Pracownicy zdalni? 5 programów HRMS, które pozwalają zgromadzić wszystkie dane w jednym miejscu

Kluczową korzyścią HRMS, która zyskuje na znaczeniu przy pracy zdalnej, jest możliwość zgromadzenia wszystkich istotnych danych i procesów związanych z pracownikiem w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Eliminuje to konieczność przeszukiwania wielu systemów, dysków sieciowych czy papierowych segregatorów, co jest szczególnie ważne, gdy zespół nie znajduje się fizycznie w jednym biurze.

Kryteria wyboru HRMS

Wybierając system HRMS, który ma wspierać zarządzanie pracownikami zdalnymi, warto zwrócić uwagę na następujące kryteria:

• Dostęp w chmurze: absolutna podstawa. System musi być dostępny online z dowolnego urządzenia i lokalizacji.

• Moduły wspierające pracę zdalną: ewidencja czasu pracy z możliwością zdalnego logowania, zarządzanie urlopami online, moduły do komunikacji wewnętrznej, narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami, platformy do szkoleń online.

• Portal samoobsługowy dla pracownika: osoby zatrudnione powinni mieć łatwy dostęp do swoich danych, paska płac, możliwości składania wniosków (urlopowych, kosztów), aktualizacji informacji kontaktowych itp. Odciąża to dział HR i zwiększa satysfakcję pracowników.

• Zarządzanie dokumentacją i e-podpis: możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej i co ważne, możliwość ich elektronicznego podpisywania, co eliminuje bariery logistyczne związane z pracą zdalną.

• Integracje: możliwość integracji z innymi kluczowymi systemami w firmie, takimi jak systemy płacowe, systemy finansowe, narzędzia do komunikacji (Slack, Teams), systemy ATS (Applicant Tracking System), czy narzędzia do zarządzania projektami.

• Bezpieczeństwo i zgodność: system musi zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa danych i wspierać zgodność z odpowiednimi przepisami o ochronie danych (np. RODO).

• Skalowalność: system powinien rosnąć razem z firmą i dostosowywać się do zmieniających się potrzeb.

• Łatwość użycia (UI/UX): system powinien być intuicyjny zarówno dla działu HR, jak i dla pracowników. Dobry interfejs użytkownika i pozytywne doświadczenie użytkownika (User Experience) są kluczowe dla adopcji systemu.

• Wsparcie klienta: dostęp do pomocy technicznej i wsparcia w przypadku problemów lub pytań.

5 programów HRMS dla zespołów zdalnych

Poniżej przedstawiamy pięć systemów HRMS, które zdobywają uznanie na rynku i oferują funkcje szczególnie przydatne w zarządzaniu pracownikami zdalnymi, pozwalając na efektywne zgromadzenie danych w jednym miejscu.

1. Bitrix24

Bitrix24 to platforma, która wykracza poza standardowe ramy HRMS, oferując szeroki zakres narzędzi biznesowych w jednym miejscu. Jest to kompleksowe rozwiązanie, które integruje CRM, zarządzanie projektami, narzędzia komunikacyjne, a także rozbudowane funkcje HR. Ta „all-in-one” filozofia sprawia, że Bitrix24 jest szczególnie atrakcyjny dla firm z zespołami zdalnymi lub rozproszonymi, ponieważ pozwala na scentralizowanie wielu kluczowych aspektów działalności, w tym zarządzania zasobami ludzkimi.

Funkcje HR w Bitrix24, które wspierają pracę zdalną:

• Struktura firmy i katalog pracowników: umożliwia tworzenie wirtualnej struktury firmy i centralnej bazy danych pracowników z informacjami kontaktowymi, stanowiskami i działami. Łatwy dostęp do danych kolegów ułatwia komunikację w rozproszonym zespole.

• Kalendarze i planowanie spotkań: zintegrowane kalendarze ułatwiają planowanie spotkań i zarządzanie dostępnością zespołu, co jest kluczowe przy różnych strefach czasowych.

• Zarządzanie czasem pracy (Time Tracking): pozwala pracownikom na rejestrację czasu pracy online, co jest niezbędne do monitorowania aktywności zdalnych zespołów.

• Zarządzanie urlopami i wnioskami: umożliwia składanie wniosków urlopowych, chorobowych i innych, ich akceptację przez przełożonych online, z automatyczną aktualizacją kalendarzy.

• Zadania i projekty: chociaż nie jest to typowy moduł HR, narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami w Bitrix24 są nieocenione dla śledzenia postępów pracy zdalnych zespołów i organizacji pracy.

