Jak Skutecznie Delegować Zadania i Obowiązki

Niektórzy menedżerowie mają trudności z delegowaniem zadań. Większość z nich rezygnuje z obowiązków, z którymi mają problemy. Jednak należy pamiętać, że umiejętność delegowania zadań nie musi koniecznie oznaczać rezygnacji ze wszystkich zadań lub przerzucania pieniędzy.

Jako menedżer, Twoim celem powinno być, aby wszyscy członkowie Twojego zespołu zostali awansowani lub przeniesieni do innych ról w ciągu roku od dołączenia do zespołu. Nie może być lepszego świadectwa twoich zdolności jako lidera i rozwijania talentów niż awans kogoś z twojego zespołu, nawet jeśli może to być awans kwalifikacyjny. Aby to zrobić, możesz zacząć od powierzenia im obowiązków wykraczających poza ich normalny zakres obowiązków.

To pierwszy punkt dotyczący delegowania zadań. Nawet jeśli niektórzy członkowie Twojego zespołu nie marzą o awansie w przewidywalnej przyszłości i cieszą się, że są stałymi członkami zespołu przez resztę ich pobytu w firmie, nadal możesz delegować im obowiązki. Wykazanie tego poziomu zaufania i szkolenie ich w ten sposób może zachęcić ich do osiągnięcia sukcesu zawodowego.

Jakie zadania powinieneś delegować?

Po tym jak dowiesz się, jak delegować zadania, warto określić zadania, które można delegować członkom Twojego zespołu. Zadania mogą wymagać specjalnego dostępu do narzędzi, takich jak ocena jakości, wydawanie działań naprawczych, zatrudnianie i zwalnianie innych i tym podobne. Zawsze jednak możesz delegować zadania czasochłonne, powtarzalne lub wymagające specjalnych umiejętności. Oto kilka przykładów:

• Wprowadzanie danych, takie jak aktualizacja leadów w Twoim CRM
• Planowanie spotkań (rozsyłanie zaproszeń, rezerwacja miejsca i sprzętu, układanie harmonogramu)
• Zarządzanie dokumentami
• Zadania, w których możesz nie być zbyt dobry, ale inny pracownik ma więcej doświadczenia

Zarządzanie zadaniami w Bitrix24 to naprawdę proste

Bezpłatnie dla całego zespołu
Zarejestruj się już dziś

1. Określ mocne strony

Jedną z pierwszych rzeczy, które powinieneś zrobić, gdy tylko zapoznasz się z nowymi członkami zespołu, jest przeprowadzenie rozmowy z pracownikami jeden na jednego, aby dowiedzieć się, jakie są ich cele w firmie i gdzie widzą siebie za rok lub sześć miesięcy. Ich cele stają się twoimi celami, a częścią twojej pracy będzie wspieranie ich ambicji oraz odkrywanie i udzielanie wskazówek. Informacje zebrane podczas tej rozmowy mogą być pomocne podczas delegowania zadań.

W trakcie ich zatrudnienia zobaczysz na własne oczy ich mocne strony. Uczyń to częścią swojego planu delegowania zadań, aby określić ich mocne strony, talenty i zainteresowania.

2. Ustal zasady

Uczyń to oficjalnie, ustalając podstawowe zasady z członkami swojego zespołu, zanim przekażesz im obowiązki. Usiądź i porozmawiaj z nimi o zadaniu i wymaganiach. Spraw, by uświadomili sobie, że im ufasz i wierzysz w ich zdolności. Podczas tej rozmowy określ swoje oczekiwania wobec nich.

Ustal cele dla danego zadania i odpowiedzialności oraz daj im znać, jaki jest twój pożądany wynik. Udokumentuj tę rozmowę i uzyskaj akceptację, zapraszając ich do podpisania notatek ze spotkania.

3. Bądź w kontakcie

Nie chodzi o mikrozarządzanie, ale bardziej o to, aby członkowie Twojego zespołu wiedzieli, że jeśli mają jakieś pytania, wątpliwości lub potrzebę wyjaśnień, zawsze mogą się z Tobą skontaktować. To samo, gdy chcesz sprawdzić postępy w zleconych im zadaniach oraz dotrzymanie wyznaczonego terminu. Częścią tego, jak delegować zadania, jest komunikowanie się przez cały czas, oferowanie im pomocy, jeśli jej potrzebują, i zapewnianie ich, że drzwi są dla nich zawsze otwarte.

Bitrix24 ma wyjątkowe narzędzia komunikacyjne, których możesz użyć do pokonania dystansu, udzielenia wsparcia bez względu na to, gdzie może się znajdować członek Twojego zespołu.

4. Zawsze musisz wiedzieć, kiedy należy wkroczyć

Zarządzaj ich obciążeniami, zwłaszcza gdy wiesz, że mają już wystarczająco dużo na głowie i nie chcą ich przytłaczać. Wypalenie zawodowe może zepsuć proces delegowania zadań. Bądź wrażliwy, pozwalając pracownikom zakończyć zadanie po swojemu.

5. Nic nigdy nie jest idealne

Dobrze zrealizować jakieś naprawdę ważne zadanie za pierwszym razem jest zbyt trudno. A przynajmniej doprowadzić to do perfekcji za pierwszym razem. Delegowanie zadań to sposób na szkolenie ludzi z Twojego zespołu, aby przygotować ich na inne ważne zadania i projekty. Oczekiwanie doskonałego wykonania zadania przez pracownika za każdym razem, to zły pomysł.

