Uwzględnij pracowników i zasoby
Gdy klienci umawiają konsultacje, prezentacje lub wizyty serwisowe, sam wolny termin nie wystarcza. Zespół potrzebuje także informacji o kliencie, osoby odpowiedzialnej za spotkanie i jasnego planu dalszej komunikacji.
CRM booking calendar porządkuje ten proces od wyboru dostępności lub rezerwacji przez widget, przez rekord CRM, potwierdzenie i przypomnienie, aż po follow-up. W Bitrix24 możesz prowadzić obsługę wizyt w jednym współdzielonym kalendarzu, z uwzględnieniem pracowników, zasobów i kolejnych działań.
Uwzględnij pracowników i zasoby
Przy wielu pracownikach lub ograniczonych zasobach planowanie wymaga wspólnego widoku dostępności. CRM booking calendar pomaga uwzględnić osobę prowadzącą spotkanie oraz warunki potrzebne do jego realizacji.
Synchronizacja kalendarza może dodatkowo wspierać aktualny obraz zaplanowanych wizyt i ograniczać ryzyko nakładania się terminów.
Zacznij od dostępnego terminu
Proces rozpoczyna się od wskazania terminu, który pasuje klientowi i pozostaje dostępny dla właściwego pracownika lub zasobu. Widget rezerwacji albo kalendarz może przekazać zgłoszenie do dalszej obsługi, bez oddzielania rezerwacji od planu zespołu.
- wybór wolnego terminu;
- przypisanie pracownika lub zasobu;
- przekazanie rezerwacji do obsługi.
Powiąż termin z rekordem klienta
Rezerwacja zyskuje większą wartość, gdy jest powiązana z rekordem CRM. Przed spotkaniem zespół może sprawdzić, kim jest klient, czego dotyczy kontakt i jakie informacje są potrzebne do rozmowy.
Termin, osoba i kontekst relacji tworzą wtedy jeden ciąg działań, który można kontynuować także po zakończeniu wizyty.
Potwierdź wizytę i zaplanuj przypomnienie
Po wyborze terminu klient powinien otrzymać jasne potwierdzenie, a zespół — punkt odniesienia do przygotowania spotkania i przypomnienia. Dzięki temu rezerwacja nie kończy się na samym wpisie w kalendarzu.
Uporządkowana kolejność obejmuje rezerwację, potwierdzenie i przypomnienie, a pracownik wie, jakie działanie należy wykonać przed kontaktem.
Zamień spotkanie w kolejny kontakt
Obsługa rezerwacji nie kończy się wraz z wizytą. Po spotkaniu zespół może wrócić do rekordu CRM, zapisać ustalenia i zaplanować następne działanie.
- odnotowanie przebiegu rozmowy;
- przypisanie właściciela kolejnego kroku;
- ustalenie następnego terminu lub kontaktu.
Dopasuj kalendarz do rodzaju wizyty
Ten model sprawdza się przy konsultacjach, prezentacjach, wizytach serwisowych i rozmowach sprzedażowych. W każdym przypadku proces może obejmować dostępność, rezerwację, dane klienta oraz działania po spotkaniu.
Najlepszy układ zależy od reguł zespołu: liczby pracowników, wymaganych zasobów i informacji, które muszą trafić do CRM.
