MAŁA ilość miejsca, ponieważ w CRM jest dużo „papierkowej roboty”. Jako użytkownik Zoho CRM, gdy tylko zabraknie Ci 1 GB, zaczniesz płacić za każdego użytkownika ORAZ za każdy dodatkowy GB, którego potrzebujesz. Zgodnie z cennikiem, jeśli potrzebujesz kilkuset GB do przechowywania, będziesz zmuszony zapłacić kilkaset dolarów, nawet jeśli masz jednego użytkownika CRM na najtańszym planie 12 $/mies.

Innym ograniczeniem, na które ludzie zwykle nie zwracają uwagi, jest limit rekordów CRM. Myślą w taki sposób „mam tylko kilkuset klientów, więc limit 5K na kontakty jest dla mnie więcej niż wystarczający”. Znowu źle. Ponieważ każda nowa przychodząca wiadomość e-mail jest dodawana do Twojego CRM, bardzo szybko zabraknie Ci „pustych miejsc” i staniesz przed dylematem. Będziesz musiał wyczyścić swój CRM, usuwając informacje o potencjalnych klientach dla tych, którzy mogą zostać Twoimi klientami w przyszłości, lub przejść na nowy poziom. I prawdopodobnie zdecydujesz się na uaktualnienie.

Oto, co musisz zrobić. Najpierw spójrz na szczegółową tabelę porównawczą planów, na której wymienione są wszystkie limity. Następnie zadaj sobie pytanie – czy ten limit jest rozsądny, czy też ma na celu zmuszenie mnie do ciągłego uaktualnienia. Na przykład całkiem rozsądne jest ograniczenie liczby e-maili, które można wysłać z CRM. Jest to sposób na uniknięcie korzystania przez spamerów z Twojego CRM. Ale dajesz tylko 1 GB pamięci, nawet jeśli płacisz setki dolarów i pobierasz trzy dolary za każdy dodatkowy gigabajt? To prawdopodobnie zostało zaprojektowane dla wyciskania od ciebie pieniędzy.

Jeśli już korzystasz z systemu CRM, oto prosty test, aby dowiedzieć się, czy musisz warto dalej korzystać z tego systemu czy nie. Zobacz, jak Twoja baza klientów wzrosła w ciągu ostatnich 12 miesięcy i spójrz na koszty CRM. Jeśli Twoja baza klientów wzrosła o 20%, a Ty wydajesz 20% więcej na CRM niż w zeszłym roku, to prawdopodobnie wszystko jest OK. Ale jeśli Twoja baza klientów wzrosła o 20%, a za system CRM płacisz dwa razy więcej niż w tym samym czasie w zeszłym roku – poszukaj alternatyw, bo będzie tylko gorzej.

Najlepszy tani CRM to taki, który pozostaje tani przez lata.

Uzyskaj system CRM za darmo

Uporządkuj dane w CRM Bitrix24, aby wydajniej zarządzać sprzedażą i marketingiem
Wypróbuj już dziś

4. Prosty tani CRM może wcale nie być CRM. To też jest w porządku.

Kiedy różni ludzie mówią o CRM, tak naprawdę mówią o różnych rzeczach, ponieważ mają różne potrzeby. Dla niektórych powinno to być oprogramowaniem podobnym do Salesforce, aby nazywać się CRM. Jednak dla większości małych firm CRM to tylko baza danych klientów zawierająca podstawowe informacje. A dla wielu z nich profesjonalny CRM to totalna przesada i niepotrzebny wydatek. Jeśli możesz używać Trello lub Google Sheets jako CRM, prawdopodobnie nie potrzebujesz jeszcze prawdziwego CRM. Jeśli ktoś naciska na Ciebie, abyś kupił system CRM tylko dlatego, że „robią to wielcy chłopcy i dziewczęta”, a Ty nie potrzebujesz tego, nic z tego nie uzyskasz.

Ponadto ważne jest zrozumieć, do czego naprawdę potrzebujesz CRM. Czy służy to przede wszystkim dla ściślejszej kontroli menedżerów sprzedaży? Dla bardziej efektywnego marketingu? Dla lepszej obsługi klienta? Dla zwiększenia sprzedaży lub dla lepszego poszukiwania?

Jeśli szukasz taniego CRM z myślą o jednym narzędziu, możesz znaleźć coś innego niż CRM, które właśnie to robi, tylko taniej. Na przykład wiele osób używa Gmaila lub Outlooka jako systemu CRM. Powszechne jest również używanie LinkedIn jako CRM dla specjalistów HR. Są ludzie, którzy używają listy kontaktów w swoim smartfonie jako CRM.

Jeśli Twoje potrzeby są podstawowe lub bardzo specyficzne, upewnij się, że przyjrzysz się nie tylko opcjom CRM, jak i innym niż CRM, aby zaoszczędzić pieniądze.

5. Najtańszy CRM...

…może kosztować cię więcej na dłuższą metę. Czy kiedykolwiek kupiłeś najtańszą opcję tylko dlatego, że była najtańsza? Dzieje się tak w świecie CRM CZĘSTO. Migracja z jednego systemu CRM do drugiego to ważne przedsięwzięcie. Początkowo tani i prosty system był dokładnie tym, czego chciałeś. Ale jeśli Twoja firma szybko się rozwija, a Ty wyrośniesz z CRM, z przyjemnością zapłacisz więcej za funkcje, które ułatwią Ci życie i przyniosą większą sprzedaż. Kiedy wybrany przez Ciebie CRM nie ma ambicji, by wyrosnąć poza „tani i prosty”, to prawdziwy kłopot, który zmusza Cię do szukania innego rozwiązania.

Sposobem na przezwyciężenie tego NIE jest utożsamianie taniego i prostego. Istnieją naprawdę potężne rozwiązania CRM, które nie kosztują dużo i odwrotnie, za podstawowy CRM możesz zapłacić dużo pieniędzy.

Warto najpierw ustalić budżet i wybrać najpotężniejszy CRM, jaki możesz kupić za tę kwotę. Pomyśl także o swojej sprzedaży za trzy lata w przyszłości. Prosty podstawowy CRM działa dobrze tylko wtedy, gdy masz zerowe ambicje rozwojowe i jesteś w 100% pewien, że Twoja firma pozostanie mała. Na przykład, jeśli jesteś freelancerem, który chce po prostu zaspokoić podstawowe potrzeby.

Jeśli zastosujesz się do tych wskazówek, zaoszczędzisz dużo na kolejnym wdrożeniu CRM.