Zadania i projekty

10 metodologii zarządzania projektami, o których powinieneś wiedzieć

10 metodologii zarządzania projektami, o których powinieneś wiedzieć
Tatiana Trushnikova
czerwca 3, 2019
Odświezone: listopada 18, 2019

Biznes jest stresujący. Bez względu na branżę lub rynek, w którym działasz,  codziennie stawisz czoła pewnym przeszkodom i popełniasz wiele błędów. Możesz jednak zminimalizować błędy, angażując odpowiednie osoby. W rozwijającej się fazie biznesu staramy się nadążyć za wszystkim, co jest niemożliwe, dlatego będzie trzeba zatrudnić wielu wykonawców i zespołów. A może masz wewnętrzny zespół, który wykonuje własne projekty lub dostarcza projekty do klientów - w każdym razie twoja firma może korzystać z metodologii zarządzania projektami. Są to specjalnie zaprojektowane systemy, które mogą przekształcić niewykonalną stertę zadań w doskonałą melodię porządku, osobistą odpowiedzialność i motywację pracowników, co w końcu przyniesie niesamowite rezultaty.

Zarządzanie projektem to nauka zarządzania projektami, ale w rzeczywistości zarządzasz ludźmi. Tak więc każda metodologia powinna być stosowana ostrożnie. Rozważ swój ostateczny cel. Oczywiście, realizacja projektu jest priorytetem, ale jeśli to zrobisz kosztem motywacji ludzi i naturalnego poziomu produktywności, możesz skończyć z doskonałym projektem, ale bez zespołu.

Zawsze pamiętaj, że kluczem do bezbłędnego projektu jest równowaga między właściwą metodologią a poziomem szczęścia ludzi. Jednak nie daj się ponieść jednej metodologii: mieszaj i stosuj opcji, które działają idealnie dla Twojej firmy.

Oto 10 najlepszych metodologii zarządzania projektami, o których powinieneś wiedzieć:

Agile

Agile jest jedną z najpopularniejszych obecnie metodologii, która zakłada rozbicie projektu na iteracje, a następnie pracę nad jedną iteracją na raz, jednocześnie stale otrzymując strumień informacji zwrotnych. Gdy zespół zakończy iterację, element przekazywany jest z powrotem do klienta, klient przekazuje informacje zwrotne, a zespół poprawia iterację na podstawie tej opinii.

Agile to metodologia, która w dużej mierze opiera się na koncepcji Minimal Viable Product (MVP). Pierwsza para udanych iteracji zwykle stanowi rdzeń MVP. Agile narodził się w dziedzinie rozwoju oprogramowania, ale może być stosowany w każdej branży lub firmie.

Kanban

Kanban to kolejna technika, która może być stosowana w każdej dziedzinie biznesu. Pochodząca z Japonii tablica Kanban służy do wizualnego rozbijania projektu na zadania i sprawdzania statusu każdego zadania.

Tablica Kanban zawiera zwykle trzy segmenty: “Do zrobienia”, “W toku” i “Zrobione”, ale sposób organizacji i nazywania segmentów zależy całkowicie od Ciebie. Umieszczaj zadania w odpowiednich segmentach i przenoś zadania z jednego segmentu do drugiego.

Kanban ułatwia zarządzanie projektami i pozwala zidentyfikować obszary o niskiej wydajności. Jeśli zauważysz, że zbyt wiele zadań utknęło w trybie postępu, jest to wyraźny znak, że zadania zajmują więcej czasu niż początkowo planowano.

Scrum

Zarządzanie czasem Bitrix24 Scrum.jpg

Scrum to popularna metodologia tworzenia oprogramowania. Opiera się na pomyśle małych iteracji, takich jak Agile, istnieją tylko dodatkowe kroki. Na przykład Scrum oznacza, że spotykasz się codziennie przez 15 minut i dyskutujesz o tym, w jaki sposób realizowany jest projekt. Scrum zmusza Cię do wyznaczania celów krótkoterminowych i trzyma cię w ryzach, dzięki czemu możesz szybciej osiągać wspaniałe wyniki. Kreatywne projekty znacznie skorzystałyby na wdrożeniu metodologii Scrum.