• Komunikacja wewnętrzna: oferuje różnorodne narzędzia komunikacyjne, takie jak czaty, wideokonferencje, strumień aktywności (Activity Stream) – forum firmowe, które pomaga budować poczucie wspólnoty i zapewnia przepływ informacji w zdalnym zespole.

• Bitrix24.Drive: dysk firmowy w chmurze do bezpiecznego przechowywania i udostępniania dokumentów, w tym dokumentacji pracowniczej.

Szczególnie ważna funkcja dla pracy zdalnej: e-podpis w Bitrix24

Zarządzanie dokumentami, które wymagają podpisu, może stanowić poważne wyzwanie logistyczne. Wymiana papierowej dokumentacji, takiej jak umowy o pracę, aneksy, regulaminy czy zgody, staje się kosztowna i czasochłonna. Funkcja e-podpisu w Bitrix24 została stworzona, aby sprostać tym wyzwaniom, umożliwiając szybkie i wygodne podpisywanie dokumentów elektronicznie.

E-podpis to narzędzie, które pozwala na tworzenie i wysyłanie dokumentów do kontrahenta lub pracownika w celu ich podpisania w ciągu kilku minut.

Zalety e-podpisu w Bitrix24 w kontekście pracy zdalnej:

• Szybkość i wygoda: eliminuje potrzebę fizycznego wysyłania dokumentów kurierem czy pocztą. Wszystko odbywa się online, co jest kluczowe dla pracowników zdalnych, często mieszkających daleko od siedziby firmy.

• Integracja z CRM (i danymi pracowniczymi): informacje o firmie i pracowniku mogą być ładowane bezpośrednio z systemu (w przypadku danych pracowniczych, można traktować CRM jako centralne repozytorium informacji), co znacznie przyspiesza przygotowywanie dokumentów. Nie trzeba ręcznie wypełniać danych.

• Wysyłka bezpośrednio z systemu: dokument można wysłać do podpisu bezpośrednio z odpowiedniego miejsca w systemie, co usprawnia proces.

• Śledzenie statusu: kanban lub inny widok pozwala na śledzenie etapu, na którym znajduje się każdy dokument, co zapewnia przejrzystość procesu podpisywania.

• Wiele kanałów wysyłki: dokumenty można wysyłać do podpisu za pomocą SMS lub e-maila, co zwiększa elastyczność dla odbiorcy (pracownika).

• Dostępność dla odbiorcy: odbiorca (pracownik) nie musi być użytkownikiem Bitrix24, aby podpisać dokument. Proces podpisu jest prosty i dostępny przez przeglądarkę.

• Nieograniczona liczba dokumentów: możliwość wysyłania nieograniczonej liczby dokumentów do podpisu (nawet na darmowym planie) to znacząca korzyść.

• Możliwość automatyzacji: proces wysyłania dokumentów do podpisu może być zautomatyzowany, co dodatkowo przyspiesza i usprawnia pracę HR.

• Zapewnienie integralności dokumentu: system pozwala upewnić się, że dokument nie został zmieniony przez klienta (pracownika) przed podpisaniem. Specjalne usługi pozwalają sprawdzić podpisany dokument pod kątem zmian.

Proces używania e-podpisu jest prosty: 

• Stworzenie lub wybranie dokumentu, 

• Podpisanie dokumentu przez pierwszą stronę (np. pracodawcę), 

• Wysłanie dokumentu drugiej stronie (pracownikowi) do podpisu. 

Mimo prostoty dostępne są szczegółowe instrukcje, a Bitrix24 sugeruje wysłanie własnych wskazówek dla kontrahentów (pracowników) dotyczących procesu podpisywania. Śledzenie procesu podpisywania wielu dokumentów jest możliwe dzięki integracji w systemie (np. poprzez etapy pipeline'u).

Dzięki funkcji e-podpisu Bitrix24 znacząco usprawnia zarządzanie dokumentacją w zdalnych zespołach, redukując obciążenie administracyjne i przyspieszając procesy. W połączeniu z pozostałymi narzędziami (komunikacja, zadania, CRM, dysk), Bitrix24 faktycznie staje się platformą, która pozwala zgromadzić wszystkie istotne dane i wykonywać wszelkie działania z jednego miejsca, niezależnie od tego, czy zespoły są podzielone, czy pracują zdalnie. To właśnie ta kompleksowość i zdolność do centralizacji danych wyróżnia Bitrix24.