Zawsze zostawiaj miejsce w swoim planie na delegowanie zadań w przypadku błędów i przydzielaj miejsce na osi czasu projektu na recenzje i poprawki. To daje Twojemu zespołowi wspaniałe doświadczenie. Zawsze sprawdzaj pracowników czy zrozumieli twoje zadanie czy nie, to pomoże wyjaśnić wszystkie nieporozumienia.

6. Pomóż pracownikom odnieść sukces

Obejmuje to zapewnienie im odpowiedniego coachingu i mentoringu, a także odpowiedniego dostępu do narzędzi, których mogą potrzebować. Może się tak zdarzyć, że narzędzia, których potrzebują do wykonania zadania, są czymś, czego nie znają. Jeżeli nie chcesz, aby Twoi pracownicy marnowali czas za wykonaniem zadania bez odpowiednich narzędzi, powinieneś umożliwiać im dostęp do tych materiałów i narzędzi.

Upewnij się, że Twoja baza wiedzy jest zaktualizowana wszystkimi wskazówkami i poradnikami. Wreszcie, oprócz zagwarantowania, że narzędzia i zasoby są dostępne, upewnij się, że mają dostęp do wszystkiego.

7. Udziel szczegółowych instrukcji

Upewnij się, że udzielasz instrukcji jasno i zwięźle. Skoncentruj się na pożądanych wynikach, zamiast mówić pracownikom, jak chcesz, aby wykonali zadanie.

Mówiąc o zadaniach, Bitrix24 może pomóc w utrzymaniu członków zespołu w zgodzie z celami i zadaniami, które wyznaczyłeś im podczas delegowania obowiązków.

8. Przegląd wyników i przekazywanie informacji zwrotnych

Po zakończeniu zadania sprawdź wyniki pracy. Bitrix24 może pomóc Ci monitorować wydajność wykonywanej pracy, więc nie musisz się martwić. Sprawdź jakość, wykonanie oraz terminowość. Jeśli coś wymaga poprawy lub przerobienia, możesz zwrócić pracę przypisanej osobie, aby mogła dokończyć poprawki. Danie im szansy na weryfikację w razie potrzeby i wprowadzenie niezbędnych poprawek wzmacnia przekonanie, że zadanie jest ich obowiązkiem.

Po wykonaniu wszystkich poprawek pamiętaj, że częścią delegowania zadań jest przekazywanie informacji zwrotnych. Możesz wybrać jedną z następujących metod, aby zobaczyć, która z nich najbardziej Ci odpowiada: Metoda Kanapki – Umieść krytykę między komplementami lub pochwałami, aby zakończyć rozmowę pozytywnym tonem. Lejek – składa się z 5 etapów, które rozpoczynają się od nakreślenia celów, a kończą przebiegiem działań. Metoda Fuel (skrót od angielskich słów Framing, Understanding, Exploring i Leading” – to anagram, w którym litera F oznacza określenie rozmowy, U - zrozumieniе obecnego etapu, E - badanie pożądanego etapu i L - opracowanie planu sukcesu.

9. Świętuj dotarcie do kamienia milowego

Po tym jak zadanie zostanie zakończone i wszystko jest sprawdzone i gotowe do przesłania lub dostarczenia, świętuj kamień milowy. To nie musi być wielki gest. Niektórzy doceniają prostą pochwałę, wypowiadaną na osobności. Możesz jednak wyrazić swoje uznanie dla całego zespołu, a nawet firmy, jeśli zechcesz.

Możesz wyróżnić swoje osiągnięcie na tablicy dyskusyjnej zespołu, wysłać e-mail i skopiować swój zespół i przełożonych, a także możesz zanotować tego członka zespołu następnym razem, gdy będziesz miał kolejne zadanie do wykonania. Utwórz i uwzględnij w swoim przewodniku listę osób, na których można polegać.

10. Zgromadź wszystkie informacje

Gdy już opadnie świąteczny kurz, przeprowadź kolejną rozmowę jeden na jednego z tym członkiem zespołu, aby dowiedzieć się, czego się nauczył podczas tego procesu, co chciałby zrobić inaczej następnym razem i co ich zdaniem powinno się zmienić w ogólnym rozwoju zadania. Podziel się również swoimi przemyśleniami. Przedstaw kilka statystyk i pokaż pracownikom ich osiągnięcia.

Zgromadź wszystko, co ma być przechowywane na dysku firmowym, aby każdy mógł uzyskać dostęp do niezbędnych informacji.

Deleguj zadania jako mentor oraz menedżer

Delegowanie zadań może być dobrym sposobem na przetestowanie możliwości, motywacji i determinacji zespołu. Możesz także przetestować swoją cierpliwość, jak bardzo ufasz swoim ludziom i jak bardzo chcesz się podzielić z wszystkimi innymi, jeśli chodzi o każdą pozycję na liście zadań. Czasami może to być zniechęcające i frustrujące, ale nagrody znacznie przewyższają bóle głowy po drodze.

Będziesz mieć nie tylko przyszłych liderów w firmie, których będziesz pielęgnować i zachęcać. Będziesz mieć również więcej czasu na inne ważniejsze rzeczy, takie jak poprowadzenie reszty zespołu do sukcesu i możliwość pomóc współpracownikom zostać bardziej produktywnymi w firmie. Od tego momentu cykl po prostu toczy się dalej i trwa, dopóki nie pojawi się nowy zespół złożony z nowych pracowników o świeżych twarzach i bystrych oczach.

FAQ

---