Lean

Lean jest bardziej filozofią pracy niż metodologią. Kluczowym przesłaniem filozofii Lean jest mądrzejsza, a nie trudniejsza praca. Lean definiuje wszystkie rzeczy, które powinieneś wykorzenić ze swojego życia, aby stać się szalenie produktywnym. Są to Muda, Mura i Muri.

Muda to wszystko, co nie ma wartości w procesie pracy. Może to być inwentaryzacja, nadmierny ruch, przeglądanie stron internetowych i tak dalej. Eliminując Mudę, sprawiasz, że twoje wyniki pracy są tak pełne wartości, że nikt nie może Cię przewyższyć. Mura to niespójność procesu pracy. Możesz wykonać zadanie za godzinę, a następnie spędzić cały dzień czekając na opinię klienta. Czas oczekiwania to Mura. Wreszcie Muri jest presją i stresem, które kładziesz na ludzi bez oczywistych powodów.

Ostatecznie metodologia Lean pozwala spojrzeć krytycznie na proces pracy. Gdy zmniejszysz ilość odpadów w procesie pracy, będziesz w stanie znacznie poprawić wynik.

Waterfall czyli model kaskadowy

Jest to jedna z najstarszych metod zarządzania projektami, łatwa i skomplikowana jednocześnie.

Z Waterfall musisz znać dokładne wyniki, budżet i mieć ustalony termin. Projekt dzieli się na etapy, a każdy z których zależy od ukończenia poprzedniego. Model kaskadowy zakłada dokładne planowanie i sztywne ograniczenia. Zakres projektu rzadko się zmienia, a kiedy to się zdarza, cały projekt zwykle ulega chaosowi.

Critical Path Method czyli metoda ścieżki krytycznej

Ta metodologia jest algorytmem opartym na matematyce. W metodzie ścieżki krytycznej postępujesz zgodnie z trzema krokami: określ listę czynności, ustaw zależności między działaniami i oszacuj, ile czasu zajmie każde działanie. Gdy przejdziesz przez te trzy etapy przygotowawcze, będziesz mógł zobaczyć, która ścieżka jest najkrótsza. Metoda ścieżki krytycznej pozwala pozbyć się działań, które mogą opóźnić projekt.

Metoda ścieżki krytycznej jest przydatna w przypadku dużych projektów o określonym zakresie. Elastyczność to ostatnia rzecz, która przychodzi na myśl w projektach Critical Path Method.

Six Sigma czyli Sześć Sigma

Bitrix24 Six Sigma.jpg

Stosunkowo nowa metodologia zarządzania projektami, ma na celu znalezienie idealnej równowagi między wydajnością projektu, celami biznesowymi i morale pracowników. Kluczową ideą tej metody jest zapobieganie błędom, zanim jeszcze się pojawią. Inną ważną ideą w metodzie Sześć Sigma jest myślenie statystyczne. Od kluczowych członków zespołu oczekuje się przeszkolenia w zakresie zaawansowanych statystyk i zarządzania projektami.

Metoda Six Sigma opiera się na 5 krokach:

  • definiowanie
  • mierzenie
  • analiza
  • poprawa
  • kontrola

Metoda Six Sigma działa w przypadku projektów, które mają jasne cele i niezachwiane wsparcie zespołu decyzyjnego.

Rapid Applications Development (również RAD)

Jest to metoda oparta na stałej iteracji, podobnie jak Agile i Scrum. Ta metoda sprawdza się najlepiej w przypadku dobrze skalowalnych projektów, które można ulepszyć w nieskończoność.

Metodologia RAD przedstawia 4 etapy projektu. Pamiętaj, że jest to proces cykliczny, więc po zakończeniu ostatniego etapu proces wraca do pierwszego etapu.

  • Planning Requirements - zbieranie wszystkich niezbędnych informacji w celu rozpoczęcia realizacji projektu.
  • User Design - zbieranie opinii użytkowników w celu stworzenia architektury systemu.
  • Rapid Construction - budowanie systemu w oparciu o zebrane informacje i opinie użytkowników.
  • Cutover - uruchomienie projektu w środowisku rzeczywistym i testowanie.