2. Factorial

Factorial to kolejny przykład nowoczesnego HRMS, który został zaprojektowany z myślą o potrzebach współczesnych firm, w tym tych pracujących w modelu zdalnym lub hybrydowym. Jest to platforma typu „all-in-one” skoncentrowana na uproszczeniu procesów HR dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Funkcje Factorial wspierające pracę zdalną i centralizację danych:

• Centralna baza danych pracowników: przechowuje wszystkie informacje o pracownikach w jednym miejscu – dane osobowe, informacje o zatrudnieniu, wynagrodzeniu, dokumenty, historię szkoleń itp.

• Zarządzanie urlopami i nieobecnościami: uproszczony system wniosków urlopowych i zarządzania nieobecnościami z poziomu platformy lub aplikacji mobilnej. Przełożeni mogą łatwo akceptować lub odrzucać wnioski, a kalendarz zespołu jest aktualizowany automatycznie.

• Ewidencja czasu pracy: pozwala na zdalne logowanie czasu pracy, śledzenie godzin pracy, projektów i generowanie raportów. Przydatne dla rozliczania czasu pracy zdalnych pracowników.

• Zarządzanie dokumentami: umożliwia przechowywanie, organizowanie i udostępnianie dokumentów pracowniczych w bezpiecznej, cyfrowej przestrzeni. Często oferuje szablony dokumentów i funkcje podpisu elektronicznego (w zależności od planu i regionu).

• Onboarding i offboarding: automatyzuje procesy wprowadzania nowych pracowników lub pożegnania odchodzących, zapewniając dostęp do list kontrolnych i niezbędnych dokumentów online.

• Zarządzanie wydajnością i celami: umożliwia wyznaczanie celów, przeprowadzanie ocen pracowniczych i zbieranie informacji zwrotnych, co jest kluczowe dla zarządzania pracownikami zdalnymi.

• Portal samoobsługowy: pracownicy mają dostęp do swoich danych, dokumentów, mogą składać wnioski i zarządzać swoimi informacjami.

• Komunikacja wewnętrzna: często oferuje proste narzędzia do komunikacji lub integracje z popularnymi komunikatorami.

Factorial kładzie duży nacisk na intuicyjność i prostotę obsługi, co ułatwia jego wdrożenie i codzienne użytkowanie w zdalnych zespołach. Centralizacja danych i procesów w jednym miejscu redukuje chaos informacyjny i usprawnia pracę działu HR, niezależnie od lokalizacji pracowników.

3. Sage HR

Sage HR (wcześniej znane jako CakeHR) jest częścią większej rodziny produktów Sage, ale może również działać jako samodzielny system HRMS, szczególnie popularny wśród MŚP. Jest to rozwiązanie oparte na chmurze, które koncentruje się na uproszczeniu kluczowych procesów HR, takich jak zarządzanie urlopami, czasem pracy, dokumentacją i wydajnością.

Funkcje Sage HR wspierające pracę zdalną:

• Zarządzanie urlopami i nieobecnościami: prosty w obsłudze system do zarządzania wnioskami urlopowymi, zintegrowany z kalendarzem zespołu. Idealny dla zdalnych zespołów do koordynowania nieobecności.

• Ewidencja czasu pracy: moduł do śledzenia godzin pracy, projektów i zadań. Pracownicy mogą kontrolować czas i na jakie zadania go poświęcili.

• Centralna baza danych pracowników: bezpieczne miejsce do przechowywania wszystkich danych pracowniczych i dokumentów.

• Zarządzanie dokumentami: umożliwia cyfrowe przechowywanie i zarządzanie dokumentacją pracowniczą.

• Moduł wydajności: narzędzia do wyznaczania celów, przeprowadzania ocen i zbierania informacji zwrotnych.

• Portal samoobsługowy pracownika: daje pracownikom dostęp do ich informacji, kalendarza nieobecności i możliwości składania wniosków.

• Moduł rekrutacji (dodatkowy): pomaga zarządzać procesem rekrutacji, co jest ważne także przy rekrutacji zdalnych pracowników.

• Integracja z systemami płacowymi Sage: choć może integrować się z innymi, naturalną zaletą jest łatwa integracja z produktami Sage do zarządzania płacami, co zapewnia spójność danych finansowych i kadrowych.

Sage HR jest cenione za swoją prostotę i skupienie na kluczowych funkcjach HR. Sage HR może być dobrym wyborem dla firm potrzebujących solidnego systemu do zarządzania urlopami, czasem pracy i podstawową dokumentacją dla swojego zdalnego zespołu.

4. Bob (by Hibob)

Bob, stworzony przez firmę Hibob, to nowoczesna platforma HR, która kładzie duży nacisk na doświadczenie pracownika, kulturę organizacyjną i zaangażowanie, co czyni ją szczególnie przydatną dla firm z rozproszonymi i zdalnymi zespołami. Jest to system zaprojektowany z myślą o dynamice nowoczesnych organizacji.