Prince 2 czyli projekty w sterowanym środowisku

Podobnie jak Waterfall Prince2 jest metodologią zarządzania projektami z czasów, gdy zmiana zakresu projektu była równa śmierci. Prince2 polega na rygorystycznym planowaniu na początku projektu i utrzymaniu projektu w stanie zorganizowanym i kontrolowanym przez cały cykl jego życia.

Prince2 definiuje 7 etapów cyklu życia projektu:

  • Uruchamianie projektu - złożenie wniosku o projekt i przedstawienie szczegółów.
  • Inicjowanie projektu - ocena projektu i uzasadnienie biznesowe.
  • Strategiczne zarządzanie projektem - określenie zakresu, budżetu i harmonogramu projektu.
  • Sterowanie etapem - kierownik projektu nadzoruje wykonanie projektu i w razie potrzeby koryguje przebieg działania.
  • Zarządzanie wytwarzaniem produktów - projekt jest oceniany na podstawie wyników.
  • Zarządzanie zakresem etapu - projekt oceniany jest według zdefiniowanego harmonogramu.
  • Zamykanie projektu - etap, w którym projekt jest dostarczany, a raporty końcowe są składane.

Project Management Institute (PMI)

Planowanie jest kluczem do metody PMI. Podobnie jak Waterfall PMI działa doskonale w przypadku kłopotliwych projektów, które mają ścisłe budżety i ograniczony czas. PMI dzieli projekt na pięć etapów: koncepcja i inicjacja, planowanie, wykonanie, wydajność i monitorowanie oraz zamknięcie. Kroki są uporządkowane w kolejności, więc każdy krok musi zostać sfinalizowany, zanim będziesz mógł przejść do następnego.

PMI to świetna metodologia, która sprawdziła się w przypadku tysięcy dużych projektów w Stanach Zjednoczonych. Jednak nie jest to idealne rozwiązanie dla małych firm, w których decyzje podejmowane są na bieżąco, a zmiana jest nieunikniona.

Bitrix24 zarządzanie czasem.jpg

Ostatecznie cała technika zarządzania projektem może być postrzegana jako tradycyjna lub nowoczesna. Większość projektów związanych z tworzeniem oprogramowania wymaga nowoczesnego podejścia - są to elastyczne projekty z przybliżonym pojęciem ostatecznego zakresu, czasu i budżetu. Metodologia Agile, Lean, Scrum i Rapid Applications najlepiej sprawdza się w przypadku takich projektów. Z drugiej strony, tradycyjne podejście faworyzuje wszystkie czynniki przed podjęciem ostatecznej decyzji. Takie podejście eliminuje zmarnowany wysiłek ale nie pozwala na kreatywność. Tradycyjne metodologie podejścia, takie jak Waterfall, Prince2, PMI, Six Sigma i metoda ścieżki krytycznej sprawdzają się najlepiej w przypadku projektów, w których ostateczny wynik jest jasno określony, na przykład projekt budowlany lub nowy projekt modelu samochodowego. Wreszcie, Kanban to świetna metoda zwiększania produktywności osobistej i wykonywania zadań zespołowych.

Nikt nie powie, która metodologia zarządzania projektami jest odpowiednia dla Twojej firmy, ale dzięki zrozumieniu, jak elastyczne są wymagania projektowe, możesz wybrać najbardziej odpowiednią metodę, a następnie dopracować ją do własnego, doskonałego zarządzania projektem.

Bitrix24 to bezpłatne rozwiązanie do zarządzania projektami online z nieograniczoną liczbą projektów, zadań i podzadań. System obejmuje funkcje śledzenia czasu, automatyzacji zadań, wykresów Gantta, zarządzania dokumentami i narzędzi do współpracy, np. czat grupowy i wideokonferencje.


Bezpłatnie. Nieograniczone. Online.
Bitrix24 to miejsce, w którym każdy może komunikować się, współpracować przy zadaniach i projektach, zarządzać klientami i robić o wiele więcej.