Funkcje Bob wspierające pracę zdalną i centralizację danych:

• People Data & Analytics: centralna baza danych pracowników z bogatymi profilami, które mogą zawierać informacje wykraczające poza standardowe informacje (np. zainteresowania, umiejętności, cele). Umożliwia tworzenie szczegółowych raportów o zespole.

• Onboarding & Offboarding: bardzo rozbudowane moduły do zarządzania cyklem życia pracownika, ze szczególnym uwzględnieniem pozytywnych doświadczeń od pierwszego dnia (wirtualny onboarding).

• Performance Management: elastyczne narzędzia do zarządzania wydajnością, obejmujące wyznaczanie celów, informacje zwrotne, oceny okresowe, co ułatwia monitorowanie rozwoju i osiągnięć zdalnych pracowników.

• Compensation & Benefits: zarządzanie danymi o wynagrodzeniach i benefitach.

• Time & Attendance: moduły do śledzenia czasu pracy i zarządzania nieobecnościami.

• Culture & Engagement: unikalne funkcje wspierające budowanie kultury firmy na odległość, takie jak shoutouts (publiczne podziękowania), ankiety zaangażowania, tworzenie grup zainteresowań („Clubs”). Jest to kluczowe dla utrzymania spójności w zdalnym zespole.

• Document Management: bezpieczne miejsce do przechowywania i zarządzania dokumentacją.

• Integracje: szeroki zakres integracji z innymi popularnymi narzędziami biznesowymi (systemy płacowe, narzędzia komunikacyjne, ATS, systemy zarządzania projektami).

• Portal samoobsługowy i aplikacja mobilna: intuicyjny dostęp dla pracowników do swoich danych i funkcji systemu.

Bob wyróżnia się swoim podejściem skoncentrowanym na pracowniku i kulturze organizacyjnej, co jest ogromnym atutem przy zarządzaniu zespołami zdalnymi, gdzie budowanie relacji i poczucia przynależności może być trudniejsze. Centralizacja danych pracowniczych wraz z narzędziami do zaangażowania i zarządzania wydajnością sprawia, że Bob jest kompleksowym rozwiązaniem dla nowoczesnych firm.

5. Personio

Personio to system HRMS, zaprojektowany specjalnie dla małych i średnich firm. Oferuje kompleksowy zestaw narzędzi do zarządzania całym cyklem życia pracownika, od rekrutacji po offboarding, ze szczególnym naciskiem na automatyzację procesów i centralizację danych.

Funkcje Personio wspierające pracę zdalną i centralizację danych:

• Rekrutacja: zintegrowany system ATS do zarządzania całym procesem rekrutacji, w tym rekrutacji zdalnej, planowania rozmów wideo itp.

• Centralna baza danych pracowników: przechowuje wszystkie dane pracownicze, dokumenty i historię w jednym, bezpiecznym miejscu.

• Onboarding & Offboarding: automatyzacja procesów wprowadzania i pożegnania pracowników z możliwością dostosowania do specyfiki pracy zdalnej.

• Zarządzanie nieobecnościami: system do zarządzania urlopami i innymi nieobecnościami, zintegrowany z kalendarzami.

• Ewidencja czasu pracy: moduł do śledzenia czasu pracy, nadgodzin i przerw, z możliwością zdalnego logowania.

• Zarządzanie wydajnością: narzędzia do przeprowadzania ocen okresowych, wyznaczania celów i zbierania informacji zwrotnych.

• Zarządzanie płacami (integracja): chociaż Personio samo w sobie nie przetwarza płac, oferuje silne integracje z lokalnymi systemami płacowymi, co zapewnia spójność danych kadrowych i płacowych.

• Zarządzanie dokumentami i e-podpis: umożliwia przechowywanie i zarządzanie dokumentami oraz oferuje funkcje podpisu elektronicznego (w zależności od planu).

• Raportowanie i analityka: generowanie szczegółowych raportów na temat danych pracowniczych, nieobecności, czasu pracy itp.

• Portal samoobsługowy pracownika i menedżera: dostęp do danych i funkcji systemu dla wszystkich użytkowników.

Personio jest silnym graczem na rynku europejskim, oferując solidny zestaw funkcji HR, które doskonale sprawdzają się w zarządzaniu zdalnymi zespołami. Koncentracja na automatyzacji procesów i centralizacji danych pomaga działom HR efektywnie zarządzać rozproszonymi zespołami.